Zo organiseer je een verenigingspicknick

Begin niet met boodschappen doen, maar met de datum, locatie en het verwachte aantal deelnemers. Controleer daarna vergunningen en reserveringen, verstuur uitnodigingen en verzamel dieetwensen voordat je het menu vastlegt. Plan de voorbereiding in twee momenten: boodschappen en materiaal vooraf, opbouw en eten op de dag zelf. Bij een verenigingspicknick gaat het vaak mis met koeling, schaduw, allergenen en een duidelijke afvalplek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Weersverwachting controleren
7
Reservering bevestigen
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
3 personen
10
Materialen ophalen
2 personen
11
Groenten en fruit wassen
2 personen
12
Salades voorbereiden
3 personen
13
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Locatie inspecteren
2 personen
16
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Buffettafels inrichten
3 personen
19
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Muziek en verlichting aansluiten
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Hapjes en salades klaarzetten
3 personen
24
Allergenenkaartjes plaatsen
25
Afvalpunten inrichten
2 personen

Event

26
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
27
Gasten verwelkomen
3 personen
28
Buffet openen
2 personen
29
Eten serveren
4 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Afvalbakken legen
2 personen
33
Buffet aanvullen
3 personen
34
Verlichting inschakelen
35
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

36
Eten en drinken opruimen
4 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Locatie schoonmaken
4 personen
41
Afval wegbrengen
2 personen
42
Materialen terugbrengen
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 10
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8
Naambordjesaantal 60
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen tot uiterlijk één week vooraf en noteer per persoon dieetwensen. Zet allergenenkaartjes bij het buffet, niet alleen op een algemene lijst.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie de partytenten, tafels en stoelen opbouwt. Leg verlengsnoeren en batterijlantaarns apart als de picknick tot in de avond duurt.
Vul koelboxen met koelelementen voordat je vertrekt en zet dranken eerder koud dan salades. Reken erop dat bereide salades en beleg niet onnodig in de zon blijven staan.
Richt het buffet pas in nadat tafels en tafelkleden staan. Zet borden, kommen en bestek aan het begin, serveerschalen en opscheplepels bij de gerechten en flessenopeners bij de dranken.
Plan vóór de start een korte locatie-inspectie: controleer waar afvalpunten komen, of muziek en verlichting werken en of er genoeg loopruimte rond het buffet is. Wijs minstens twee mensen aan voor tussentijds opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingspicknick organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de picknick, zodat je boodschappen en dieetwensen kunt afronden.
Wanneer moet je de boodschappen voor een verenigingspicknick doen?: Houd houdbare boodschappen en materialen 1 tot 2 dagen vooraf klaar. Koop groenten, fruit, brood, beleg en andere verse producten zo kort mogelijk voor de picknick en plan minstens 2 uur voor wassen, snijden en het vullen van koelboxen.
Hoe houd je eten koud tijdens een verenigingspicknick?: Gebruik koelboxen met voldoende koelelementen en zet koude gerechten pas vlak voor het buffet klaar. Controleer de koeling bij aankomst en vul warme of zonnige buffettafels niet in één keer met alle salades en beleg.
Wanneer controleer je het weer voor een verenigingspicknick?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en controleer opnieuw op de ochtend zelf. Beslis dan of partytenten, extra verlichting en een aangepaste opstelling nodig zijn; regel een alternatief niet pas na de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.