Checklist para organizar una jornada de asociación
Organizar una jornada de asociación requiere coordinar inscripciones, voluntarios, comida, actividades y montaje en el mismo día. Esta checklist reúne 52 tareas y 54 artículos para que sepas qué preparar y cuándo hacerlo. Incluye desde la elección del lugar y el programa hasta las carpas, el buffet, el sonido y los campos deportivos. Úsala para cerrar primero las decisiones que afectan al número de participantes y dejar el montaje para la última fase.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Inventariar el material de juego
2 personas
Hacer reservas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear la lista final de participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Delimitar los campos deportivos
3 personas
Preparar el material deportivo
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Colgar el programa
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Coordinar actividades deportivas
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Llevar el seguimiento de los resultados
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar la entrega de premios
2 personas
Proporcionar la música
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Recoger el buffet y la barra
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger el material deportivo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesa plegablecant. 8
- Silla plegablecant. 70
- Set de mesas de cervezacant. 6
- Mesa del bufécant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Plato de cenacant. 75
- Plato para pastelcant. 75
- Vasocant. 100
- Taza de cafécant. 60
- Tazacant. 30
- Tenedorcant. 75
- Cuchillocant. 75
- Cucharacant. 75
Cocina
- Cuchara de servircant. 8
- Bol para ensaladacant. 6
- Fuente para servircant. 8
- Tabla de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Nevera portátilcant. 4
- Termocant. 4
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Bandeja de mantenimiento en calientecant. 4
Equipo
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono
- Cable alargadorcant. 4
- Regletacant. 4
Material deportivo
- Fútbolcant. 6
- Voleibolcant. 4
- Balonmanocant. 4
- Conocant. 40
- Arocant. 12
- Cintacant. 30
- Marcadorcant. 4
- Silbatocant. 6
- Cinta métricacant. 2
Decoración
- Guirnalda de banderinescant. 8
- Globoscant. 100
- Camino de mesacant. 8
- Tarjeta de nombrecant. 70
- Rotuladorescant. 10
- Cinta adhesivacant. 4
- Cuerda de guirnaldacant. 2
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 6
- Lámpara LEDcant. 6
Limpieza
- Bolsa de basuracant. 80
- Cubocant. 3
- Fregonacant. 3
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Esponja de limpiezacant. 10
- Cepillo para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de enviar invitaciones: necesitas saber si habrá espacio para mesas, carpas y dos zonas deportivas, como fútbol y voleibol.
- Abre las inscripciones con al menos 3 semanas de margen y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Así puedes elaborar la lista final y calcular la compra sin improvisar.
- Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas, incluyendo responsables para recepción, buffet, bebidas, actividades y desmontaje. No dejes todas las tareas de montaje en manos de una sola persona.
- Comprueba el material deportivo y el equipo técnico 48 horas antes. Prueba el altavoz, el micrófono, los cables y las regletas, y confirma que las pelotas están disponibles.
- Haz el montaje principal entre 2 y 3 horas antes de la llegada: mesas y sillas, carpas, campos, recepción, buffet y bebidas. Enfría las bebidas con tiempo y prepara los aperitivos justo antes de abrir el servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de asociación?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y abrir las inscripciones. Deja cerrada la lista final de participantes y la compra como máximo 3 días antes.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes de la jornada. Ese plazo permite confirmar preferencias dietéticas, asignar voluntarios, ajustar las cantidades y enviar la información final.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una jornada de asociación?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada para colocar mesas, sillas, carpas, decoración, recepción, buffet y bebidas. Añade al menos 30 minutos para probar el sonido y delimitar los campos deportivos.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior conviene revisar el pronóstico, comprobar el inventario deportivo, cargar o reunir el equipo de sonido y enfriar las bebidas si es posible. También puedes dejar listas la vajilla, las cubiertas y los alimentos no perecederos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!