Checklist vakantieweek organiseren

Een vakantieweek organiseren vraagt meer dan een programma en een slaapplaats. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten, vervoer, maaltijden en materiaal op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna het weekprogramma en de deelnemersinformatie uit. In de laatste dagen verschuift de aandacht naar boodschappen, koelproducten, slaapplaatsen, keuken en registratie. Met deze checklist houd je de 82 taken en 64 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma voor de week maken
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Deelnemerslijsten opstellen
2 personen
Reserveringen bevestigen
2 personen
Vervoer voor activiteiten regelen
2 personen
Maaltijdplanning uitwerken
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Spelmateriaal aanvullen
2 personen
Kamers en slaapplaatsen indelen
3 personen
Routebeschrijvingen printen
Boodschappen doen
4 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
Keuken inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
EHBO-set controleren

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Bagage naar kamers brengen
4 personen
Huisregels uitleggen
3 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dagprogramma uitleggen
2 personen
Ontbijt klaarzetten
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Ochtendspellen begeleiden
5 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Lunch serveren
3 personen
Middagactiviteit begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Diner bereiden
4 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Ontbijt en lunch verzorgen
5 personen
Speurtocht begeleiden
6 personen
Creatieve workshop begeleiden
4 personen
Diner bereiden en serveren
5 personen
Filmavond begeleiden
3 personen
Sportdag begeleiden
6 personen
Picknicklunch verzorgen
4 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Barbecue voorbereiden
5 personen
Barbecue serveren
5 personen
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
Ontbijt verzorgen
4 personen
Uitstapje begeleiden
6 personen
Reisbenodigdheden uitdelen
3 personen
Snacks en drinken uitdelen
3 personen
Pizzamaaltijd voorbereiden
4 personen
Pizzamaaltijd serveren
4 personen
Quizavond begeleiden
4 personen
Teamspellen begeleiden
5 personen
Lunch en pauzedrankjes verzorgen
4 personen
Talentenshow voorbereiden
4 personen
Talentenshow begeleiden
5 personen
Feestmaaltijd bereiden
5 personen
Feestmaaltijd serveren
5 personen
Ontbijt verzorgen
4 personen
Laatste groepsactiviteit begeleiden
4 personen
Bagage verzamelen
4 personen
Lunch serveren
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
3 personen
Slaapruimtes schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
2 personen
Locatie opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Bankenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Pannenaantal 6
Kookpottenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Vergietenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 32

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Knutselpapieraantal 5
Kleurpotlodenaantal 10
Viltstiftenaantal 10

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 2
Volleybalaantal 2
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Waterpistolenaantal 12
Frisbeesaantal 8
Badmintonsetsaantal 6
Blinddoekenaantal 12
Touwaantal 2
Zakloopzakkenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakkenaantal 100
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende sprayaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma minstens 4 weken vooraf en noteer per activiteit de deelnemers, benodigde materialen en het vervoer. Zo zie je tijdig welke reserveringen nog bevestigd moeten worden.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 2 weken voor vertrek. Gebruik die gegevens bij de maaltijdplanning en bewaar een actuele deelnemerslijst bij de registratietafel.
Controleer 7 dagen vooraf servies, kookmateriaal, spelmateriaal, beamer, draagbare speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen. Vul ontbrekende spullen aan voordat je boodschappen en materiaal naar de locatie brengt.
Deel kamers en slaapplaatsen uiterlijk 3 dagen vooraf in en deel de indeling met de begeleiders. Richt de slaapplaatsen, keuken en gemeenschappelijke ruimtes vervolgens in voordat de deelnemers aankomen.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en koop koelproducten zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag vóór vertrek. Gebruik koelboxen voor het vervoer en zet bij aankomst direct water, bekers en maaltijden klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vakantieweek organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen, zodat je uiterlijk 2 weken voor vertrek deelnemerslijsten, dieetwensen en noodcontacten hebt.
Wanneer maak je het programma voor een vakantieweek?: Maak een eerste programma 6 tot 8 weken vooraf en werk het uiterlijk 2 weken voor vertrek definitief uit. Plan per activiteit ook vervoer, reserveringen en benodigd materiaal.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een vakantieweek?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en koop koelproducten maximaal 1 dag voor vertrek. Controleer eerst de voorraad en neem koelboxen mee voor vervoer en opslag.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op locatie?: Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor schoonmaken, slaapplaatsen inrichten, keuken klaarzetten, tafels en stoelen opstellen en de registratietafel voorbereiden. Plan dit vóór de aankomst van de deelnemers, niet tijdens het ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.