Journée de l’association : la checklist d’organisation

Une journée d’association réussie repose surtout sur un ordre de préparation clair. Commencez par fixer la date, le lieu et les inscriptions, puis finalisez le programme, les bénévoles et le matériel. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les participants, la météo, les achats et le refroidissement des boissons. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tentes, les tables, les terrains, le buffet et la sonorisation avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Inventorier le matériel de jeu
2 personnes
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
Préparer le matériel de sport
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Afficher le programme
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Encadrer les activités sportives
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Suivre les résultats des matchs
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Fournir la musique
Servir le dernier tour
2 personnes
Faire ses adieux aux participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le buffet et le bar
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger le matériel sportif
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger l'installation sonore
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 70
Ensemble de table de bièreqté 6
Table de buffetqté 3
Poubelleqté 6

Vaisselle

Assiette de dînerqté 75
Assiette à gâteauqté 75
Verreqté 100
Tasse à caféqté 60
Tasseqté 30
Fourchetteqté 75
Couteauqté 75
Cuillèreqté 75

Cuisine

Cuillère de serviceqté 8
Saladierqté 6
Plat de serviceqté 8
Planche à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Glacièreqté 4
Thermosqté 4
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Bac de maintien au chaudqté 4

Équipement

Enceinte portableqté 2
Microphone
Rallongeqté 4
Multipriseqté 4

Matériel de sport

Footballqté 6
Volley-ballqté 4
Handballqté 4
Côneqté 40
Cerceauqté 12
Rubanqté 30
Tableau des scoresqté 4
Siffletqté 6
Mètre rubanqté 2

Décoration

Guirlande de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Chemin de tableqté 8
Badge nominatifqté 70
Marqueursqté 10
Ruban adhésifqté 4
Corde à guirlandesqté 2

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 6

Nettoyage

Sac poubelleqté 80
Seauqté 3
Serpillièreqté 3
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Éponge de nettoyageqté 10
Brosse à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que la date et le lieu sont confirmés, puis fixez une date limite au moins 7 jours avant l’événement pour traiter les réponses et recueillir les besoins alimentaires.
Établissez la liste définitive des participants 3 à 5 jours à l’avance. Elle sert à répartir les bénévoles, prévoir les portions et préparer l’accueil sans compter les personnes au dernier moment.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, surtout si des tentes, des terrains de sport ou une partie du programme sont prévus dehors. Envoyez ensuite les consignes pratiques aux participants.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début et répartissez-les entre le point boissons et les glacières. Gardez les thermos, la machine à café et la bouilloire accessibles pour éviter une file dès l’accueil.
Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, les tentes, le buffet, la table d’accueil et la sonorisation. Testez le microphone et l’enceinte avant le lancement du programme.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de l’association ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Réservez rapidement le lieu et le matériel, puis ouvrez les inscriptions dès que le programme peut être présenté.
Quand fermer les inscriptions pour une journée associative ?: Fermez-les 7 jours avant l’événement si le nombre de participants influence les repas, les boissons ou les activités. Gardez 2 à 3 jours pour traiter les réponses et ajuster la liste finale.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée d’association ?: Prévoyez au minimum 2 heures avec plusieurs bénévoles pour les tables, les chaises, les tentes, le buffet, les terrains et la sonorisation. Ajoutez 30 minutes si le lieu doit aussi être nettoyé ou si le matériel est réparti dans plusieurs espaces.
Quand vérifier la météo avant une journée de l’association ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Cela vous laisse le temps de modifier l’installation des tentes, les activités extérieures et les informations envoyées aux participants.

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