Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del estadio

Una jornada de puertas abiertas del estadio combina visitas guiadas, actividades deportivas, registro de asistentes y atención a familias durante varias horas. Para que el día funcione, hay que cerrar primero la fecha, los espacios y los permisos, y después coordinar inscripciones, proveedores y voluntarios. También conviene preparar con antelación el recorrido, la señalización, los chalecos y las pulseras. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al evento con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar espacios del estadio
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Reservar proveedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
Publicar el programa en la web
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
Confirmar el pedido de catering
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Preparar el mostrador de registro
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Clasificar chalecos y pulseras
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
5 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colgar la decoración
3 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Preparar el material de fútbol
3 personas
Marcar la ruta de la visita guiada
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Dar briefing al personal
4 personas

Evento

Atender el mostrador de check-in
4 personas
Recibir a los visitantes
6 personas
Repartir pulseras
3 personas
Dar el discurso de apertura
2 personas
Guiar visitas
6 personas
Guiar las clínicas de fútbol
8 personas
Coordinar la competición de penaltis
4 personas
Guiar el momento de las firmas
4 personas
Supervisar las actividades infantiles
5 personas
Vender merchandising
3 personas
Servir aperitivos
5 personas
Servir las bebidas
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Guiar los flujos de público
4 personas
Anunciar el programa de la noche
2 personas
Acompañar el partido o espectáculo
6 personas
Proporcionar la música
2 personas
Despedida y acompañar a la salida
4 personas

Seguimiento

Guardar los restos de forma segura
3 personas
Recoger el catering
5 personas
Desmontar el mobiliario
6 personas
Reunir material deportivo
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los residuos
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar el lugar
6 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Inventariar materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 24
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 16
Mantelescant. 24
Papeleracant. 18
Vallas de control de multitudescant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 800
Platoscant. 700
Cubiertoscant. 700
Tazas de cafécant. 250
Bandejas de servircant. 30
Pinzas de servircant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 8
Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Altavocescant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Terminales de pagocant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 40
Conoscant. 80
Chalecos de equipocant. 60
Miniporteríascant. 8
Porterías de penalticant. 2
Cuerdas para saltarcant. 12
Escaleras de velocidadcant. 4
Conos de entrenamientocant. 100

Decoración

Globoscant. 300
Banderas del clubcant. 30
Guirnaldascant. 12
Banners enrollablescant. 6
Pulserascant. 1200
Pegatinas con nombrecant. 1200
Señales de rutacant. 35
Carteles direccionalescant. 25
Rotuladorescant. 30
Papel de impresión A4cant. 500
Portapapelescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chef y de pancant. 10
Jarras medidorascant. 4
Brochas de cocinacant. 4
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6
Paños de cocinacant. 20

Limpieza

Carros de limpiezacant. 2
Chistescant. 6
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 6
Guantescant. 24
Escobillas de bañocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la reserva de cada espacio con varias semanas de margen; el calendario de competición y las visitas guiadas deben encajar sin cruces.
Abre las inscripciones online al menos 2 o 3 semanas antes y fija una fecha límite para recoger preferencias dietéticas. Así podrás preparar la lista definitiva y confirmar el catering con cifras reales.
Asigna los voluntarios por puesto y horario, no solo por actividad: registro, visitas, rutas y zonas deportivas necesitan cobertura simultánea desde la apertura hasta el cierre.
Prepara el mostrador de registro, las señales de ruta, los chalecos y las pulseras el día anterior. Comprueba que haya mesas, sillas, vallas y material deportivo suficiente para cada zona.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. Si se esperan cambios, deja listas las carpas, neveras portátiles y el equipo de sonido, y enfría las bebidas antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del estadio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar los espacios, comprobar permisos, contratar proveedores, abrir inscripciones y reclutar voluntarios sin dejar la logística para los últimos días.
¿Cuándo deben abrirse las inscripciones online?: Ábrelas entre 2 y 3 semanas antes del evento y ciérralas 2 o 3 días antes. Usa ese plazo final para elaborar la lista definitiva, organizar grupos de visita y confirmar el pedido de catering.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula al menos 1 voluntario por cada puesto activo y añade 1 o 2 personas de apoyo por cada 50 asistentes. Necesitarás cobertura separada para el registro, las visitas guiadas, las rutas y las actividades deportivas.
¿Cuándo hay que preparar el material del estadio?: Haz una comprobación completa 2 días antes y prepara el registro, la señalización, los chalecos, las pulseras y el material deportivo la víspera. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, antes de la llegada del público.

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