Zo organiseer je een veiligheidsavond

Begin met het doel, de datum en het programma van de veiligheidsavond. Leg daarna de locatie vast en boek sprekers of demonstrateurs, zodat je tijdig weet welke ruimte, techniek en veiligheidsmaatregelen nodig zijn. Controleer vergunningen en meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens toe naar een definitieve gastenlijst, een getest programma en een locatie die op de avond zelf veilig en overzichtelijk is ingericht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers en demonstrateurs boeken
2 personen
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Veiligheids- en ontruimingsplan maken
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma en route bevestigen
2 personen
12
Leveringen en materialen bestellen
2 personen
13
Presentaties verzamelen
14
Techniek testen
2 personen
15
Definitieve gastenlijst afdrukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ontruimingsroutes controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Presentatieruimte inrichten
3 personen
26
Techniek aansluiten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

29
Welkomstbalie bemannen
2 personen
30
Bezoekers registreren
2 personen
31
Programma toelichten
32
Presentaties begeleiden
2 personen
33
Demonstraties begeleiden
3 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Afvalbakken legen
38
Pauzeruimte schoonhouden
39
Vraag- en antwoordronde begeleiden
2 personen
40
Afsluiting aankondigen
41
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

42
Techniek uitschakelen
2 personen
43
Servies verzamelen
3 personen
44
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Materialen terugbrengen
3 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Eindcontrole locatie uitvoeren
2 personen
50
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kleedtafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 80
Tafelkleedensetsaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Flip-oversaantal 2
Flip-overstiftenaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 6
EHBO-koffer
Brandblusdekensaantal 2
Afzetlintaantal 2

Registratie

Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 30
Registratieformulierenaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Pennenbakjesaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het veiligheids- en ontruimingsplan zodra de locatie is gereserveerd. Noteer minimaal 2 duidelijk herkenbare vluchtroutes, een verzamelpunt en wie tijdens de avond de controle houdt.
Plan de techniek minstens 7 dagen vooraf met alle presentaties, de beamer, het projectiescherm, de laptop, microfoons en luidsprekers. Test op locatie ook stekkerdozen, verlengkabels en de presentatieklikker; een reserve-oplossing voorkomt vertraging.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond af en verwerk dieetwensen vóór je boodschappen doet. Druk daarna de definitieve gastenlijst en naamkaartjes, zodat de registratietafel niet op het laatste moment hoeft te worden ingericht.
Maak voor de ontvangst een vaste route met informatieborden en pijlen voor bewegwijzering. Zet de registratietafel bij de ingang en houd de doorgangen naar de presentatieruimte en ontruimingsroutes volledig vrij.
Koel dranken en bereid hapjes pas nadat het programma en het verwachte aantal aanwezigen vaststaan. Regel voor koffie en water bovendien voldoende kopjes, glazen, serveerschalen en thermoskannen; die worden bij een avond met demonstraties vaak onderschat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veiligheidsavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Boek dan de locatie en sprekers, controleer vergunningen en meldingen en maak het veiligheidsplan voordat de uitnodigingen uitgaan.
Wanneer moet je het ontruimingsplan voor een veiligheidsavond maken?: Maak het plan direct nadat de locatie is vastgelegd, uiterlijk 4 weken voor de avond. Controleer de routes opnieuw op de dag zelf, vóór tafels, stoelen en apparatuur worden geplaatst.
Wanneer test je de techniek voor een veiligheidsavond?: Test de volledige opstelling uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal een korte controle bij het openen van de locatie. Controleer niet alleen de beamer en microfoons, maar ook laptop, luidsprekers, kabels en stroompunten.
Hoeveel dagen voor de veiligheidsavond sluit je de aanmeldingen?: Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf als je catering en naamkaartjes moet voorbereiden. Gebruik daarna de definitieve gastenlijst om dieetwensen, boodschappen, zitopstelling en registratie af te ronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.