Checklist voor een verenigingsbarbecue organiseren
Een verenigingsbarbecue vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en kolen regelen. Je moet eerst weten hoeveel leden komen, welke dieetwensen er zijn en hoeveel barbecues, tafels en partytenten nodig zijn. Sluit de aanmeldingen op tijd, zodat je boodschappen en servies kunt afstemmen op het definitieve aantal gasten. Op de dag zelf draaien koeling, voorbereiding en veilige opstelling om een strakke volgorde: eerst opbouwen, daarna eten koud zetten en pas vlak voor aanvang de barbecues aansteken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen afsluiten
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Barbecues reserveren
Partytenten reserveren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Desserts klaarzetten
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Barbecues veilig plaatsen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Barbecues aansteken
2 personen
Hapjes en salades klaarzetten
3 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
Vlees en groenten grillen
4 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Nazorg
Barbecues veilig doven
2 personen
Buffet en bar afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
Overgebleven eten veilig opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Buffettafelsaantal 3
- Stoelenaantal 45
- Statafelsaantal 3
- Tafelkleedaantal 9
Servies
- Bordenaantal 60
- Kommetjesaantal 50
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Barbecueaantal 3
- Gasflessenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 6
- Mengkommenaantal 5
- Serveerschalenaantal 10
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
- Barbecuetangenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afvalscheidingsbakkenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Dweilmop
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de barbecue en leg daarna het definitieve aantal gasten vast. Gebruik dat aantal meteen voor boodschappen, borden, glazen, bestek en zitplaatsen.
- Controleer de dieetwensen zodra de aanmeldingen binnen zijn, niet pas tijdens het boodschappen doen. Houd vegetarische of andere aparte opties herkenbaar en gebruik aparte serveerschalen en opscheplepels.
- Plan gekoelde opslag voordat je vlees en salades inkoopt. Zet vlees direct gekoeld weg en gebruik koelboxen voor dranken en ingrediënten die niet meteen in een koelkast passen.
- Reserveer barbecues en partytenten zodra datum en locatie vaststaan. Controleer daarnaast vooraf of gasflessen, verlengkabels en stekkerdozen beschikbaar en bruikbaar zijn.
- Maak op de dag zelf eerst de indeling: partytenten, tafels, stoelen, buffettafels en barbecues. Richt daarna het buffet in, zet dranken koud en steek de barbecues pas vlak voor het eetmoment aan.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een verenigingsbarbecue organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement, zodat je nog tijd hebt voor boodschappen en materiaal.
- Wanneer moet ik de aanmeldingen voor de verenigingsbarbecue sluiten?
- Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de barbecue. Dan kun je het definitieve aantal gasten bepalen en hoeveelheden voor eten, servies, tafels en stoelen aanpassen.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een verenigingsbarbecue?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd water en houd gekoelde drank gescheiden van vlees en andere bederfelijke ingrediënten.
- Wanneer moet ik de barbecues aansteken?
- Steek de barbecues ongeveer 30 tot 45 minuten voor het geplande eetmoment aan, afhankelijk van het type barbecue. Plaats ze vooraf stabiel en veilig, met voldoende afstand van partytenten, tafels en andere brandbare materialen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!