LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een urban dancefestival organiseren

Een urban dancefestival vraagt om meer dan een podium en goede muziek. Je regelt tegelijk artiesten, DJ’s, workshops, dansjury, geluidslimieten, techniek, veiligheid en publieksstroom. Begin met datum en locatie, controleer daarna vergunningen en geluidsregels voordat je programma en promotie vastlegt. In de laatste weken komen aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, catering en materialen samen. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een uitvoerbaar draaiboek voor de festivaldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Locatie reserveren

  • Geluidslimieten controleren

  • Artiesten boeken

    2 personen

  • DJ's vastleggen

    2 personen

  • Dansjury uitnodigen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Workshopdocenten boeken

    2 personen

  • Aanmeldformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotie online plaatsen

    2 personen

  • Posters verspreiden

    3 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Catering reserveren

  • Techniek reserveren

  • Beveiliging reserveren

  • EHBO-post afspreken

  • Draaiboek afdrukken

  • Plattegrond maken

  • Polsbandjes bestellen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Crewbriefing voorbereiden

  • Locatie inspecteren

    3 personen

  • Laadzone vrijhouden

    2 personen

  • Podium opbouwen

    5 personen

  • Geluidsinstallatie plaatsen

    4 personen

  • Lichtinstallatie plaatsen

    3 personen

  • Dansvloer leggen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Informatiebalie inrichten

    2 personen

  • Workshopruimtes inrichten

    3 personen

  • Cateringpunt inrichten

    3 personen

  • Drankpunten inrichten

    3 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Techniek testen

    4 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Workshopmaterialen klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Crewbriefing geven

    2 personen

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

Event

  • Deelnemers registreren

    4 personen

  • Polsbandjes uitdelen

    3 personen

  • Bezoekers informeren

    2 personen

  • Workshops begeleiden

    4 personen

  • DJ's aankondigen

  • Muziekprogramma uitvoeren

    3 personen

  • Dansbattles begeleiden

    4 personen

  • Jurybriefing geven

    2 personen

  • Juryuitslagen verzamelen

    2 personen

  • Winnaars bekendmaken

    2 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • EHBO aanspreekpunt bemannen

    2 personen

  • Bezoekersstromen begeleiden

    3 personen

  • Beveiliging bij ingang inzetten

    2 personen

  • Eindmuziek aankondigen

  • Bezoekers naar uitgang begeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    3 personen

  • Catering opruimen

    4 personen

  • Afval sorteren

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Dansvloer demonteren

    4 personen

  • Podium demonteren

    5 personen

  • Geluidsinstallatie inpakken

    4 personen

  • Lichtinstallatie inpakken

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    5 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Podiumdelenaantal 12
  • Dansvloerpanelenaantal 40
  • Statafelsaantal 12
  • Klaptafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 80
  • Partytentenaantal 3
  • Afzethekkenaantal 12
  • Garderoberekkenaantal 3
  • Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 4
  • Subwoofersaantal 2
  • Mengtafel
  • DJ-controllersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 3
  • Microfoonstatievenaantal 3
  • Monitorluidsprekersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 10
  • Stekkerdozenaantal 8

Verlichting

  • LED-spotsaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 2
  • Lichtslangenaantal 6

Decoratie

  • Achtergronddoekenaantal 3
  • Ballonnenbogenaantal 2
  • Decoratieve vlaggenaantal 6
  • Plakbandaantal 8
  • Tie-wrapsaantal 200
  • Pijlenbordenaantal 10

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 500
  • Herbruikbare bordenaantal 250
  • Besteksetsaantal 250
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Serveerschalenaantal 20
  • Serveertangenaantal 10

Keuken

  • Koelboxenaantal 8
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkokersaantal 3
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Koelelementenaantal 30

Sportmateriaal

  • Yoga- en dansmattenaantal 40
  • Trainingspionnenaantal 20
  • Springtouwenaantal 15

Schoonmaak

  • Stoffer en blikaantal 4
  • Bezemsetsaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 6
  • Afvalbakkenaantal 12
  • Handdesinfectiehoudersaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg datum, locatie en geluidslimieten eerst vast. Controleer vóór je artiesten en DJ’s boekt hoeveel geluid de locatie toestaat en welke vergunningen nodig zijn.
  • Plan techniek niet alleen rond de DJ. Reserveer ook monitorluidsprekers, draadloze microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen voor presentaties, workshops en jurybeoordelingen.
  • Maak het programma pas definitief nadat artiesten, DJ’s, workshopdocenten en dansjury hun tijden hebben bevestigd. Zet per onderdeel een begin- en eindtijd en houd ruimte vrij voor wissels.
  • Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers op tijd door aan de cateraar. Controleer daarnaast of je genoeg herbruikbare bekers, borden en besteksets hebt.
  • Werk in de laatste week met een plattegrond en een afgedrukt draaiboek. Markeer daarop podium, dansvloer, garderobe, EHBO-post, beveiliging, afzethekken en de plekken voor vrijwilligers en techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een urban dancefestival organiseren?
Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en geluidslimieten. Boek artiesten, DJ’s, workshopdocenten en jury daarna zo snel mogelijk; promotie kan zodra het programma voldoende vaststaat.
Welke techniek heb ik nodig voor een urban dancefestival?
Reken minimaal op luidsprekers, subwoofers, een mengtafel, DJ-controllers en monitorluidsprekers. Voeg voor presentaties en juryonderdelen draadloze microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen toe.
Wanneer moet ik vrijwilligers indelen voor een urban dancefestival?
Wervel vrijwilligers uiterlijk 6 weken vooraf en maak de definitieve indeling 2 tot 3 weken voor het festival. Plan duidelijke diensten voor ontvangst, garderobe, backstage, publieksbegeleiding en opruimen.
Wanneer moet ik het draaiboek van een urban dancefestival afdrukken?
Maak een eerste versie ongeveer 2 weken vooraf en werk wijzigingen tot 2 dagen voor het festival bij. Druk op de laatste werkdag meerdere exemplaren af voor organisatie, techniek, beveiliging, EHBO en de coördinatoren.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!