Valentijnsbarbecue organiseren: checklist

Een Valentijnsbarbecue vraagt om meer voorbereiding dan alleen vlees en kolen regelen. Je hebt een barbecue, gas, beschutting, koeling en een duidelijke indeling nodig, zeker als het weer omslaat. Verzamel dieetwensen direct met de aanmeldingen en plan de boodschappen, voorbereiding en opbouw op aparte momenten. Met deze checklist werk je van uitnodiging naar een veilige barbecue en een aangeklede eetplek, zonder op het laatste moment nog tafels, verlichting of servies te moeten regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanwezigheidslijst opstellen
Barbecue reserveren
Partytent reserveren
Weersverwachting controleren
Indeling van de locatie maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Barbecue en gas ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees en vegetarische producten bewaren
Groenten en salades voorbereiden
3 personen
Dessert voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Tafels feestelijk dekken
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
Barbecue veilig opstellen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aperitief en hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Barbecuegerechten grillen
3 personen
Salades en bijgerechten serveren
2 personen
Vegetarische gerechten apart grillen
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Barbecue veilig uitdoven
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afruimen
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Barbecue reinigen
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Buffettafelaantal 2
Drankentafel
Statafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 35
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Gasbarbecueaantal 2
Gasflessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Barbecuetangenaantal 4
Barbecuekwastenaantal 2
Aluminium schalenaantal 8
Koffiezetapparaat

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Valentijnsslingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting uiterlijk 3 dagen vooraf en reserveer een partytent op tijd. Bij regen heb je niet alleen beschutting nodig, maar ook ruimte voor het buffet en de drankentafel.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en houd een actuele aanwezigheidslijst bij. Leg vegetarische producten apart en bewaar vlees en andere gekoelde ingrediënten direct in koelboxen.
Plan de boodschappen niet op dezelfde dag als de opbouw. Haal barbecue en gas eerder op, koel dranken vooraf en bereid groenten, salades en dessert zoveel mogelijk de dag ervoor.
Zet de gasbarbecue buiten en op voldoende afstand van tentdoek, slingers en lichtsnoeren. Controleer gasfles, verlengsnoeren en verlichting voordat gasten arriveren; losse kabels vormen snel een struikelgevaar.
Maak vóór de opbouw een eenvoudige locatie-indeling met barbecue, buffet, drankentafel, tafels en stoelen. Hang versiering en verlichting pas op nadat de tent staat, zodat je niet opnieuw hoeft te werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Valentijnsbarbecue organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met uitnodigingen en het reserveren van barbecue en partytent. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in de eerste 2 weken, zodat je uiterlijk 3 dagen vooraf boodschappen en weersmaatregelen kunt vastleggen.
Wanneer moet ik vlees en vegetarische producten kopen voor een Valentijnsbarbecue?: Koop gekoelde producten bij voorkeur 1 dag vooraf en bewaar ze direct gekoeld. Haal kwetsbare producten niet al vroeg op de feestdag zonder koelbox; bereid groenten, salades en dessert zoveel mogelijk de dag ervoor.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Valentijnsbarbecue op te bouwen?: Reken voor tent, tafels, stoelen, decoratie, verlichting en buffet op minimaal 2 uur met 2 tot 3 personen. Zet de barbecue daarna veilig op en steek hem ongeveer 30 minuten vóór het eten aan.
Wat moet ik doen als het regent tijdens een Valentijnsbarbecue?: Controleer de weersverwachting 3 dagen en opnieuw 1 dag vooraf. Zet een partytent klaar met ruimte voor het buffet en de drankentafel, maar plaats de gasbarbecue buiten de tent en houd minimaal één droge route naar de eetplek vrij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.