Checklist voor een verjaardagsbarbecue organiseren

Een verjaardagsbarbecue loopt vooral soepel als je het werk over meerdere momenten verdeelt. Begin met de gastenlijst, uitnodigingen en dieetwensen, bepaal daarna het definitieve aantal gasten en maak je boodschappenlijst. Op de dag zelf draait veel om koeling, voorbereiding en een veilige opstelling van de gasbarbecue. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt, van partytent en tafels tot buffet, dranktafel, verlichting en het aansteken van de barbecue.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Weersvoorspelling controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Vlees en salades koelen
Dranken koud zetten
2 personen
Marinades voorbereiden
2 personen
Vlees marineren
2 personen
Versiering klaarleggen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytent opzetten
3 personen
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
Gasfles aansluiten
Werktafels inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
Salades en bijgerechten voorbereiden
3 personen
Hapjes en brood klaarzetten
2 personen

Event

Barbecue aansteken
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
Vlees en groenten grillen
2 personen
Salades en brood serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Barbecue uitschakelen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytent afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Barbecue reinigen
Locatie schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
Materialen opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Klaptafelsaantal 5
Stoelenaantal 30
Buffettafel
Afvalbakkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 30
Dessertbordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Drinkglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 25

Apparatuur

Gasbarbecue
Gasfles
Draagbare koelkast
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Vleestangenaantal 3
Aluminium bakjesaantal 10

Decoratie

Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 3
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 3
Schuursponsjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen voor de barbecue. Gebruik dat aantal voor vlees, salades, brood, servies, glazen en stoelen; houd bij servies en bestek ongeveer 10 procent extra achter de hand.
Controleer de weersvoorspelling minimaal 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet de partytent niet pas aan het begin van het feest op: reken op minstens 60 minuten voor opbouwen, vastzetten en inrichten.
Koel vlees, salades en dranken apart zodra je thuiskomt met de boodschappen. Zet dranken enkele uren vooraf koud en gebruik koelboxen of een draagbare koelkast, zodat de koelkast niet op het laatste moment vol raakt.
Richt drie werkzones in: een werktafel voor snijden en marineren, een veilige plek voor de gasbarbecue en een buffet- en dranktafel. Leg vleestangen, serveerschalen, opscheplepels en aluminium bakjes klaar voordat je de barbecue aansteekt.
Test muziek en verlichting vóór de gasten arriveren. Controleer bluetoothspeaker, verlengsnoeren, stekkerdozen, lichtslingers en ledlampen samen; zo hoef je na zonsondergang niet meer tussen tafels en kabels te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb ik nodig om een verjaardagsbarbecue klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur op de dag zelf voor tent, tafels, stoelen, buffet, dranktafel, versiering, koeling en het testen van muziek en verlichting. Trek daar nog 1 tot 2 uur vanaf voor salades, marinades en andere voorbereidingen.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een verjaardagsbarbecue?: Doe de grote boodschappen bij voorkeur 1 dag vooraf, zodat vlees, salades en dranken meteen gekoeld kunnen worden. Koop kwetsbare verse producten uiterlijk op de ochtend van de barbecue en plan minstens 2 uur voor marineren en voorbereiden.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een verjaardagsbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd alcoholvrije opties en zet de dranktafel minstens 30 minuten voor aankomst klaar.
Wanneer steek ik de gasbarbecue aan?: Steek de gasbarbecue ongeveer 20 tot 30 minuten voor het geplande eetmoment aan, zodat hij op temperatuur komt. Plaats hem vooraf stabiel en vrij van de partytent, tafels, versiering en andere brandbare spullen; sluit de gasfles aan voordat je de barbecue aansteekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.