Verjaardagsfeest organiseren: een praktische checklist

Een verjaardagsfeest loopt vooral soepel als je eerst het aantal gasten vastlegt en daarna pas eten, drinken en materialen regelt. Verstuur uitnodigingen op tijd, verzamel dieetwensen en bevestig het definitieve aantal enkele dagen vooraf. Plan de boodschappen, taart en koelboxen niet op dezelfde ochtend als de opbouw. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het opruimen, inclusief tafels, stoelen, buffet, verlichting, muziek en koffie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aantal gasten bevestigen
Taart bestellen
Koelboxen reserveren
Muziek afspeellijst maken
Spellen klaarzetten
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Locatie opruimen
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Buffettafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Muziek aansluiten
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes beleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
Servies en bestek klaarleggen
Taart aansnijden voorbereiden
Entree en garderobe inrichten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Buffet aanvullen
2 personen
Warme hapjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taart serveren
2 personen
Spellen begeleiden
2 personen
Muziek en verlichting bedienen
Afval tussentijds vervangen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Restjes veilig verpakken
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
Koelboxen retourneren
Geleende spullen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Garderoberek
Buffettafelaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 40
Gebaksbordjesaantal 40
Glazenaantal 45
Koffiekopjesaantal 35
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Taartmes
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Oplaadkabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Ballonnenpomp
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6
Vazenaantal 4
Cadeautafelbord

Schoonmaak

Stoffer en blik
Bezem
Dweil
Emmer
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het aantal gasten 3 tot 5 dagen voor het feest. Gebruik dat aantal direct voor taart, broodjes, hapjes, servies, glazen en stoelen; zo voorkom je dat je op de dag zelf moet bijbestellen of afwassen.
Zet dranken minimaal 2 uur voor aanvang koud. Vul koelboxen met ijs en houd een aparte voorraad water apart, zodat niet iedereen tegelijk de koelkast of koelbox opent.
Maak de buffettafel eerst functioneel en versier hem daarna. Zet serveerschalen, serveertangen, opscheplepels en servetten klaar voordat je hapjes en broodjes neerzet.
Test muziek en verlichting minstens 30 minuten voor de gasten komen. Sluit de Bluetoothspeaker, oplaadkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf aan; zoek geen vrije aansluiting terwijl het feest al begonnen is.
Leg taartmes, gebaksbordjes, vorken en koffie- en theebenodigdheden samen klaar voordat je de taart aansnijdt. Dit wordt vaak vergeten, waardoor het uitserveren stilvalt zodra iedereen aan tafel zit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagsfeest organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met de gastenlijst en uitnodigingen. Regel taart, koelboxen en eventuele ontbrekende spullen uiterlijk 1 week voor het feest.
Hoeveel stoelen en glazen heb ik nodig voor een verjaardagsfeest?: Reken voor iedere bevestigde gast op 1 stoel en 1 drinkglas. Neem bij 20 gasten 20 stoelen en minimaal 20 glazen; voor drinken tijdens het eten zijn extra glazen of een afwasronde handig.
Wanneer moet ik de taart ophalen en de drank koud zetten?: Haal de taart op de dag zelf op volgens de afspraak van de bakker en bewaar hem gekoeld. Zet dranken ongeveer 2 uur voor aanvang koud, zodat ze bij binnenkomst van de gasten klaarstaan.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een verjaardagsfeest?: Plan voor een feest met tafels, stoelen, buffet, versiering, verlichting en muziek minimaal 2 uur opbouwtijd. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van eten, drinken, aansluitingen en toiletten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.