Verenigingsdag organiseren: complete checklist

Een verenigingsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat eten. Je moet deelnemersaantallen, dieetwensen, vrijwilligers, sportmateriaal en de inrichting op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, open daarna de aanmeldingen en werk toe naar een definitieve deelnemerslijst. In de laatste week controleer je het weer, doe je boodschappen en verstuur je alle praktische informatie. Zo weet iedereen waar hij moet zijn en staat de locatie op tijd klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Spelmaterialen inventariseren
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
Weersvoorspelling controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Sportvelden uitzetten
3 personen
Sportmateriaal klaarleggen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Programma ophangen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Wedstrijduitslagen bijhouden
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Servies ophalen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde serveren
2 personen
Afscheid van deelnemers nemen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Buffet en bar opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Sportmateriaal opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opruimen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 70
Biertafelsetaantal 6
Buffettafelaantal 3
Afvalbakaantal 6

Servies

Dinerbordaantal 75
Gebaksbordaantal 75
Glasaantal 100
Koffiekopaantal 60
Mokaantal 30
Vorkaantal 75
Mesaantal 75
Lepelaantal 75

Keuken

Opscheplepelaantal 8
Saladekomaantal 6
Serveerschaalaantal 8
Snijplankaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelboxaantal 4
Thermoskanaantal 4
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Warmhoudbakaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoeraantal 4
Stekkerdoosaantal 4

Sportmateriaal

Voetbalaantal 6
Volleybalaantal 4
Handbalaantal 4
Pionaantal 40
Hoepelaantal 12
Lintjeaantal 30
Scorebordaantal 4
Fluitjeaantal 6
Meetlintaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelloperaantal 8
Naamkaartjeaantal 70
Stiftenaantal 10
Plakbandaantal 4
Slingertouwaantal 2

Verlichting

Lichtsnoeraantal 6
Ledlampaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakaantal 80
Emmeraantal 3
Dweilaantal 3
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaaksponsaantal 10
Afwasborstelaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk één week voor de verenigingsdag af. Dan heb je tijd om de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen, hoeveelheden eten en indeling van vrijwilligers te verwerken.
Plan de opbouw met minimaal 4 tot 6 helpers. Reken voor tafels, stoelen, partytenten, sportvelden, buffet, ontvangsttafel en geluidsinstallatie op minstens 90 minuten vóór de ontvangst.
Controleer sport- en spelmateriaal niet pas op de ochtend zelf. Leg onder meer de voetbal, volleybal en overige materialen de avond ervoor klaar en noteer wat ontbreekt of vervangen moet worden.
Koel dranken uiterlijk 6 uur voor aanvang in koelboxen of andere koeling. Zet koffie, thee en water apart klaar met een koffiezetapparaat, waterkoker en thermoskannen, zodat het drankpunt niet vastloopt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de locatie, begintijd, route, programma, wat deelnemers zelf meenemen en bij wie ze zich melden bij de ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verenigingsdag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en reserveringen. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk één week voor de dag met definitieve aantallen werkt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verenigingsdag?: Voor een verenigingsdag met ontvangst, catering, sportactiviteiten en opruimen zijn minimaal 6 vrijwilligers praktisch: 2 voor ontvangst en eten, 2 voor activiteiten en 2 voor opbouw en opruimen. Bij meer dan 50 deelnemers plan je per taak een extra persoon.
Wanneer moet je de boodschappen voor een verenigingsdag doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse hapjes en gekoelde producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Koel dranken minimaal 6 uur voor aanvang en bereid snijwerk en buffetonderdelen volgens je programma voor.
Wat moet je klaarzetten voor een verenigingsdag?: Zet minimaal 90 minuten vooraf tafels, stoelen, partytenten, sportmateriaal, buffet, drankpunt en ontvangsttafel klaar. Controleer daarnaast servies, bestek, afvalbakken, verlengsnoeren, stekkerdozen en de geluidsinstallatie voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.