Vliegviswedstrijd organiseren: checklist en planning
Een vliegviswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een water en deelnemers. Je regelt vooraf de wedstrijdlocatie, vergunningen en visrechten, maar ook een duidelijk reglement, wedstrijdvakken en een jury. Op de wedstrijddag moeten inschrijving, meten, wegen en scoreverwerking zonder vertraging verlopen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, welke informatie deelnemers nodig hebben en welk materiaal je uiterlijk op de dag zelf controleert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning controleren
Visrechten controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
Juryleden vastleggen
Wedstrijdvakken indelen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Startnummers toewijzen
2 personen
Wedstrijdvakken toewijzen
2 personen
Deelnemersbrief versturen
Parkeerplan maken
Routebeschrijving versturen
Prijzen en medailles bestellen
Boeien en lint bestellen
Catering reserveren
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Wedstrijdkaarten printen
Scoreformulieren printen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Prijzen ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
2 personen
Weersverwachting controleren
Event
Locatie openen
2 personen
Parkeerroute markeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Wedstrijdvakken markeren
4 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen
Weegtafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Startsein geven
Wedstrijdverloop begeleiden
4 personen
Scoreformulieren innemen
2 personen
Vangsten registreren
3 personen
Vangsten veilig meten
3 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eindtijd aankondigen
Laatste scoreformulieren innemen
2 personen
Eindstanden controleren
3 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Wedstrijdvakken verwijderen
3 personen
Parkeerborden verwijderen
2 personen
Voorraad controleren
Materialen drogen en reinigen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Inschrijfbalie
- Jurytafel
- Weegtafel
Sportmateriaal
- Wedstrijdhengelsaantal 4
- Meetlattenaantal 6
- Weegschalenaantal 2
- Schepnettenaantal 6
- Onthaakmattenaantal 6
- Visdozenaantal 6
- Wateremmersaantal 8
- Boeienaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Wedstrijdfluitjesaantal 4
- Reservevliegenaantal 12
- Vliegvislijnenaantal 6
- Tangenaantal 8
- Onthaaktangenaantal 8
- Visvriendelijke meetzakkenaantal 6
Apparatuur
- Megafoon
- Portofoonsaantal 6
- Weersbestendige telefoonhoesjesaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Waterdichte opbergboxenaantal 8
- Kassa
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 80
- Koffiebekersaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Kurkentrekkeraantal 2
- Flesopenersaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Waterketelsaantal 2
- Gasbrandersaantal 2
- Gasflessenaantal 2
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Start- en finishbannersaantal 2
- Prijstafelkleedaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Deelnemersbadgesaantal 60
- Badgehoudersaantal 60
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 4
- Bezemaantal 3
- Blikbranderblussersaantal 2
- Eerstehulpsetaantal 2
- Reddingsboeienaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer vergunning en visrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan dit minimaal 8 weken voor de wedstrijd, zodat je bij ontbrekende toestemming nog een alternatief kunt regelen.
- Leg wedstrijdvakken en startnummers uiterlijk 1 week vooraf vast. Stuur deelnemers daarna één brief met hun vak, route, parkeerinformatie, starttijd en de belangrijkste regels.
- Reserveer voor de jury een aparte tafel en zorg voor één weegtafel met weegschalen, meetlatten, visvriendelijke meetzakken en onthaakmatten. Zo blijft de verwerking per vangst op één plek en voorkom je zoekwerk.
- Maak het veiligheidsplan concreet per wedstrijdvak: noteer wie aanspreekbaar is en houd portofoons, een megafoon, telefoonhoesjes en opgeladen powerbanks beschikbaar. Test de communicatie vóór de deelnemers aankomen.
- Zet partytenten, tafels en stoelen de avond ervoor of minstens 2 uur voor de start klaar. Richt de inschrijfbalie, jurytafel en weegtafel apart in en bewaar scoreformulieren en wedstrijdkaarten in waterdichte opbergboxen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een vliegviswedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, wedstrijdvergunning en controle van de visrechten. Plan de deelnemersbrief, startnummers en wedstrijdvakken uiterlijk 1 week voor de wedstrijd.
- Wat moet er bij de inschrijving van een vliegviswedstrijd klaarliggen?
- Zet een inschrijfbalie klaar met de deelnemerslijst, startnummers, wedstrijdkaarten en praktische informatie. Reserveer hiervoor minstens 30 minuten vóór de officiële start, zodat deelnemers niet tegelijk hoeven te registreren en hun vak te zoeken.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een vliegviswedstrijd?
- Dat hangt af van het aantal wedstrijdvakken, maar wijs minimaal 1 jurylid aan voor de centrale scoreverwerking en 1 aanspreekpunt per wedstrijdvak. Leg de bezetting uiterlijk 2 weken vooraf vast, zodat vervanging nog mogelijk is.
- Wanneer bestel je prijzen en medailles voor een vliegviswedstrijd?
- Bestel prijzen en medailles minimaal 3 weken vooraf, nadat je de prijzencategorieën hebt bepaald. Controleer 1 week voor de wedstrijd of alle categorieën compleet zijn en leg ze klaar bij de prijsuitreiking.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!