Checklist voor een verjaardagsdansavond organiseren

Een verjaardagsdansavond vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en hapjes. Je regelt eerst de locatie en gasten, daarna de catering, apparatuur en inrichting. Plan het verzamelen van dieetwensen en aanmeldingen vroeg, zodat je hoeveelheden kunt aanpassen. Op de dag zelf draait alles om een vrije dansvloer, getest geluid, koude dranken en een ontvangst waarbij jassen en welkomstdrankjes meteen geregeld zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Feestlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziek samenstellen
Muziekapparatuur testen
Boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koude schotels klaarmaken
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Drankentafel inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Toilet controleren
Ingang versieren

Event

Gasten verwelkomen
2 personen
Jassen aannemen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Buffet openen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziek bedienen
Dansvloer vrijhouden
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
Taart serveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Muziekapparatuur uitschakelen
Versiering verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toilet schoonmaken
Afval wegbrengen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 42
Garderoberek
Krukkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 50
Wijnglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 45
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Muziekspeler
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Taartmes
Thermoskannenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Vaasjesaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezem
Stoffer en blik
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en verstuur de uitnodigingen ruim vóór de feestdatum. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk een week vooraf, zodat je buffet en hapjes daarop kunt afstemmen.
Test muziekspeler, speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór je de ruimte inricht. Controleer ook of het geluid op de dansvloer verstaanbaar is zonder dat het bij de drankentafel onaangenaam hard klinkt.
Maak de dansvloer vrij vóór tafels en stoelen worden geplaatst. Houd loopruimte over tussen ingang, buffet, drankentafel en toilet; losse kabels werk je weg voordat gasten binnenkomen.
Zet dranken minstens enkele uren vooraf koud en richt een aparte drankentafel in. Leg glazen, wijnglazen en servetten klaar, zodat de ontvangst niet stilvalt terwijl jij nog dozen opent.
Plan taart ophalen, koude schotels en hapjes op de laatste voorbereidingsdag. Zet serveerschalen, opscheplepels, een taartmes en gebaksbordjes klaar voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verjaardagsdansavond organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je boodschappen en buffet kunt bijstellen.
Wanneer moet ik de muziek en geluidsinstallatie testen?: Test muziekspeler, speakers en microfoon minimaal 1 dag vooraf. Zet de installatie op de feestdag enkele uren voor aankomst klaar en controleer het volume vanaf de dansvloer.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een verjaardagsdansavond klaar te zetten?: Reken op 3 tot 4 uur voor tafels, stoelen, buffet, drankentafel, versiering, verlichting en geluidsinstallatie. Plan daarna nog 30 minuten voor toiletcontrole, kabels wegwerken en een laatste ronde.
Wanneer zet ik de drankjes koud voor een verjaardagsdansavond?: Zet flessen en andere dranken minstens 4 uur vooraf koud; gebruik koelboxen als de koelkast niet genoeg ruimte heeft. Vul de drankentafel vlak voor de ontvangst aan, zodat alles gekoeld blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.