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Geländelauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Geländelauf braucht mehr Vorbereitung als Startnummern und eine markierte Strecke. Du musst Genehmigungen, Verkehrssicherung, Zeitmessung, medizinische Unterstützung und die Versorgung an Start, Ziel und Strecke aufeinander abstimmen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Strecke und Anmeldung; in der letzten Woche werden Teilnehmerliste, Starterpakete und Helferplan verbindlich. Die Checkliste umfasst 73 Aufgaben und 64 benötigte Gegenstände – von Streckenband und Kilometerschildern bis zu Kühlboxen und Thermodecken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Strecke festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Parcours vermessen

    2 Personen

  • Start- und Zielort festlegen

    2 Personen

  • Wettbewerbskategorien festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen verarbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Startnummern entwerfen

  • Startnummern drucken

    2 Personen

  • Streckenkarte drucken

  • Zeitmessung vorbereiten

    2 Personen

  • Medizinische Unterstützung koordinieren

  • Verkehrsposten festlegen

    2 Personen

  • Parcoursmarkierungen bestellen

  • Preise und Medaillen bestellen

  • Catering reservieren

  • Toiletten kontrollieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste abschließen

    2 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    4 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Wegweiser sortieren

    2 Personen

  • Material zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Startnummern nach Kategorien auslegen

    3 Personen

  • Freiwilligenanweisungen verteilen

    2 Personen

Event

  • Start- und Zielbogen aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldetische aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Parcours aufbauen

    8 Personen

  • Verkehrsposten einrichten

    6 Personen

  • Wasserstationen aufbauen

    4 Personen

  • Erste-Hilfe-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Zielerfassung vorbereiten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Startpakete bereitlegen

    3 Personen

  • Soundtest durchführen

    2 Personen

  • Briefing für Verkehrsposten geben

    2 Personen

  • Briefing für Kontrollpunkte der Strecke geben

    2 Personen

  • Anmeldung öffnen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    4 Personen

  • Teilnehmer zum Start begleiten

    3 Personen

  • Startsignal geben

    2 Personen

  • Strecke überwachen

    8 Personen

  • Verkehr lenken

    6 Personen

  • Wasser an den Stationen ausgeben

    4 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    3 Personen

  • Medaillen verteilen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Ergebnisse verarbeiten

    2 Personen

  • Preisträger überprüfen

    2 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Anmeldung schließen

    2 Personen

  • Strecke freigeben

    4 Personen

Nachbereitung

  • Streckenmarkierungen entfernen

    6 Personen

  • Verkehrsposten abbauen

    6 Personen

  • Zelte und Tische abbauen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr und Material reinigen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • AnmeldetischeAnz. 4
  • BuffetischeAnz. 4
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 24
  • BarhockerAnz. 4
  • TischdeckeAnz. 10

Sportmaterial

  • Start- und Zielbogen
  • StartnummernAnz. 180
  • StartnummernbänderAnz. 180
  • LaufmedaillenAnz. 180
  • StreckenbandAnz. 12
  • KegelAnz. 60
  • WegweiserAnz. 35
  • KilometerschilderAnz. 6
  • Start- und ZielmattenAnz. 2
  • StoppuhrenAnz. 6
  • HandzählerAnz. 3
  • PfeifenAnz. 12
  • WarnwestenAnz. 24
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 12
  • Trinkbecher für StationenAnz. 600
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermodeckenAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 12
  • StifteAnz. 40
  • StifteAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • DruckerAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 12
  • Megafon
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • SchneidemesserAnz. 4
  • KühltaschenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Beleuchtung

  • BaustrahlerAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

  • BannerAnz. 8
  • FahnenAnz. 12
  • SchildhalterAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke, Start- und Zielort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe danach sofort Genehmigungen, Verkehrsführung und medizinische Unterstützung, damit Änderungen noch möglich sind.
  • Schließe die Teilnehmerliste 5 bis 7 Tage vor dem Lauf ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche und teile die Helfer so ein, dass Anmeldung, Strecke, Verkehrsposten, Verpflegung und Zielbereich gleichzeitig besetzt sind.
  • Plane die Streckenmarkierung nicht erst am Veranstaltungstag. Bestelle Streckenband, Wegweiser, Kegel und Kilometerschilder rechtzeitig und kontrolliere die komplette Strecke am Vortag zu Fuß.
  • Bereite Startnummern, Startnummernbänder und Starterpakete spätestens 2 Tage vorher vor. Lege außerdem Streckenkarte, Klemmbretter, Stifte und Teilnehmerliste getrennt für Anmeldung, Zeitmessung und Ziel bereit.
  • Kühle Getränke am Vorabend und stelle Trinkbecher an den Stationen bereit. Prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich Toiletten, Wettervorhersage, Warnwesten, Absperrgitter und Thermodecken, bevor die ersten Läufer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Geländelauf organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Strecke und Genehmigungen. Die Anmeldung kann danach veröffentlicht werden; Teilnehmerliste und Helferplan sollten 5 bis 7 Tage vor dem Lauf feststehen.
Wann muss die Strecke für einen Geländelauf markiert werden?
Kontrolliere den Verlauf am Vortag und bringe die dauerhaften Markierungen möglichst wenige Stunden vor dem Start an. So bleiben Streckenband, Wegweiser und Kegel sichtbar und werden nicht unnötig entfernt oder beschädigt.
Wie viele Helfer braucht ein Geländelauf?
Die Zahl hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane mindestens je eine besetzte Position für Anmeldung, Start, Ziel, Zeitmessung, jede Verpflegungsstation und jeden Verkehrsposten ein. Ergänze 2 bis 3 Reservehelfer für Ausfälle und kurzfristige Aufgaben.
Was muss am Tag vor dem Geländelauf fertig sein?
Teilnehmerliste, Starterpakete, Startnummern, Streckenkarte, Zeitmessung und Helferplan sollten dann fertig sein. Kontrolliere außerdem Strecke, Toiletten, Absperrungen und medizinische Unterstützung; Getränke können am Vorabend gekühlt werden.

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