Checklist pour organiser un concours de pêche à la mouche

Un concours de pêche à la mouche se prépare d’abord sur le plan administratif, puis sur le terrain. Réservez le lieu, vérifiez les droits de pêche et l’autorisation de la compétition avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, répartissez les secteurs, attribuez les numéros de départ et transmettez à chaque participant les règles, l’accès et sa zone. Prévoyez aussi le comptage, la mesure des poissons, la sécurité et un accueil fonctionnel le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Vérifier l’autorisation de course
Vérifier les droits de pêche
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de prix
2 personnes
Définir les membres du jury
Répartir les sections de compétition
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Attribuer les zones de compétition
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Établir le plan de stationnement
Envoyer les indications d'accès
Commander les prix et médailles
Commander les bouées et le ruban
Réserver le catering
Établir la liste de courses
2 personnes
Imprimer les cartes de compétition
Imprimer les feuilles de score
Créer les badges des participants
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Récupérer les prix
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage du parking
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Balisage des zones de compétition
4 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Installer le matériel de sécurité
2 personnes
Installer la table de pesée
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer les règles du match
2 personnes
Donner le signal de départ
Encadrer le déroulement de la compétition
4 personnes
Récupérer les feuilles de score
2 personnes
Enregistrer les prises
3 personnes
Mesurer les prises en toute sécurité
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer l'heure de fin
Récupérer les derniers bulletins de score
2 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel de compétition
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer les zones de compétition
3 personnes
Retirer les panneaux de stationnement
2 personnes
Vérifier les stocks
Sécher et nettoyer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Comptoir d’inscription
Table du jury
Table de pesée

Matériel de sport

Cannes de compétitionqté 4
Règlesqté 6
Balancesqté 2
Épuisettesqté 6
Tapis de réceptionqté 6
Boîtes à poissonqté 6
Seaux d'eauqté 8
Bouéesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Sifflets de compétitionqté 4
Ailes de rechangeqté 12
Lignes de pêche à la moucheqté 6
Pincesqté 8
Dégage-hameçonsqté 8
Sacs de mesure adaptés aux poissonsqté 6

Équipement

Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Housses de téléphone résistantes aux intempériesqté 6
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Boîtes de rangement étanchesqté 8
Caisse

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Gobelets à caféqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Tire-bouchonqté 2
Décapsuleursqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 6
Bouilloiresqté 2
Brûleurs à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2
Nappe de remise des prixqté 2
Nappesqté 8
Badges des participantsqté 60
Porte-badgesqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Balaiqté 3
Extincteurs pour feu de friteuseqté 2
Kit de premiers secoursqté 2
Bouées de sauvetageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez les vérifications du lieu et des droits de pêche au moins 8 à 12 semaines avant le concours. Sans autorisation claire, ne publiez pas encore le formulaire d’inscription.
Fixez la date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’épreuve. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, leurs besoins alimentaires, leurs numéros et leurs zones.
Préparez un dossier par secteur avec la carte de compétition, la feuille de score, les consignes et les contacts utiles. Remettez ces documents aux responsables avant le briefing.
Testez le parcours la veille : balisez les zones avec les bouées et le ruban, vérifiez les accès et placez les équipements de mesure à l’abri de l’humidité. Prévoyez au moins un moyen de communication par équipe de terrain.
Organisez l’accueil avant le premier départ, avec une table d’inscription, les numéros, les cartes et les règles disponibles en un seul endroit. Gardez les feuilles de score et les résultats dans des boîtes étanches jusqu’à la remise des prix.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concours de pêche à la mouche ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les droits de pêche et l’autorisation, rédiger le règlement, ouvrir les inscriptions puis répartir les secteurs.
Quand fermer les inscriptions à un concours de pêche à la mouche ?: Fermez-les 10 à 14 jours avant la compétition. Il restera suffisamment de temps pour confirmer la liste, attribuer les numéros et les zones, commander les récompenses et envoyer les indications d’accès.
Que faut-il prévoir pour mesurer les poissons pendant le concours ?: Prévoyez une table de pesée, des balances, des règles, des tapis de réception, des épuisettes et des sacs de mesure adaptés aux poissons. Ajoutez des feuilles de score protégées de l’eau et définissez à l’avance la méthode de mesure dans le règlement.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez une première confirmation dès la validation de l’inscription, puis la lettre complète 5 à 7 jours avant l’épreuve. Elle doit rappeler l’horaire, le numéro de départ, la zone attribuée, l’accès, le stationnement et les règles essentielles.

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