Comment organiser une journée portes ouvertes dans un stade de football

Une journée portes ouvertes réussie se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme une animation sportive. Commence par fixer la date, le programme et les espaces accessibles avant de lancer les inscriptions et la communication. Prévois ensuite les visites guidées, les activités sur le terrain, l’accueil et la restauration, avec un responsable clairement désigné pour chaque zone. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les effectifs, la météo, le matériel et les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver les espaces du stade
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
2 personnes
4
Réserver les fournisseurs
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions en ligne
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
8
Mettre le programme sur le site web
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir le programme de la compétition
2 personnes
12
Planifier les visites guidées
2 personnes
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Distribuer le déroulé
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
18
Confirmer la commande traiteur
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier le matériel
3 personnes
21
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
23
Trier les gilets et les bracelets
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
3 personnes
25
Préparer les en-cas
5 personnes
26
Installer le point café et thé
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
32
Préparer le matériel de football
3 personnes
33
Balisage du parcours de visite
3 personnes
34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
35
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Briefer les collaborateurs
4 personnes

Événement

39
Tenir le comptoir d’enregistrement
4 personnes
40
Accueillir les visiteurs
6 personnes
41
Distribuer les bracelets
3 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
43
Accompagner les visites guidées
6 personnes
44
Encadrer les stages de football
8 personnes
45
Encadrer la compétition de tirs au but
4 personnes
46
Accompagner la séance de signatures
4 personnes
47
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
48
Vendre les produits dérivés
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
5 personnes
50
Servir les boissons
5 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
53
Rassembler les déchets
3 personnes
54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
55
Gérer les flux de public
4 personnes
56
Annoncer le programme du soir
2 personnes
57
Encadrer le concours ou le spectacle
6 personnes
58
Fournir la musique
2 personnes
59
Accompagner l’au revoir et la sortie
4 personnes

Suivi

60
Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
61
Ranger le service traiteur
5 personnes
62
Démonter le mobilier
6 personnes
63
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Évacuer les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
4 personnes
67
Nettoyer le lieu
6 personnes
68
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
69
Inventorier le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 16
Nappesqté 24
Poubellesqté 18
Barrières de fouleqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 800
Assiettesqté 700
Couvertsqté 700
Tasses à caféqté 250
Plateaux de serviceqté 30
Pinces de serviceqté 20

Équipement

Glacièresqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Haut-parleursqté 4
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 40
Cônesqté 80
Gilets d’équipeqté 60
Objectifs intermédiairesqté 8
Buts de penaltyqté 2
Cordes à sauterqté 12
Échelles de vitesseqté 4
Cônes d'entraînementqté 100

Décoration

Ballonsqté 300
Drapeaux du clubqté 30
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières enroulablesqté 6
Braceletsqté 1200
Étiquettes nominativesqté 1200
Panneaux de directionqté 35
Panneaux indicateursqté 25
Marqueursqté 30
Papier d'impression A4qté 500
Presse-papiersqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 10
Verres doseursqté 4
Pinceaux de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Torchons de cuisineqté 20

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 6
Gantsqté 24
Brosses de toilettesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes à pilesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et les espaces avant toute communication : réserve le stade, vérifie les autorisations et définis les zones accessibles au public au moins 6 à 8 semaines à l’avance.
Construis un programme avec des horaires précis : prévois des créneaux distincts pour les visites guidées, la compétition et les ateliers, afin d’éviter que les groupes se croisent sur le terrain.
Ouvre les inscriptions en ligne dès que le programme est stabilisé et demande immédiatement les besoins alimentaires. Établis une liste définitive des visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement.
Donne à chaque bénévole une mission et un point de rendez-vous. Distribue le déroulé avant l’ouverture et prévois au moins une personne pour l’inscription, une pour les visites et une pour chaque activité sportive.
Ne reporte pas les vérifications pratiques au matin même : contrôle les haut-parleurs, microphones, rallonges, terminaux de paiement et équipements sportifs la veille, puis mets les boissons au frais et prépare les encas quelques heures avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un stade ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les espaces, vérifier les autorisations, confirmer les fournisseurs, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvre-les dès que la date, les horaires et le programme sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Ferme les inscriptions ou fige la liste définitive 3 à 5 jours avant pour ajuster l’accueil et la restauration.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes de stade ?: Prévois au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 par visite guidée ou groupe en déplacement, et 1 responsable par activité sportive. Ajoute 2 personnes pour l’orientation et les imprévus dès que plusieurs zones fonctionnent en parallèle.
Quand vérifier la météo et le matériel du stade ?: Consulte les prévisions 48 heures avant, puis à nouveau le matin de l’événement. Vérifie le matériel la veille, notamment la sonorisation, les branchements, les barrières, les ballons, les cônes et les buts de penalty.

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