Checklist pour organiser une course de VTT

Une course de VTT se prépare bien avant le balisage du parcours. Il faut d’abord réserver le lieu, obtenir les autorisations et organiser l’assurance, puis gérer les inscriptions, les jurés et les bénévoles. Les derniers jours servent à vérifier le terrain, le parking, la météo et tout le matériel de compétition. Cette checklist rassemble les 66 tâches et 68 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre, sans oublier les informations médicales ni l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander l'autorisation du parcours
Organiser l’assurance du match
Recruter des bénévoles
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les jurés
Demander des mesures de circulation
Tracer définitivement le parcours
3 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
Établir le plan d'itinéraire
Envoyer les informations aux participants
Gérer les données médicales
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux du parcours
2 personnes
Inspecter le terrain et le parking
3 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Signaler les virages et les obstacles
4 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Aménager la zone du public
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer le chronomètre de la compétition
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les vélos et les participants
3 personnes
Reconnaître le parcours
2 personnes
Accompagner les participants au départ
2 personnes
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
Enregistrer les données du tour
3 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Fixer l'ordre d'arrivée
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Servir la soupe et le pain
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Publier les résultats
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Démonter la zone public
4 personnes
Démonter le point traiteur
3 personnes
Retirer le balisage du parcours
6 personnes
Ranger les barrières et les clôtures
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Retirer l’éclairage en toute sécurité
2 personnes
Compter le stock
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les données du concours
Gérer les objets trouvés
Envoyer les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Porte-dossardsqté 180
Dossards de réserveqté 20
Cônesqté 80
Drapeaux du parcoursqté 60
Ruban de marquageqté 12
Piquets en boisqté 150
Barrières de sécuritéqté 80
Barrières de fouleqté 20
Barres d’obstaclesqté 8
Tapis en caoutchoucqté 12
Panneaux de parcoursqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Tableau rond
Cloche
Chronomètresqté 6
Chronomètre de compétition
Presse-papiersqté 8
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Kits d’outils pour véloqté 2
Numéros de tableqté 20
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Lampes de pocheqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 24
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs mobilesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Gobelets à caféqté 160
Bol à soupeqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Thermosqté 8
Louchesqté 6
Ciseauxqté 8
Nappesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Sets de balaiqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4

Catering

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces alimentairesqté 6
Mugs isothermesqté 20
Courses

Décoration

Bâche de départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux d'informationqté 6

Conseils

Commence les démarches administratives plusieurs semaines avant la course : la réservation du lieu, l’autorisation du parcours, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation doivent être confirmées avant d’inviter largement les participants.
Fixe une date limite d’inscription assez tôt pour établir la liste de départ, trier les dossards et répartir les bénévoles. Prévois aussi un délai séparé pour recueillir les besoins alimentaires et les informations médicales.
Ne te contente pas d’un tracé sur plan : inspecte le terrain et le parking, puis effectue le balisage définitif avec cônes, drapeaux, ruban, piquets et panneaux. Une vérification sur place permet de repérer les croisements mal signalés ou les zones dangereuses.
Prépare un poste de secours et de dépannage identifiable avant l’arrivée des coureurs. Les trousses de premiers secours, couvertures de survie, pompes et kits d’outils doivent être accessibles, tandis que les chronomètres et le matériel de compétition sont testés avant le départ.
Fais la dernière vérification la veille ou le matin même : prévisions météo, liste des courses, dossards de réserve, médailles, restauration longue conservation, tentes, tables et chaises. Garde quelques lampes de poche si l’installation ou le démontage se fait par faible luminosité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de VTT ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour une course de VTT complète. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, organiser l’assurance, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il finaliser le parcours d’une course de VTT ?: Finalise le tracé et le plan d’itinéraire environ 7 à 10 jours avant l’épreuve, puis inspecte le terrain une dernière fois dans les 24 à 48 heures. Le balisage définitif peut alors tenir compte de la météo et de l’état du sol.
Combien de bénévoles prévoir pour une course de VTT ?: Prévois au minimum 1 bénévole par poste de contrôle ou zone sensible, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil, les dossards, le ravitaillement et l’arrivée. Le nombre exact dépend du parcours et du nombre de participants, mais établis la répartition avant d’envoyer les informations finales.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de VTT ?: Vérifie le parcours, le parking, le balisage, la météo, la liste de départ, les dossards et tout le matériel de compétition. Contrôle aussi les trousses de premiers secours, les chronomètres, les outils de vélo, les médailles et la restauration avant l’arrivée des participants.

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