Zo organiseer je een verkeersveiligheidstocht
Begin niet met de uitnodiging, maar met de route, doelgroep en veiligheidsorganisatie. Bepaal eerst hoeveel deelnemers en welke fietsen je verwacht, reserveer de startlocatie en controleer vergunning en verzekering. Rijd de route daarna fysiek voor, markeer gevaarlijke punten en leg een alternatief vast. Pas wanneer verkeersbegeleiding, EHBO, inschrijving en routecommunicatie geregeld zijn, plan je catering en materiaal. Zo voorkom je dat een onduidelijke kruising of ontbrekende fietscontrole op de dag zelf het programma vertraagt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en doelgroep bepalen
2 personen
- 2
Startlocatie reserveren
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Verzekering controleren
- 5
Verkeersbegeleiders vastleggen
- 6
EHBO-bezetting vastleggen
- 7
Route digitaal uitwerken
2 personen
- 8
Route fysiek voorrijden
2 personen
- 9
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
- 10
Alternatieve route vastleggen
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldformulier openen
- 13
Routekaart publiceren
- 14
Verkeersregels communiceren
- 15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 16
Dieetwensen verzamelen
- 17
Fietsgegevens controleren
2 personen
- 18
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 19
Verkeersbegeleiders briefen
2 personen
- 20
EHBO-plan doornemen
2 personen
- 21
Catering bestellen
- 22
Materialen controleren
2 personen
- 23
Routeborden voorbereiden
3 personen
- 24
Deelnemerslijst afdrukken
- 25
Polsbandjes sorteren
2 personen
- 26
Noodnummers afdrukken
- 27
Weersverwachting controleren
- 28
Deelnemers herinneren
- 29
Boodschappen doen
2 personen
- 30
Dranken koelen
2 personen
- 31
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 32
Startlocatie schoonmaken
2 personen
- 33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 34
Partytenten opbouwen
4 personen
- 35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 36
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 37
Fietscontrolepunt inrichten
2 personen
- 38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 39
Routeborden plaatsen
4 personen
- 40
Verkeerskegels plaatsen
3 personen
Event
- 41
Verkeersbegeleiders posteren
8 personen
- 42
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 43
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 44
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 45
Fietsen technisch controleren
3 personen
- 46
Veiligheidsvesten uitdelen
2 personen
- 47
Welkomstbriefing geven
2 personen
- 48
Groepen indelen
3 personen
- 49
Voorste fietsers instrueren
2 personen
- 50
Achterste fietsers instrueren
2 personen
- 51
Veiligheidstocht begeleiden
10 personen
- 52
Verkeerspunten beveiligen
8 personen
- 53
Route en achterblijvers volgen
2 personen
- 54
EHBO beschikbaar houden
2 personen
- 55
Water uitdelen onderweg
3 personen
- 56
Deelnemers bij terugkomst opvangen
4 personen
- 57
Fietsen veilig stallen
3 personen
- 58
Veiligheidsdemonstratie geven
2 personen
- 59
Hapjes serveren
3 personen
- 60
Dranken bijvullen
2 personen
- 61
Buffet opbouwen
3 personen
- 62
Maaltijd serveren
4 personen
- 63
Verkeersquiz begeleiden
2 personen
- 64
Prijzen uitreiken
2 personen
- 65
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
- 66
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 67
Routeborden verzamelen
4 personen
- 68
Verkeerskegels verzamelen
3 personen
- 69
Partytenten afbreken
4 personen
- 70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Afval verzamelen
3 personen
- 73
Locatie schoonmaken
4 personen
- 74
Geluidsinstallatie opruimen
2 personen
- 75
EHBO-materialen controleren
- 76
Veiligheidsvesten innemen
2 personen
- 77
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 78
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 79
Gevonden voorwerpen afhandelen
- 80
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Fietsenrekkenaantal 12
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 80
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbaar bestekaantal 80
- Koffiebekersaantal 70
- Serveerplankenaantal 6
Apparatuur
- Draagbare geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Fietspompenaantal 4
- Gereedschapssetsaantal 3
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 30
- Afzethekkenaantal 8
- Routebordhoudersaantal 20
- Portofoonsaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Sportmateriaal
- Veiligheidsvestenaantal 25
- Fietshelmenaantal 12
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Fietsreparatiesetsaantal 6
- Fietsslotenaantal 20
- Routekaarthoudersaantal 12
- Reflecterende armbandenaantal 80
- Waterbidonsaantal 80
EHBO
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 6
- Koelkompressenaantal 12
- Handgelaantal 4
Decoratie
- Routekaartenaantal 80
- Informatiebordenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Naamstickersaantal 100
- Polsbandjesaantal 100
- Ducttapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 200
- Markeerstiftenaantal 12
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Rijd de route minimaal één keer volledig voor met de mensen die de verkeersbegeleiding coördineren. Noteer kruisingen, smalle stukken en plekken waar verkeerskegels of afzethekken nodig zijn, en houd een alternatieve route achter de hand.
- Leg vergunningen, verzekering, startlocatie, verkeersbegeleiders en EHBO-bezetting vroeg vast. Wacht niet tot de laatste weken: zonder deze bevestigingen kun je deelnemers geen betrouwbare route en veiligheidsinstructies geven.
- Open de aanmelding zodra route en doelgroep vaststaan en vraag meteen fietsgegevens en dieetwensen uit. Druk de deelnemerslijst pas na de sluiting af, maar houd een digitale versie bij voor wijzigingen en late afmeldingen.
- Brief vrijwilligers, verkeersbegeleiders en EHBO afzonderlijk vóór de start. Geef iedereen een routekaart, contactnummer en duidelijke instructie over gevaarlijke punten, pech, een vermiste deelnemer en het gebruik van veiligheidsvesten.
- Controleer de fietsen en het materiaal niet alleen op papier. Zet vóór de start fietspompen, gereedschapssets, reservebinnenbanden, fietsreparatiesets, waterbidons en routeborden op vaste uitgiftepunten en test geluidsinstallatie, microfoons en verlichting.
Veelgestelde vragen
- Hoe vroeg moet ik een verkeersveiligheidstocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, doelgroep, startlocatie, vergunning en verzekering. Leg verkeersbegeleiders en EHBO uiterlijk 4 tot 6 weken voor de tocht vast, zodat je de route en briefing tijdig kunt communiceren.
- Hoeveel verkeersbegeleiders heb ik nodig voor een fietstocht?
- Dat hangt af van het aantal kruisingen, oversteekplaatsen en deelnemers. Maak eerst een routekaart met alle risicopunten en plan minimaal één begeleider per bemande oversteekplaats; voeg een mobiele begeleider toe voor een groep die langer dan 30 minuten onderweg is.
- Wanneer moet ik de fietscontrole en deelnemersregistratie doen?
- Plan de registratie en fietscontrole 30 tot 45 minuten vóór de geplande start. Gebruik de deelnemerslijst, controleer fietsgegevens en deel polsbandjes of routekaarthouders uit voordat deelnemers zich bij de groep aansluiten.
- Wat moet er in het EHBO-plan van een verkeersveiligheidstocht staan?
- Neem minimaal de EHBO-bezetting, mobiele telefoons, contactpersonen, startlocatie, route en alternatieve route op. Bespreek het plan uiterlijk 1 week vooraf en leg vast wie bij een incident de groep stopt, hulp inschakelt en de organisatie informeert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!