Veldrit organiseren: complete checklist

Een veldrit organiseren vraagt meer dan een parcours uitzetten en renners laten starten. Je moet de locatie, vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen tijdig regelen, terwijl vrijwilligers, jury en deelnemersinformatie op elkaar aansluiten. In de laatste week draait alles om startnummers, routeborden, afzetting, wedstrijdmateriaal en catering. Deze checklist helpt je de 66 taken en 68 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog naar ontbrekende materialen of onbevestigde helpers zoekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Parcoursvergunning aanvragen
Wedstrijdverzekering regelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Juryleden bevestigen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Parcours definitief uitzetten
3 personen
Startlijst samenstellen
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
Routekaart opstellen
Deelnemersinformatie versturen
Medische gegevens verwerken
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Parcoursborden voorbereiden
2 personen
Terrein en parkeerplaats inspecteren
3 personen
Parcours afzetten
6 personen
Bochten en obstakels markeren
4 personen
Start- en finishzone opbouwen
4 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Publiekszone inrichten
3 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Wedstrijdklok installeren
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen en deelnemers registreren
3 personen
Parcours voorrijden
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
2 personen
Startprocedure uitvoeren
3 personen
Rondegegevens registreren
3 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Finishvolgorde vastleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Parcoursveiligheid controleren
2 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Uitslag publiceren
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Publiekszone afbouwen
4 personen
Cateringpunt afbouwen
3 personen
Parcoursmarkering verwijderen
6 personen
Barrières en hekken opruimen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Servies en materiaal reinigen
3 personen
Verlichting veilig verwijderen
2 personen
Voorraad tellen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wedstrijdgegevens archiveren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Foto's en uitslag versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerhoudersaantal 180
Reserve startnummersaantal 20
Pionnenaantal 80
Parcoursvlaggenaantal 60
Markeertapeaantal 12
Houten pikettenaantal 150
Afzethekkenaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Obstakelbalkenaantal 8
Rubberen mattenaantal 12
Parcoursbordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Rondebord
Bel
Stopwatchesaantal 6
Wedstrijdklok
Klembordenaantal 8
Reservefietspompenaantal 3
Fietsgereedschapssetsaantal 2
Nummerbordjesaantal 20
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Zaklampenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 24
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Portofoonsaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiebekersaantal 160
Soepkommenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Scharenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemsetsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenhoudersaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Voedseltangenaantal 6
Thermosbekersaantal 20
Boodschappen

Decoratie

Startfinishdoek
Vlaggenlijnenaantal 8
Informatiebordenaantal 6

Tips

Regel de wedstrijdlocatie, parcoursvergunning, verzekering en verkeersmaatregelen ruim vóór de wedstrijddag. Zonder deze vier onderdelen kun je het parcours niet verantwoord openstellen of het verkeer goed begeleiden.
Bevestig juryleden en vrijwilligers niet alleen mondeling: maak uiterlijk een week vooraf een indeling met posten, tijden en telefoonnummers. Plan daarnaast enkele reservehelpers voor afmeldingen op de wedstrijddag.
Stuur deelnemersinformatie pas nadat de routekaart en startindeling definitief zijn. Vermeld daarin onder meer aanmelden, parkeren, startnummers, medische gegevens en dieetwensen, zodat je op locatie minder vragen hoeft op te vangen.
Controleer het parcoursmateriaal afzonderlijk van het wedstrijdmateriaal. Tel onder meer startnummers, reserve-exemplaren, pionnen, vlaggen, piketten, hekken, obstakels en borden; ontbrekende markering valt vaak pas op tijdens het uitzetten.
Plan de terreininspectie en parcoursafzetting vóór de eerste deelnemers arriveren. Leg zaklampen, EHBO-koffers, reddingsdekens, fietspompen en gereedschapssets op vaste, herkenbare plekken en zet houdbare catering alvast klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een veldrit organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, parcoursvergunning, verzekering en verkeersmaatregelen. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersinformatie, vrijwilligersindeling en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een veldrit?: Het exacte aantal hangt af van de lengte van het parcours en het aantal kruisingen, maar maak voor elke post minimaal 1 toegewezen vrijwilliger en een kleine reservegroep. Leg de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf vast.
Wanneer moet ik de startlijst en startnummers klaarzetten?: Verwerk aanmeldingen tot een vaste sluitingstermijn en stel de startlijst uiterlijk 2 dagen vooraf samen. Sorteer de startnummers daarna per categorie of startblok, met reserve-startnummers apart.
Wat moet ik de dag voor een veldrit controleren?: Controleer de weersverwachting, het terrein, de parkeerplaats, alle parcoursmarkering en het wedstrijdmateriaal 1 dag vooraf. Zet borden, hekken, catering, EHBO-materiaal en tijdwaarnemingsmiddelen klaar volgens de vrijwilligersindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.