Checklist voor een verjaardagspubquiz organiseren

Een verjaardagspubquiz vraagt meer voorbereiding dan alleen vragen bedenken. Je hebt een geschikte locatie, duidelijke quizrondes, teams, formulieren en betrouwbare apparatuur nodig. Begin enkele weken vooraf met de reservering en het samenstellen van de quiz; op de dag zelf draait alles om testen, klaarzetten en een vlotte ontvangst. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding, de inrichting en de start van de quiz.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Quizthema's bepalen
2 personen
Quizvragen samenstellen
2 personen
Antwoorden controleren
2 personen
Quizrondes indelen
Antwoordformulieren maken
Scoreformulieren maken
Presentatie samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams vooraf indelen
Boodschappen doen
2 personen
Quizmaterialen testen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
2 personen
Quizapparatuur aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cadeautafel inrichten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Teams laten plaatsnemen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Quizrondes presenteren
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Antwoorden nakijken
2 personen
Winnaar bekendmaken
Cadeaus uitpakken

Nazorg

Etensresten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Cadeautafel
Dranktafel

Servies

Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 32
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerplateausaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Bluetoothspeaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Koksmesaantal 2
Schaaltjesaantal 8
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Quizmateriaal

Antwoordformulierenaantal 12
Pennenaantal 40
Scoreformulierenaantal 12
Antwoordbordjesaantal 12
Quizprijzenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6
Verjaardagskaarsen

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de quizvragen niet als laatste: controleer elk antwoord en verdeel de vragen over meerdere rondes voordat je de presentatie samenstelt. Zo voorkom je onduidelijkheden tijdens het nakijken.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmeldingen en koop hapjes pas daarna gericht in. Leg voor de ontvangst aparte schaaltjes, tangen en serveerplateaus klaar.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en microfoon vóór de gasten komen. Sluit verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf aan, zodat je niet tijdens de quiz nog kabels hoeft te zoeken.
Maak teams vooraf als je het aantal deelnemers kent en leg de antwoordformulieren, pennen en antwoordbordjes per tafel klaar. Reken bovendien op extra formulieren voor vergissingen of verloren exemplaren.
Zet dranken tijdig koud en richt een aparte dranktafel in. Controleer vóór de ontvangst ook de tafelschikking, stoelen, cadeautafel en zichtlijn naar het scherm.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagspubquiz organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Begin uiterlijk 2 weken voor de verjaardag met thema’s, vragen, uitnodigingen en teamindeling.
Hoeveel quizrondes heeft een verjaardagspubquiz nodig?: Plan meestal 5 tot 8 rondes, afhankelijk van de gewenste speelduur. Reken per ronde ongeveer 10 tot 15 minuten, inclusief uitleg en nakijken.
Wanneer moet ik de quizapparatuur testen?: Test laptop, beamer, speaker en microfoon minimaal 1 dag vooraf en nogmaals 60 tot 90 minuten vóór aankomst van de gasten. Controleer dan ook kabels, stroompunten en de leesbaarheid van de presentatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer ongeveer 2 uur voor tafels, stoelen, apparatuur, versiering, drank en quizmaterialen. Plan daarna minstens 30 minuten zonder opbouwtaken voor de ontvangst van de eerste gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.