Checklist voor een verjaardagsworkshop organiseren
Een verjaardagsworkshop vraagt om meer voorbereiding dan alleen tafels en creatieve materialen klaarzetten. Je moet vooraf weten hoeveel gasten komen, welke dieetwensen er zijn en hoeveel werkplekken je nodig hebt. Plan de workshopinhoud, boodschappen en taart op tijd en controleer materialen zoals scharen, lijmsticks, verf en penselen. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst werkplekken en ontvangst, daarna buffet, dranken, muziek en verlichting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Workshopprogramma uitwerken
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
Catering inkopen
2 personen
Workshopmaterialen inkopen
Taart bestellen
Muziek afspeellijst maken
Cadeautasjes klaarmaken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Werkplekken inrichten
2 personen
Materialen per plek verdelen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
Muziek en verlichting testen
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Jassen en cadeaus aannemen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Workshop uitleggen
Workshop begeleiden
2 personen
Materialen aanvullen
Werkplekken schoonhouden
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart en koffie serveren
2 personen
Groepsfoto maken
Cadeautasjes uitdelen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Koelboxen leegmaken
Materialen inventariseren
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 16
- Buffettafel
- Kledingrek
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 20
- Herbruikbare kommenaantal 20
- Herbruikbare glazenaantal 24
- Koffiekopjesaantal 16
- Besteksetsaantal 20
- Serveerschalenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 2
- Koksmesaantal 2
- Taartmes
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Thermoskannenaantal 2
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 2
- Koelboxenaantal 2
Workshopmateriaal
- Werkmattenaantal 16
- Kinderschortenaantal 16
- Scharenaantal 16
- Potlodenaantal 32
- Kleurpotlodenaantal 16
- Viltstiftenaantal 16
- Lijmsticksaantal 20
- Acrylverfsetsaantal 6
- Penseelsetsaantal 6
- Mengpalettenaantal 6
- Canvasdoekenaantal 16
- Mengbekersaantal 12
- Voorbeeldwerkstukkenaantal 3
Decoratie
- Ballonnenaantal 40
- Slingeraantal 4
- Tafelkledenaantal 6
- Cadeautasjesaantal 16
- Naamkaartjesaantal 20
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Emmersaantal 2
- Sponzenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Bezem
- Vuilniszakhouderaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en vraag om aanmelding, dieetwensen en eventuele allergieën. Zo weet je hoeveel materialen, stoelen, glazen en eten je nodig hebt.
- Werk per deelnemer één werkplek uit met een werkmat, kinderschort en de materialen voor de gekozen activiteit. Leg extra scharen, potloden en lijmsticks klaar voor ongeveer 10% meer deelnemers dan verwacht.
- Controleer het workshopprogramma minstens 1 week vooraf op tijdsblokken. Houd naast de creatieve opdracht ook 15 minuten vrij voor ontvangst, een eetmoment en het aansnijden van de taart.
- Zet gekoelde dranken minimaal 2 uur voor de start in de koelboxen en vul thermoskannen pas vlak voor ontvangst. Daarmee voorkom je dat je tijdens de workshop koffie, thee of frisdrank moet regelen.
- Bouw de ruimte 60 tot 90 minuten vooraf op: eerst tafels, stoelen en werkplekken, daarna ontvangsttafel, buffet en versiering. Test bluetoothspeaker, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen voordat gasten binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagsworkshop organiseren?
- Leg datum en locatie 4 tot 6 weken vooraf vast en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop. Bestel taart en bijzondere workshopmaterialen zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is, bij voorkeur minimaal 2 weken vooraf.
- Hoeveel workshopmaterialen heb ik per kind nodig?
- Voor iedere deelnemer heb je minimaal één werkmat, kinderschort en eigen set basisgereedschap nodig. Reken daarnaast op ongeveer 10% reserve: bij 12 deelnemers leg je dus materiaal voor 14 werkplekken klaar.
- Wanneer zet ik tafels en werkplekken klaar voor een verjaardagsworkshop?
- Begin 60 tot 90 minuten voor aanvang met de opbouw. Richt de werkplekken minstens 30 minuten voor ontvangst volledig in, zodat je daarna nog tijd hebt om buffet, dranken, muziek en verlichting te controleren.
- Hoeveel eten en drinken moet ik inkopen voor een verjaardagsworkshop?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul dat aan met water, koffie en thee. Plan per deelnemer een portie taart en een snack of lichte maaltijd; neem bij kinderen ongeveer 10% extra mee voor morsen of onverwachte gasten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!