Voetbalstadion open dag organiseren: checklist

Een open dag in een voetbalstadion vraagt meer dan een programma en een paar rondleidingen. Je moet bezoekersstromen, stadionruimtes, sportactiviteiten, catering en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en reserveringen en werk daarna toe naar aanmeldingen, indeling en materialen. Vooral routeborden, polsbandjes, dranghekken, geluidsapparatuur en een definitieve bezoekerslijst worden vaak te laat geregeld. Met deze checklist houd je de voorbereiding en de uitvoerbare volgorde bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Stadionruimtes reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Leveranciers reserveren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Programma op website plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitdelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
Cateringbestelling bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Aanmeldbalie voorbereiden
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Hesjes en polsbandjes sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Voetbalmaterialen klaarzetten
3 personen
Rondleidingsroute markeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Briefing medewerkers geven
4 personen

Event

Incheckbalie bemannen
4 personen
Bezoekers ontvangen
6 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
6 personen
Voetbalclinics begeleiden
8 personen
Penaltycompetitie begeleiden
4 personen
Handtekeningmoment begeleiden
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
Merchandise verkopen
3 personen
Hapjes serveren
5 personen
Dranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Publieksstromen begeleiden
4 personen
Avondprogramma aankondigen
2 personen
Wedstrijd of show begeleiden
6 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Afscheid en uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

Restanten veilig opslaan
3 personen
Catering opruimen
5 personen
Meubilair afbouwen
6 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval afvoeren
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 16
Tafelkledenaantal 24
Afvalbakkenaantal 18
Dranghekkenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 800
Bordenaantal 700
Besteksetsaantal 700
Koffiekopjesaantal 250
Serveerschalenaantal 30
Serveertangenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 40
Pionnenaantal 80
Partijhesjesaantal 60
Mini-doelenaantal 8
Penaltydoelenaantal 2
Springtouwenaantal 12
Snelheidsladdersaantal 4
Trainingshoedjesaantal 100

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Clubvlaggenaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 12
Rolbannersaantal 6
Polsbandjesaantal 1200
Naamstickersaantal 1200
Routebordenaantal 35
Pijlbordenaantal 25
Stiftenaantal 30
A4-printpapieraantal 500
Klembordenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 10
Maatbekersaantal 4
Keukenkwastenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6
Keukenhanddoekenaantal 20

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Moppenaantal 6
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Handschoenenaantal 24
Toiletborstelsaantal 6

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 6 weken vooraf vast, inclusief rondleidingen, wedstrijdschema en tijden voor sportactiviteiten. Reserveer daarna direct de stadionruimtes en controleer of vergunningen nodig zijn.
Open online aanmeldingen zodra het programma op de website staat. Vraag meteen naar dieetwensen en sluit de inschrijving uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je bezoekerslijst en cateringbestelling kloppen.
Plan per rondleiding een vaste starttijd en verzamel bezoekers bij de aanmeldbalie. Reken voor het indelen van groepen op minimaal 1 vrijwilliger per route of activiteit en deel het draaiboek uiterlijk een week vooraf uit.
Controleer een week voor de open dag of je genoeg dranghekken, routeborden, hesjes en polsbandjes hebt. Test luidsprekers, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw, niet pas bij de eerste aankondiging.
Zet dranken enkele uren vooraf koud en bereid hapjes vlak voor opening. Houd voor het eerste uur rekening met ongeveer 2 tot 3 drankjes per bezoeker en plaats afvalbakken bij cateringpunten en drukke doorgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voetbalstadion open dag organiseren?: Leg datum, programma en stadionruimtes bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer leveranciers en start promotie zodra het programma definitief is; plan de laatste materiaal- en bezoekerscontrole in de week voor het evenement.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een voetbalstadion open dag?: Neem minimaal 1 vrijwilliger per rondleiding of sportactiviteit en plan daarnaast mensen voor de aanmeldbalie, catering en publieksbegeleiding. Bij meerdere gelijktijdige routes is een buffer van 2 extra vrijwilligers praktisch voor pauzes en uitval.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een open dag in een voetbalstadion?: Sluit online aanmelden 3 tot 5 dagen voor de open dag. Dan kun je de definitieve bezoekerslijst maken, dieetwensen doorgeven, catering bevestigen en hesjes of polsbandjes per groep sorteren.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een voetbalstadion open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en stem daarna af op de totale duur, het weer en de aanwezigheid van kinderen. Zet een deel gekoeld klaar en houd koelboxen beschikbaar voor aanvulling tijdens het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.