Veldloop organiseren: complete checklist en planning

Een veldloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten. Je regelt tegelijk inschrijvingen, categorieën, vergunningen, verkeersposten, medische ondersteuning en tijdwaarneming. Begin met datum, route en start- en finishlocatie en werk daarna toe naar deelnemers, vrijwilligers en materiaal. In de laatste week controleer je het weer, rond je de deelnemerslijst af en zet je startpakketten, drankposten en markeringen klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Parcours opmeten
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startnummers ontwerpen
Startnummers afdrukken
2 personen
Parcourskaart afdrukken
Tijdwaarneming voorbereiden
2 personen
Medische ondersteuning vastleggen
Verkeersposten bepalen
2 personen
Parcoursmarkeringen bestellen
Prijzen en medailles bestellen
Catering reserveren
Toiletten controleren
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afronden
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Startnummers per categorie leggen
3 personen
Vrijwilligersinstructies uitdelen
2 personen

Event

Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Parcours uitzetten
8 personen
Verkeersposten inrichten
6 personen
Waterposten opbouwen
4 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Finishregistratie klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Geluidstest uitvoeren
2 personen
Briefing verkeersposten geven
2 personen
Briefing parcoursposten geven
2 personen
Inschrijving openen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Startsein geven
2 personen
Parcours bewaken
8 personen
Verkeer begeleiden
6 personen
Water bij de posten uitdelen
4 personen
Finishers registreren
3 personen
Medailles uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Resultaten verwerken
2 personen
Prijswinnaars controleren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Inschrijving sluiten
2 personen
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

Parcoursmarkeringen verwijderen
6 personen
Verkeersposten afbouwen
6 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies en materiaal reinigen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Resultaten publiceren
Deelnemers bedanken
Materialen terugbrengen
3 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 4
Tafelkleedaantal 10

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Startnummersaantal 180
Startnummerbandenaantal 180
Hardloopmedaillesaantal 180
Parcourslintaantal 12
Pionnenaantal 60
Routepijlenaantal 35
Kilometerbordenaantal 6
Start- en finishmattenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Handtellersaantal 3
Fluitjesaantal 12
Reflectievestenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 12
Waterkannenaantal 12
Drinkbekers voor postenaantal 600
Koelboxenaantal 6
Thermodekensaantal 20
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Stiftenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 12
Megafoon
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Prikkabelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Snijmessenaantal 4
Koelzakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Banierenaantal 8
Vlaggenaantal 12
Bordhoudersaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours uiterlijk enkele weken vooraf vast en meet het na voordat je de parcourskaart, kilometerborden en routepijlen bestelt. Controleer ook of start- en finishmatten en een start- en finishboog op de gekozen locatie passen.
Wacht niet met vrijwilligers indelen tot de wedstrijddag. Maak per verkeerspost, inschrijving, start, finish en drankpost een bezetting en geef iedere vrijwilliger vooraf een reflectievest, klembord of fluitje.
Sluit inschrijvingen op een vast moment, bijvoorbeeld 3 tot 5 dagen voor de veldloop. Dan heb je tijd om de deelnemerslijst af te ronden, startnummers te drukken en startpakketten per categorie samen te stellen.
Plan tijdwaarneming met een reserveoplossing. Leg naast stopwatches of laptops ook handtellers, pennen en een geprinte deelnemerslijst klaar, zodat je bij technische problemen de finish toch kunt registreren.
Controleer 24 tot 48 uur vooraf de weersverwachting en de route. Koel dranken op tijd, verdeel drinkbekers over de posten en leg thermodekens klaar bij de medische ondersteuning; nat of koud weer vraagt om extra beschutting met partytenten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een veldloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, vergunningen en medische ondersteuning. Plan de inschrijvingen enkele weken voor de wedstrijddag en rond de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf af.
Wat heb je nodig voor een veldloop?: Je hebt onder meer parcoursmarkeringen, pionnen, routepijlen, kilometerborden, startnummers, tijdwaarneming en materiaal voor verkeersposten nodig. Reken daarnaast op tafels, tenten, drinkbekers, waterkannen en een duidelijke deelnemersregistratie.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een veldloop?: Dat hangt af van de route en het aantal verkeersposten, maar plan minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en extra mensen voor inschrijving, start, finish en drankvoorziening. Maak de indeling uiterlijk een week vooraf en wijs per taak een vervanger aan.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een veldloop controleren?: Controleer de verwachting 3 dagen vooraf voor grote aanpassingen en opnieuw 24 tot 48 uur voor de start. Neem daarna een besluit over tenten, drinkposten, kleding, routeveiligheid en extra thermodekens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.