Checklist pour organiser un festival de danse urbaine

Un festival de danse urbaine demande une coordination précise entre artistes, DJ, jury, ateliers, public et équipes techniques. Cette checklist de 82 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du lieu aux derniers contrôles sur place. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour la scène, le son, l’éclairage, l’accueil et la sécurité. Commencez par les autorisations et les réservations, puis gardez les inscriptions, le programme et la logistique sous contrôle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver le lieu
Vérifier les limites sonores
Réserver des artistes
2 personnes
Réserver les DJ
2 personnes
Inviter le jury de danse
Établir le programme
2 personnes
Réserver les animateurs d’atelier
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la technique
Réserver la sécurité
Convenir du poste de premiers secours
Imprimer le déroulé
Créer le plan
Commander des bracelets
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le briefing de l'équipe
Inspecter le lieu
3 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Monter la scène
5 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la piste de danse
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
installer la signalisation
2 personnes
Tester la technique
4 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer le matériel d'atelier
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Faire le briefing de l'équipe
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Annoncer les DJ's
Exécuter le programme musical
3 personnes
Animer les battles de danse
4 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Collecter les résultats du jury
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tenir le point de contact des premiers secours
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Déployer la sécurité à l’entrée
2 personnes
Annoncer la musique de fin
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la piste de danse
4 personnes
Démonter le podium
5 personnes
Emballer l’installation sonore
4 personnes
Emballer l’installation lumineuse
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Panneaux de piste de danseqté 40
Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tentes de réceptionqté 3
Barrières de sécuritéqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 120

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Contrôleurs DJqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Enceintes de monitoringqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Arches de ballonsqté 2
Drapeaux décoratifsqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Panneaux de directionqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettes réutilisablesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pains de glaceqté 30

Matériel de sport

Tapis de yoga et de danseqté 40
Plots d’entraînementqté 20
Cordes à sauterqté 15

Nettoyage

Balayette et pelleqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Poubellesqté 12
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 4 à 6 mois avant l’événement. Vérifiez dès le départ les autorisations nécessaires, les limites sonores et les horaires réellement autorisés.
Réservez les artistes, les DJ, le jury et les animateurs avant de publier le programme. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre les temps forts pour absorber les retards et les changements de plateau.
Ouvrez les inscriptions dès que le formulaire, le règlement et le programme provisoire sont prêts. Demandez immédiatement les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur au plus tard 7 jours avant le festival.
Prévoyez un responsable pour chaque équipe de bénévoles et répartissez les postes avant le jour J. L’accueil, les bracelets, les coulisses, l’orientation du public et les pauses ne doivent pas dépendre d’une seule personne.
Faites un contrôle technique sur place 1 à 2 semaines avant l’événement. Testez les haut-parleurs, subwoofers, micros, éclairages, rallonges et multiprises, puis imprimez le déroulé et le plan en plusieurs exemplaires.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de danse urbaine ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, le lieu, les artistes, la technique et la sécurité doivent être confirmés avant de lancer la promotion.
Combien de temps avant faut-il réserver les artistes et les DJ ?: Contactez-les 3 à 5 mois à l’avance, surtout si plusieurs artistes participent au programme. Demandez une confirmation écrite avec les horaires, les besoins techniques et les conditions d’accueil.
Quand ouvrir les inscriptions au festival ?: Ouvrez les inscriptions 6 à 10 semaines avant l’événement, une fois le lieu et les grandes lignes du programme confirmés. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant afin de finaliser les repas et l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de danse urbaine ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour 5 à 8 bénévoles, puis répartissez les équipes entre accueil, orientation, coulisses, technique et sécurité. Finalisez les affectations 2 semaines avant et confirmez les disponibilités 3 jours avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.