Organiser une soirée sécurité sans rien laisser au hasard

Une soirée sécurité demande davantage qu’un programme et quelques chaises. Commencez par fixer la date, le déroulé et le lieu, puis vérifiez rapidement les autorisations, les déclarations et le plan d’évacuation. Les intervenants, les démonstrateurs et les participants doivent ensuite être confirmés dans le même fil conducteur. La dernière semaine sert surtout à verrouiller la technique, les besoins alimentaires, les livraisons et l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver des intervenants et des démonstrateurs
2 personnes
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Élaborer le plan de sécurité et d’évacuation
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer le programme et l'itinéraire
2 personnes
12
Commander les livraisons et les matériaux
2 personnes
13
Rassembler les présentations
14
Tester la technique
2 personnes
15
Imprimer la liste définitive des invités
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les issues d’évacuation
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
26
Brancher la technique
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

29
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
31
Présenter le programme
32
Animer les présentations
2 personnes
33
Encadrer les démonstrations
3 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Vider les poubelles
38
Maintenir la salle de pause propre
39
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
40
Annoncer la clôture
41
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

42
Éteindre la technique
2 personnes
43
Rassembler la vaisselle
3 personnes
44
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
45
Nettoyer l’espace
3 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Rapporter le matériel
3 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes
50
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de maquillageqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pince de serviceqté 6
Glacièresqté 3

Décoration

Porte-nomsqté 80
Sets de nappesqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Flèches de signalisationqté 12
Chevaletsqté 2
Feutres pour paperboardqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 6
Trousse de premiers secours
Couvertures anti-feuqté 2
Ruban de balisageqté 2

Inscription

Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 100
Badges nominatifsqté 100
Pots à stylosqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 2 semaines pour vérifier les autorisations, les déclarations et les contraintes d’évacuation.
Envoyez les invitations avec un formulaire d’inscription dès que le programme est suffisamment stable. Arrêtez la liste définitive des invités 3 à 5 jours avant la soirée pour préparer les badges nominatifs.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire, puis transmettez le récapitulatif au plus tard 5 jours avant l’événement. Prévoyez les en-cas et les boissons en fonction du nombre confirmé, plutôt que du nombre invité.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi les multiprises, les rallonges et les batteries externes : ce sont les oublis qui bloquent souvent une présentation.
Ouvrez le lieu assez tôt pour contrôler les issues d’évacuation avant l’installation. Réservez ensuite un temps distinct pour la table d’inscription, les flèches de signalisation, les tables, les chaises et l’espace de présentation.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une soirée sécurité ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, confirmer les intervenants, vérifier les autorisations et construire le programme.
Quand envoyer les invitations pour une soirée sécurité ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec le formulaire d’inscription. Fermez les inscriptions environ 5 jours avant afin de confirmer les repas, les badges et les quantités de boissons.
Combien de temps prévoir pour tester la technique ?: Prévoyez un test complet la veille, pendant 30 à 60 minutes. Recommencez un contrôle rapide à l’ouverture du lieu, avant l’arrivée des participants.
Quand préparer le plan d’évacuation ?: Préparez-le dès que le lieu est réservé, idéalement 4 semaines avant la soirée. Vérifiez les issues le jour même et rendez le parcours visible avec des panneaux et des flèches de signalisation.

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