Checklist pour organiser une course en terrain naturel

Organiser une course en terrain naturel demande plus que de tracer un parcours et de distribuer des dossards. Il faut sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, préparer le chronométrage et coordonner les bénévoles avant le jour du départ. Cette checklist rassemble les étapes du projet, des premières décisions jusqu’aux kits de démarrage, au ravitaillement et à la vérification de la météo. Utilise-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Vérifier les autorisations
Mesurer le parcours
2 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Concevoir les dossards
Imprimer les dossards
2 personnes
Imprimer la carte du parcours
Préparer le chronométrage
2 personnes
Prévoir l’assistance médicale
Définir les postes de circulation
2 personnes
Commander les balisages du parcours
Commander les prix et médailles
Réserver le catering
Vérifier les toilettes
Vérifier les prévisions météo
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Placer les numéros de départ par catégorie
3 personnes
Distribuer les consignes aux bénévoles
2 personnes

Événement

Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Mettre en place le parcours
8 personnes
Aménager les postes de circulation
6 personnes
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Préparer l'enregistrement d'arrivée
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Effectuer un test sonore
2 personnes
Briefing des postes de circulation
2 personnes
Donner le briefing des postes du parcours
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Surveiller le parcours
8 personnes
Gérer la circulation
6 personnes
Distribuer de l’eau aux postes
4 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Vérifier les gagnants
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Clôturer les inscriptions
2 personnes
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

Retirer les marquages du parcours
6 personnes
Démonter les postes de circulation
6 personnes
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Tabourets de barqté 4
Nappeqté 10

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Médailles de course à piedqté 180
Ruban de parcoursqté 12
Cônesqté 60
Flèches de directionqté 35
Bornes kilométriquesqté 6
Tapis de départ et d’arrivéeqté 2
Chronomètresqté 6
Compteurs manuelsqté 3
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 24
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Carafes d’eauqté 12
Gobelets pour les postesqté 600
Glacièresqté 6
Marqueurs thermiquesqté 20
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphone
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couteaux de découpeqté 4
Sacs isothermesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Bannièresqté 8
Drapeauxqté 12
Porte-affichesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée. Mesure ensuite la distance réelle et vérifie les autorisations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions.
Prépare les inscriptions plusieurs semaines à l’avance : catégories, formulaire, invitations et collecte des besoins alimentaires doivent être définis avant de finaliser la liste des participants.
Repère les endroits où les coureurs peuvent se tromper. Prévoyez ruban, flèches, cônes et bornes kilométriques, puis attribuez un bénévole à chaque poste de circulation.
Ne laisse pas le chronométrage au dernier jour. Teste les chronomètres, compteurs manuels, tapis de départ et d’arrivée, ordinateurs et feuilles de suivi lors d’une répétition complète.
La veille, compose les kits de démarrage, refroidis les boissons et contrôle les toilettes, le catering, l’assistance médicale et les prévisions météo. Gardez une marge pour remplacer une signalisation déplacée ou un bénévole absent.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une course en terrain naturel ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour fixer le parcours, demander les autorisations, ouvrir les inscriptions et commander le balisage. Ajoute une dernière vérification complète 48 heures avant la course.
Quand faut-il finaliser la liste des participants ?: Finalise-la idéalement 3 à 5 jours avant le départ, après traitement des inscriptions et des besoins alimentaires. Imprime ensuite les dossards et compose les kits de démarrage avec les dernières corrections.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course en pleine nature ?: Le nombre dépend du parcours, mais attribue au minimum une personne à chaque poste de circulation et à chaque zone de ravitaillement. Prévois aussi une réserve de 2 à 3 bénévoles pour les absences et les déplacements imprévus.
Quand installer le balisage du parcours ?: Installe le balisage le jour précédent ou le matin même si le site l’exige, puis vérifie chaque flèche avant l’ouverture. Une inspection finale 1 à 2 heures avant le départ permet de repérer les rubans déplacés ou manquants.

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