Zo organiseer je een verenigingsdiner zonder last-minute stress

Begin een verenigingsdiner niet met boodschappen doen, maar met de datum, locatie en dineropzet. Daarna verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het menu, de hoeveelheden en de tafelschikking op tijd kunt vastleggen. Controleer vervolgens servies, keukenmateriaal, tafels en stoelen voordat je verse ingrediënten haalt. Op de dag zelf werk je van voorbereiden naar opbouwen: eerst koken en koelen, daarna de zaal, tafels, buffet- en drankentafel en ontvangsttafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Menu en dineropzet bepalen
3 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
7
Tafelschikking maken
2 personen
8
Reserveringen bevestigen
9
Boodschappenlijst afronden
2 personen
10
Servies en materiaal controleren
2 personen
11
Naamkaartjes en bewegwijzering maken
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Verse ingrediënten ophalen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Groenten en kruiden snijden
3 personen
16
Soep bereiden
2 personen
17
Dessert voorbereiden
2 personen
18
Koude gerechten voorbereiden
3 personen
19
Hoofdgerechten voorbereiden
3 personen
20
Locatie openen en controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Tafels dekken
4 personen
23
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
24
Decoratie en naamkaartjes plaatsen
2 personen
25
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Aperitief en hapjes serveren
3 personen
28
Welkomstwoord verzorgen
29
Voorgerecht serveren
4 personen
30
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
31
Buffet en tafels aanvullen
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Servies en glazen ophalen
3 personen
34
Dessert en koffie serveren
4 personen
35
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

36
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
37
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
38
Servies en keukenmateriaal afwassen
4 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Decoratie en materialen inpakken
2 personen
42
Materialen retourneren
2 personen
43
Overgebleven voorraad controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Garderoberek

Servies

Dinerbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koks messenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Kookpannenaantal 4
Ovenschalenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Ovenwantenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Tafellopersaantal 6
Vazenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 55

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het diner. Dan heb je tijd om dieetwensen te verwerken, cateringhoeveelheden te berekenen en naamkaartjes te maken.
Maak de tafelschikking pas nadat je de definitieve deelnemerslijst hebt. Houd per tafel ongeveer 10 minuten vrij om wijzigingen door afmeldingen of extra aanmeldingen te verwerken.
Tel servies en glaswerk per gast en leg minstens 10 procent extra apart. Controleer vooral dinerborden, soepkommen, dessertborden, besteksets, waterglazen en wijnglazen; tekorten ontdek je liever vóór het dekken.
Plan het keukenwerk terug vanaf het ontvangstuur. Bereid soep, dessert en koude gerechten eerder voor, snijd groenten en kruiden vooraf en houd warme hoofdgerechten apart in warmhoudbakken.
Open de locatie minstens 2 uur voor de ontvangst. Zet eerst tafels en stoelen, dek daarna de tafels en richt vervolgens buffet, drankentafel, decoratie en ontvangsttafel in; zo blijven doorgangen vrij tijdens het opbouwen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingsdiner organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het diner en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, zodat je hoeveelheden en tafelschikking kunt afronden.
Hoeveel eten moet ik inkopen voor een verenigingsdiner?: Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aangemelde gasten en hun dieetwensen. Rond kwetsbare of lastig bij te vullen onderdelen af met ongeveer 10 procent extra; haal verse ingrediënten pas op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder.
Wanneer moet ik de tafelschikking voor een verenigingsdiner maken?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en definitief vastleggen doe je na het sluiten van de inschrijving. Controleer de indeling nog één keer op de dag zelf, voordat je naamkaartjes plaatst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verenigingsdiner op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, opstellen van tafels en stoelen, dekken en inrichten van buffet, drankentafel en ontvangsttafel. Tel extra tijd als je ter plaatse nog soep, hoofdgerechten of meerdere koude gerechten moet afmaken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.