Checklist pour organiser une semaine de vacances

Une semaine de vacances réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et le lieu, puis les inscriptions, le programme et la logistique. Cette checklist vous aide à ne rien oublier, des contacts d’urgence aux couchages, en passant par les repas et le transport. Elle couvre aussi les derniers préparatifs sur place : courses fraîches, installation de la cuisine, tables, chaises et espace d’inscription. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et suivre les 82 tâches du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme de la semaine
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
Établir les listes de participants
2 personnes
Confirmer les réservations
2 personnes
Organiser le transport pour les activités
2 personnes
Élaborer la planification des repas
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
Répartir les chambres et les couchages
3 personnes
Imprimer les itinéraires
Faire les courses
4 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Aménager les couchages
4 personnes
Aménager la cuisine
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Apporter les bagages dans les chambres
4 personnes
Expliquer le règlement intérieur
3 personnes
Animer les jeux de знакомства
4 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Expliquer le programme de la journée
2 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Animer les jeux du matin
5 personnes
Préparer le déjeuner
3 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Animer l’activité de l’après-midi
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Animer le jeu du soir
5 personnes
Prévoir le petit-déjeuner et le déjeuner
5 personnes
Encadrer la chasse au trésor
6 personnes
Animer l’atelier créatif
4 personnes
Préparer et servir le dîner
5 personnes
Encadrer la soirée cinéma
3 personnes
Encadrer la journée sportive
6 personnes
Préparer le déjeuner pique-nique
4 personnes
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
Préparer le barbecue
5 personnes
Servir le barbecue
5 personnes
Animer la soirée feu de camp
4 personnes
Préparer le petit-déjeuner
4 personnes
Encadrer la sortie
6 personnes
Distribuer le matériel de voyage
3 personnes
Distribuer les snacks et les boissons
3 personnes
Préparer le repas pizza
4 personnes
Servir le repas pizza
4 personnes
Encadrer la soirée quiz
4 personnes
Encadrer les jeux d'équipe
5 personnes
Assurer le déjeuner et les boissons de pause
4 personnes
Préparer le spectacle de talents
4 personnes
Encadrer le spectacle de talents
5 personnes
Préparer le repas de fête
5 personnes
Servir le repas de fête
5 personnes
Préparer le petit-déjeuner
4 personnes
Animer la dernière activité de groupe
4 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
Nettoyer les dortoirs
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Trier les objets trouvés
2 personnes
Remettre le lieu en état
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Bancsqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Tassesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Casserolesqté 6
Casserolesqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Passoiresqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Enceintes portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 32

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Papier de bricolageqté 5
Crayons de couleurqté 10
Feutresqté 10

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Volley-ballqté 2
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Pistolets à eauqté 12
Frisbeesqté 8
Sets de badmintonqté 6
Masquesqté 12
Cordeqté 2
Sacs de course en sacqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 6
Sacs poubelleqté 100
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le lieu et le programme de la semaine avant d’envoyer les invitations. Les réservations et le transport dépendent directement de ces trois éléments.
Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dès l’inscription. Regroupez ensuite les informations dans une liste de participants facilement accessible aux responsables.
Répartissez les chambres et les couchages avant l’arrivée du groupe, puis aménagez-les sur place. Prévoyez aussi des portants à vêtements et des bacs de rangement pour éviter les affaires posées partout.
Contrôlez séparément les stocks de cuisine, le matériel de jeu et l’équipement technique. Vérifiez notamment les rallonges, multiprises, vidéoprojecteur, écran et enceintes avant le départ.
Faites les courses en deux temps : les produits non périssables avant l’acheminement du matériel, puis les produits frais à conserver au froid au dernier moment. Utilisez des glacières pour limiter les problèmes pendant le transport.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une semaine de vacances ?: Commencez au moins 8 semaines avant le départ pour fixer le lieu, établir le programme et lancer les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les réservations, acheter les produits frais et vérifier le matériel.
Que faut-il demander lors de l’inscription ?: Demandez les coordonnées du participant, ses besoins alimentaires et un contact d’urgence. Pour les mineurs, vérifiez également que les informations nécessaires sont complètes avant de finaliser la liste des participants.
Comment organiser les repas pour une semaine de vacances ?: Établissez le planning des repas avant de faire la liste de courses, en comptant chaque déjeuner, dîner et petit-déjeuner de la semaine. Vérifiez ensuite les stocks, les casseroles, saladiers, planches à découper, passoires et ustensiles de service.
Quand installer le lieu d’accueil ?: Prévoyez l’installation le jour précédant l’arrivée, ou au moins 3 heures avant le début si le site est déjà accessible. Nettoyez les espaces, aménagez les couchages et la cuisine, installez les tables et chaises, puis préparez la table d’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.