Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del estadio
Una jornada de puertas abiertas del estadio necesita más coordinación que un simple recorrido por las instalaciones. Empieza fijando la fecha y el programa, reserva los espacios y comprueba los permisos antes de anunciar nada. Después organiza las inscripciones, las visitas guiadas, las actividades deportivas y los turnos de voluntariado. Durante la última semana, cierra la lista de asistentes, confirma el catering, revisa el material y prepara el registro, la señalización y las bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar espacios del estadio
2 personas
- 3
Comprobar permisos
2 personas
- 4
Reservar proveedores
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir inscripciones online
- 7
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
- 8
Publicar el programa en la web
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Elaborar el calendario de competición
2 personas
- 12
Planificar las visitas guiadas
2 personas
- 13
Reclutar voluntarios
2 personas
- 14
Asignar voluntarios
2 personas
- 15
Repartir el programa
2 personas
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
- 18
Confirmar el pedido de catering
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Comprobar los materiales
3 personas
- 21
Preparar el mostrador de registro
2 personas
- 22
Preparar señales de ruta
2 personas
- 23
Clasificar chalecos y pulseras
2 personas
- 24
Enfriar las bebidas
3 personas
- 25
Preparar aperitivos
5 personas
- 26
Montar el punto de café y té
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Montar las carpas
6 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Delimitar los campos deportivos
4 personas
- 32
Preparar el material de fútbol
3 personas
- 33
Marcar la ruta de la visita guiada
3 personas
- 34
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 35
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
- 36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 37
Comprobar los baños
2 personas
- 38
Dar briefing al personal
4 personas
Evento
- 39
Atender el mostrador de check-in
4 personas
- 40
Recibir a los visitantes
6 personas
- 41
Repartir pulseras
3 personas
- 42
Dar el discurso de apertura
2 personas
- 43
Guiar visitas
6 personas
- 44
Guiar las clínicas de fútbol
8 personas
- 45
Coordinar la competición de penaltis
4 personas
- 46
Guiar el momento de las firmas
4 personas
- 47
Supervisar las actividades infantiles
5 personas
- 48
Vender merchandising
3 personas
- 49
Servir aperitivos
5 personas
- 50
Servir las bebidas
5 personas
- 51
Rellenar las bebidas
3 personas
- 52
Reponer café y té
2 personas
- 53
Recoger la basura
3 personas
- 54
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
- 55
Guiar los flujos de público
4 personas
- 56
Anunciar el programa de la noche
2 personas
- 57
Acompañar el partido o espectáculo
6 personas
- 58
Proporcionar la música
2 personas
- 59
Despedida y acompañar a la salida
4 personas
Seguimiento
- 60
Guardar los restos de forma segura
3 personas
- 61
Recoger el catering
5 personas
- 62
Desmontar el mobiliario
6 personas
- 63
Reunir material deportivo
4 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Retirar los residuos
4 personas
- 66
Lavar la vajilla
4 personas
- 67
Limpiar el lugar
6 personas
- 68
Limpiar a fondo los baños
2 personas
- 69
Inventariar materiales
3 personas
- 70
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 71
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 24
- Sillas plegablescant. 120
- Taburetes de barcant. 16
- Mantelescant. 24
- Papeleracant. 18
- Vallas de control de multitudescant. 30
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 800
- Platoscant. 700
- Cubiertoscant. 700
- Tazas de cafécant. 250
- Bandejas de servircant. 30
- Pinzas de servircant. 20
Equipo
- Neveras portátilescant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 8
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Altavocescant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Terminales de pagocant. 4
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 40
- Conoscant. 80
- Chalecos de equipocant. 60
- Miniporteríascant. 8
- Porterías de penalticant. 2
- Cuerdas para saltarcant. 12
- Escaleras de velocidadcant. 4
- Conos de entrenamientocant. 100
Decoración
- Globoscant. 300
- Banderas del clubcant. 30
- Guirnaldascant. 12
- Banners enrollablescant. 6
- Pulserascant. 1200
- Pegatinas con nombrecant. 1200
- Señales de rutacant. 35
- Carteles direccionalescant. 25
- Rotuladorescant. 30
- Papel de impresión A4cant. 500
- Portapapelescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillos de chef y de pancant. 10
- Jarras medidorascant. 4
- Brochas de cocinacant. 4
- Papel de aluminiocant. 6
- Film transparentecant. 6
- Paños de cocinacant. 20
Limpieza
- Carros de limpiezacant. 2
- Chistescant. 6
- Cuboscant. 6
- Sets de escobacant. 6
- Guantescant. 24
- Escobillas de bañocant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el programa y la capacidad de cada zona. Reserva el estadio y los proveedores antes de publicar las invitaciones; cambiar horarios después puede desordenar las visitas y la competición.
- Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y datos de contacto. Haz una primera revisión 7 días antes y prepara la lista definitiva 24 horas antes del evento.
- Asigna voluntarios por puesto y por franja horaria, no solo por actividad. Para el registro, las visitas y las zonas deportivas, deja siempre al menos una persona de apoyo para cubrir pausas o ausencias.
- Prepara un recorrido visible desde la entrada hasta cada actividad. Coloca las señales, vallas, pulseras y chalecos antes de abrir el estadio; los conos, miniporterías y balones deben estar agrupados por actividad para no perder tiempo durante los cambios.
- Revisa el pronóstico y el pedido de catering 48 horas antes. Enfría las bebidas, prepara los aperitivos y comprueba máquinas de café, altavoces, micrófonos, cables, regletas y terminales de pago el día anterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del estadio?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar espacios, comprobar permisos y contratar proveedores. Abre las inscripciones al menos 3 semanas antes y cierra la lista definitiva 24 horas antes.
- ¿Cuándo debo confirmar el catering de una jornada de puertas abiertas?
- Confirma el pedido 48 horas antes, cuando ya tengas una previsión fiable de asistentes y preferencias dietéticas. El día anterior revisa cantidades, bebidas, bandejas para mantener la comida caliente y material de servicio.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada en un estadio?
- Calcula como mínimo un voluntario por puesto activo y añade una persona de apoyo por cada 4 o 5 puestos. Si hay registro, visitas guiadas, competición y varias zonas deportivas, organiza turnos de 2 a 3 horas para evitar que los mismos voluntarios cubran toda la jornada.
- ¿Cuándo preparo la señalización y el mostrador de registro?
- Monta el mostrador, las señales de ruta y las vallas el día anterior, siempre que el acceso al estadio lo permita. Haz una prueba completa 60 minutos antes de abrir para comprobar el recorrido, las pulseras, los chalecos y los equipos de sonido.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!