Checklist pour organiser une réunion de sécurité

Une réunion de sécurité réussie repose sur une préparation précise, bien avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à suivre les inscriptions, les besoins alimentaires, les intervenants, les supports et le matériel technique dans le bon ordre. Elle couvre aussi l’installation de la salle, l’accueil, le café et le buffet. Prévoyez un responsable pour l’inscription et une personne dédiée aux tests du son et de la projection le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Réserver le lieu
Commander le catering
Rassembler les présentations
Imprimer les documents
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les collations et le buffet
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Présenter l’ouverture et le règlement intérieur
Assurer la présentation sur la sécurité
Animer les questions-réponses
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Distribuer le matériel d’animation
2 personnes
Collecter les résultats des ateliers
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Animer les tables de discussion
6 personnes
Discuter des points d’action en plénière
2 personnes
Assurer la clôture
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les présentations et les notes
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Serre-câblesqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 6
Saladiers de serviceqté 8
Petits bolsqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Affiches du programmeqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 12
Plansqté 20
Trousse de premiers secours
Piles AAqté 16

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Raclette de sol
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et confirmez les intervenants plusieurs semaines à l’avance. Le programme doit être finalisé avant l’envoi des invitations afin d’indiquer clairement les horaires et les sujets abordés.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant la réunion. Gardez quelques portions adaptées en réserve.
Préparez les badges nominatifs, les documents imprimés et les présentations au moins 24 heures avant l’événement. Conservez aussi une copie des supports sur l’ordinateur portable et une autre sur une clé USB.
Arrivez environ 90 minutes avant le début pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription et le buffet. Testez le projecteur, le micro sans fil, les haut-parleurs et chaque rallonge avant l’ouverture des portes.
Mettez les boissons au frais la veille et préparez le café et le thé avant l’accueil. Pour éviter l’attente, installez les gobelets, tasses, assiettes et couverts sur la table du buffet, séparés de la zone d’inscription.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de sécurité ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion, avec le lieu, les horaires, le programme provisoire et une date limite d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réunion de sécurité ?: Prévoyez au moins 90 minutes sur place pour disposer les tables et les chaises, installer l’accueil, brancher la projection et tester la sonorisation. Ajoutez 30 minutes si la salle ou le matériel ne vous est pas familier.
Quand confirmer le traiteur pour une réunion de sécurité ?: Confirmez la commande 3 à 5 jours avant la réunion, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Vérifiez le nombre de participants, l’heure de livraison et l’espace disponible pour le buffet.
Que faut-il vérifier le jour d’une réunion de sécurité ?: Vérifiez au minimum l’accès à la salle, la disposition des sièges, les badges, les documents, la projection et le son. Faites ce contrôle 60 à 90 minutes avant l’accueil, puis gardez une personne disponible pendant les questions-réponses.

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