Checklist voor een vakantieverjaardag organiseren

Een vakantieverjaardag vraagt om meer voorbereiding dan een gewone verjaardag, omdat gasten mogelijk weg zijn en het weer snel kan omslaan. Begin met uitnodigingen en aanmeldingen, verzamel dieetwensen en leg de bakkerij op tijd vast. Regel daarna eten, drinken, tafels en stoelen, en maak een binnenplan voor regen. Op de dag zelf draait alles om koelen, klaarzetten en een soepele ontvangst, zodat je niet tijdens het aansnijden van de taart nog servies of ijs hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gastenlijst afronden
Bakkerij reserveren
Boodschappen bestellen
Weersverwachting controleren
Binnenruimte vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Partytent opzetten
3 personen
Buitenverlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek klaarzetten
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarleggen
Buffettafel inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Taart klaarzetten
Toilet controleren

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hoofdmaaltijd serveren
3 personen
Afval tussentijds verzamelen

Nazorg

Servies afruimen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
Meubilair terugplaatsen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 24
Partytent
Parasolsaantal 2
Buffettafel
Krukkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 30
Kommetjesaantal 24
Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 24
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 5
Servettenhoudersaantal 5
Bloemenvazenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Taartschep
Flessenopenersaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Ledlantaarnsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag uiterlijk drie weken vooraf om aanmeldingen en dieetwensen. Rond de gastenlijst daarna af, zodat je het aantal borden, glazen, stoelen en porties gericht kunt bepalen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en beslis dan of de partytent, parasols en binnenruimte nodig zijn. Zet tafels en stoelen zo neer dat je bij regen snel naar binnen kunt uitwijken.
Zet dranken minimaal vier uur voor de ontvangst koud. Gebruik koelboxen en plan extra ijsblokjes, want warme flessen koelen tijdens het feest niet snel genoeg terug.
Leg servies, bestek, serveerschalen en opscheplepels vóór de gasten arriveren op de buffettafel. Houd taartschep, koffiekopjes en het koffiezetapparaat apart beschikbaar voor het moment na de taart.
Test muziek, verlengkabels, stekkerdozen en lichtsnoeren vóór het donker wordt. Controleer ook het toilet en zorg dat de welkomstdrankjes al klaarstaan wanneer de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vakantieverjaardag organiseren?: Stuur de uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf, omdat gasten in de vakantie vaker afwezig zijn. Reserveer de bakkerij en bestel boodschappen zodra het verwachte aantal gasten duidelijk is, bij voorkeur uiterlijk één week van tevoren.
Wanneer controleer ik het weer voor een vakantieverjaardag?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis dan over de partytent, parasols en de beschikbare binnenruimte, zodat je niet pas bij de eerste regenbui hoeft te schuiven.
Hoeveel drank moet ik inslaan voor een vakantieverjaardag?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna gemiddeld één drankje per uur. Zet alles minstens vier uur vooraf koud en houd extra water beschikbaar bij warm weer.
Wanneer zet ik de taart en het buffet klaar?: Zet het buffet ongeveer 30 minuten voor ontvangst klaar, maar snijd hapjes en vul kwetsbare gerechten zo laat mogelijk aan. Haal de taart kort voor het aansnijden tevoorschijn en leg de taartschep al klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.