Journée portes ouvertes du stade de football : la checklist

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un déroulé précis, surtout quand les visiteurs circulent entre l’accueil, les tribunes, les vestiaires et le terrain. Commencez par bloquer la date, les espaces et les autorisations, puis ouvrez les inscriptions avant de recruter les bénévoles. La veille, vérifiez le matériel sportif, les panneaux, les bracelets, les boissons et le comptoir d’inscription. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les espaces du stade
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Réserver les fournisseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Mettre le programme sur le site web
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Distribuer le déroulé
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
Confirmer la commande traiteur
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Trier les gilets et les bracelets
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel de football
3 personnes
Balisage du parcours de visite
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les collaborateurs
4 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’enregistrement
4 personnes
Accueillir les visiteurs
6 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Accompagner les visites guidées
6 personnes
Encadrer les stages de football
8 personnes
Encadrer la compétition de tirs au but
4 personnes
Accompagner la séance de signatures
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
Vendre les produits dérivés
3 personnes
Servir des amuse-bouches
5 personnes
Servir les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Gérer les flux de public
4 personnes
Annoncer le programme du soir
2 personnes
Encadrer le concours ou le spectacle
6 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Accompagner l’au revoir et la sortie
4 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
Ranger le service traiteur
5 personnes
Démonter le mobilier
6 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Évacuer les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Inventorier le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 16
Nappesqté 24
Poubellesqté 18
Barrières de fouleqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 800
Assiettesqté 700
Couvertsqté 700
Tasses à caféqté 250
Plateaux de serviceqté 30
Pinces de serviceqté 20

Équipement

Glacièresqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Haut-parleursqté 4
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 40
Cônesqté 80
Gilets d’équipeqté 60
Objectifs intermédiairesqté 8
Buts de penaltyqté 2
Cordes à sauterqté 12
Échelles de vitesseqté 4
Cônes d'entraînementqté 100

Décoration

Ballonsqté 300
Drapeaux du clubqté 30
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières enroulablesqté 6
Braceletsqté 1200
Étiquettes nominativesqté 1200
Panneaux de directionqté 35
Panneaux indicateursqté 25
Marqueursqté 30
Papier d'impression A4qté 500
Presse-papiersqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 10
Verres doseursqté 4
Pinceaux de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6
Torchons de cuisineqté 20

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 6
Gantsqté 24
Brosses de toilettesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes à pilesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les espaces du stade au moins 8 semaines avant la journée : terrain, tribunes, vestiaires, accueil et zone de restauration doivent figurer dans le même plan.
Ouvrez les inscriptions 3 à 4 semaines à l’avance et demandez dès le formulaire les allergies, régimes alimentaires et besoins d’accessibilité. Vous pourrez ainsi confirmer le traiteur avec des quantités réalistes.
Prévoyez un bénévole pour chaque point sensible : accueil, visites guidées, compétition, circulation et restauration. Distribuez le déroulé écrit au minimum 48 heures avant l’ouverture.
Préparez la signalétique la veille : l’entrée, le comptoir d’inscription, les toilettes, les tribunes et les zones interdites doivent être identifiables sans explication orale.
Consultez la météo 48 heures avant, puis le matin même. En cas de pluie ou de forte chaleur, gardez les tentes, les glacières et une solution de repli prêtes avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée portes ouvertes au stade ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les espaces, vérifier les autorisations, engager les fournisseurs et lancer les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes de football ?: Ouvrez-les environ 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant afin d’établir la liste définitive des visiteurs et de confirmer la commande traiteur.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes au stade ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par zone active, puis ajoutez 2 personnes pour l’accueil et les remplacements. Pour un stade avec accueil, visites, compétition et restauration, comptez souvent 8 à 12 bénévoles.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes de football ?: Contrôlez le matériel sportif, les haut-parleurs, les microphones, les rallonges, les terminaux de paiement et la signalétique. Mettez les boissons au frais et préparez les bracelets, les gilets, les en-cas et le comptoir d’inscription la veille.

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