Checklist voor een goed georganiseerde veiligheidsbijeenkomst

Een veiligheidsbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een spreker en een presentatie. Je regelt deelnemers, dieetwensen, locatie, techniek, veiligheidsmaterialen en catering in een vaste volgorde. Begin met de datum, locatie en het programma; werk daarna toe naar registratie en techniek op de dag zelf. Deze checklist helpt je ook met details die vaak te laat worden geregeld, zoals presentaties, naambadges, kabels, huisregels en een getest geluidssysteem.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Locatie reserveren
Catering bestellen
Presentaties verzamelen
Hand-outs afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Opening en huisregels toelichten
Presentatie veiligheid verzorgen
Vragen en antwoorden begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Werkvormmaterialen uitdelen
2 personen
Resultaten van workshops verzamelen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Actiepunten plenair bespreken
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Presentaties en notities archiveren
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelbindersaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6
Serveerkommenaantal 8
Schaaltjesaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerbladenaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 80
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Programmapostersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 12
Plattegrondenaantal 20
EHBO-koffer
Batterijen AAaantal 16

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vloertrekker
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de sprekers uiterlijk 2 weken vooraf vast. Vraag presentaties meteen op, zodat je hand-outs kunt afdrukken en de laptop of projector vooraf kunt testen.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen niet pas bij binnenkomst. Sluit de inventarisatie 5 tot 7 dagen vooraf en geef de catering daarna het definitieve aantal deelnemers door.
Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor de locatiecontrole. Zet de registratietafel, tafels, stoelen, pijlborden en naambadges klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.
Test presentatietechniek en geluid met de echte laptop en microfoon. Controleer daarbij verlengkabels, stekkerdozen, kabelbinders, projector, scherm en luidsprekers; een losse kabel veroorzaakt snel vertraging.
Zet veiligheidsmaterialen zichtbaar maar ordelijk klaar en neem de huisregels direct na de opening door. Regel koffie, thee, water en gekoelde dranken vóór de registratie, zodat de ontvangst niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een veiligheidsbijeenkomst organiseren?: Begin minstens 4 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het programma. Bevestig sprekers, catering en techniek uiterlijk 1 week voor de bijeenkomst.
Wanneer moet ik de catering voor een veiligheidsbijeenkomst bestellen?: Bestel de catering zodra je een voorlopig deelnemersaantal hebt, bij voorkeur 2 weken vooraf. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen 5 tot 7 dagen voor de bijeenkomst door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor stoelen, tafels, registratie, catering, veiligheidsmaterialen en techniek. Plan daarnaast 15 tot 20 minuten voor een laatste geluid- en presentatietest.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste controleren?: Controleer eerst de vluchtroute, veiligheidsmaterialen en indeling van de ruimte. Test daarna de laptop, projector, microfoon en luidsprekers voordat je de registratietafel opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.