Ferienwoche organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Ferienwoche braucht mehr als ein Programm und genügend Schlafplätze. Du musst Anmeldungen, Notfallkontakte, Ernährungswünsche und Zimmeraufteilung früh zusammenbringen, damit vor Ort nichts fehlt. Plane außerdem Reservierungen, Transporte und Mahlzeiten mit festen Fristen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Termin- und Ortsentscheidung bis zum Aufbau von Küche, Registrierung und Gemeinschaftsräumen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Wochenprogramm erstellen
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
Teilnehmerlisten erstellen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
2 Personen
Transport für Aktivitäten organisieren
2 Personen
Mahlzeitenplanung ausarbeiten
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Spielmaterial auffüllen
2 Personen
Zimmer und Schlafplätze einteilen
3 Personen
Wegbeschreibungen drucken
Einkaufen gehen
4 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Schlafplätze einrichten
4 Personen
Küche einrichten
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Erste-Hilfe-Set prüfen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Gepäck in die Zimmer bringen
4 Personen
Hausregeln erklären
3 Personen
Kennenlernspiele anleiten
4 Personen
Abendessen zubereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Tagesprogramm erklären
2 Personen
Frühstück vorbereiten
3 Personen
Frühstück servieren
3 Personen
Morgenspiele betreuen
5 Personen
Mittagessen vorbereiten
3 Personen
Mittagessen servieren
3 Personen
Nachmittagsaktivität begleiten
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendessen zubereiten
4 Personen
Abendspiel begleiten
5 Personen
Frühstück und Mittagessen organisieren
5 Personen
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
Kreativen Workshop begleiten
4 Personen
Abendessen zubereiten und servieren
5 Personen
Filmabend betreuen
3 Personen
Sporttag betreuen
6 Personen
Picknickmittagessen organisieren
4 Personen
Wasserstellen auffüllen
2 Personen
Grill vorbereiten
5 Personen
Barbecue servieren
5 Personen
Lagerfeuerabend begleiten
4 Personen
Frühstück bereitstellen
4 Personen
Ausflug betreuen
6 Personen
Reisezubehör verteilen
3 Personen
Snacks und Getränke verteilen
3 Personen
Pizzamahlzeit vorbereiten
4 Personen
Pizzamalzeit servieren
4 Personen
Quizabend betreuen
4 Personen
Teamspiele betreuen
5 Personen
Mittagessen und Pausengetränke organisieren
4 Personen
Talentshow vorbereiten
4 Personen
Talentshow begleiten
5 Personen
Festmahl zubereiten
5 Personen
Festmahl servieren
5 Personen
Frühstück bereitstellen
4 Personen
Letzte Gruppenaktivität begleiten
4 Personen
Gepäck sammeln
4 Personen
Mittagessen servieren
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Küche reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
3 Personen
Schlafräume reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
Gefundene Gegenstände sortieren
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 36
BänkeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
TassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
PfannenAnz. 6
KochtöpfeAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
SiebAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3

Ausstattung

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
BatterienAnz. 32

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
BastelpapierAnz. 5
BuntstifteAnz. 10
FilzstifteAnz. 10

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
BasketbälleAnz. 2
VolleyballAnz. 2
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 12
ReifenAnz. 12
WasserpistolenAnz. 12
FrisbeesAnz. 8
BadmintonsätzeAnz. 6
AugenbindenAnz. 12
SeilAnz. 2
SackhüpfsäckeAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6
MüllsäckeAnz. 100
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionssprayAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort mindestens 8 Wochen vorher fest. Verschicke danach die Einladungen und setze für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte ein klares Rückgabedatum.
Erstelle das Wochenprogramm spätestens 4 Wochen vor Beginn. Prüfe dabei jede Aktivität auf Reservierung, Transportbedarf und benötigtes Spiel- oder Arbeitsmaterial.
Teile Zimmer und Schlafplätze mindestens 2 Wochen vorher ein. Drucke Wegbeschreibungen und Teilnehmerlisten aus und bewahre zusätzlich eine digitale Kopie auf.
Plane Mahlzeiten für jeden Tag und rechne pro Person mindestens einen Teller, einen Becher und ein Besteckset ein. Kühlprodukte solltest du erst kurz vor der Abfahrt einkaufen und in Kühlboxen transportieren.
Bringe Materialien, Mobiliar und Technik spätestens am Vortag zum Veranstaltungsort. Baue Registrierungstisch, Küche, Schlafplätze, Tische und Stühle zuerst auf; Dekoration und Lichterketten kommen danach.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ferienwoche organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programmrahmen. Reservierungen, Einladungen und Transport sollten spätestens 4 Wochen vor dem Start geklärt sein.
Wann müssen die Anmeldungen für eine Ferienwoche abgeschlossen sein?: Setze die Anmeldefrist etwa 4 Wochen vor Beginn. So bleiben dir mindestens 14 Tage, um Teilnehmerlisten, Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Zimmer und Schlafplätze zu planen.
Wie plant man die Verpflegung für eine Ferienwoche?: Erstelle 2 bis 3 Wochen vorher einen Tagesplan für alle Mahlzeiten und prüfe vorhandenes Geschirr sowie Küchenausstattung. Kaufe haltbare Lebensmittel früher und Kühlprodukte möglichst 1 bis 2 Tage vor Beginn.
Wann sollte man den Veranstaltungsort für eine Ferienwoche aufbauen?: Plane den Aufbau am Vortag ein, besonders wenn Küche, Schlafplätze und Technik eingerichtet werden müssen. Rechne je nach Gruppengröße mindestens 3 bis 4 Stunden für Reinigung, Möbel, Materialien und Registrierung ein.

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