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Urban Dance Festival organisieren: die Checkliste

Ein Urban Dance Festival braucht mehr als DJs und eine Tanzfläche. Du musst Location, Genehmigungen, Lärmgrenzen, Künstler, Workshops und Jury frühzeitig koordinieren. Gleichzeitig hängen Anmeldung, Helfer, Catering, Technik und Sicherheit voneinander ab. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminentscheidung bis zum Lageplan, den Armbändern und der letzten Einkaufsprüfung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Location reservieren

  • Lärmgrenzen prüfen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • DJs festlegen

    2 Personen

  • Tanzjury einladen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Workshopleiter buchen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Erste-Hilfe-Station abstimmen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Lageplan erstellen

  • Armbänder bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Crew-Briefing vorbereiten

  • Location inspizieren

    3 Personen

  • Ladezone freihalten

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    5 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    4 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Tanzfläche verlegen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Workshopräume einrichten

    3 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Technik testen

    4 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Workshopmaterialien bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Crew-Briefing geben

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Armbänder verteilen

    3 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    4 Personen

  • DJ's ankündigen

  • Musikprogramm durchführen

    3 Personen

  • Dance Battles begleiten

    4 Personen

  • Jury-Briefing geben

    2 Personen

  • Juryergebnisse sammeln

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen

    2 Personen

  • Besucherströme lenken

    3 Personen

  • Sicherheit am Eingang einsetzen

    2 Personen

  • Abschlussmusik ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tanzboden abbauen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    5 Personen

  • Beschallungsanlage verpacken

    4 Personen

  • Lichtanlage verpacken

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • TanzbodenplattenAnz. 40
  • StehtischeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • PartyzelteAnz. 3
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 120

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • DJ-ControllerAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 2
  • LichtschläucheAnz. 6

Dekoration

  • HintergrundtücherAnz. 3
  • BallonbögenAnz. 2
  • Dekorative FlaggenAnz. 6
  • KlebebandAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 200
  • PfeiltafelnAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 500
  • Mehrweg-TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 10

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 30

Sportmaterial

  • Yoga- und TanzmattenAnz. 40
  • TrainingskegelAnz. 20
  • SpringseileAnz. 15

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und Lärmgrenzen, bevor du Location oder Künstler verbindlich buchst. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, weil Auflagen den Ablauf und die Technik beeinflussen können.
  • Lege das Programm erst fest, wenn DJs, Künstler, Workshopleiter und Tanzjury zugesagt haben. Ordne anschließend Workshops, Battles und Pausen mit konkreten Uhrzeiten, damit Moderation und Technik ein gemeinsames Drehbuch haben.
  • Schließe die Anmeldung spätestens 2 Wochen vor dem Festival und frage dabei Ernährungswünsche ab. So kann das Catering die benötigten Portionen planen, statt kurzfristig nachbestellen zu müssen.
  • Teile Freiwillige nicht nur nach Schichten, sondern nach Aufgaben ein: Einlass, Garderobe, Workshopbereich, Technikwege und Erste-Hilfe-Station brauchen jeweils eine zuständige Person. Schicke den Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher an alle Helfer.
  • Erstelle den Lageplan, bevor du Tanzbodenplatten, Bühne, Absperrgitter, Garderobenständer und Stehtische aufstellst. Markiere Stromwege, Fluchtwege, Lautsprecher, Subwoofer und die Erste-Hilfe-Station und drucke den Plan für Aufbau und Einlass aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Urban Dance Festival organisieren?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Genehmigungen, Location, Künstler, DJs, Workshopleiter und Technik sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin angefragt oder gebucht sein.
Wann sollte ich die Anmeldung für ein Urban Dance Festival schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 14 Tage vor dem Festival. Dann bleiben rund 7 bis 10 Tage, um Teilnehmerlisten, Ernährungswünsche, Armbänder, Catering und Helfereinteilung zu finalisieren.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Urban Dance Festival?
Plane mindestens eine zuständige Person pro Bereich ein: Einlass, Garderobe, Workshops, Backstage, Technikwege und Erste Hilfe. Für jede laufende Schicht solltest du zusätzlich eine Reserve von etwa 10 bis 15 Prozent einrechnen.
Wann muss die Technik für ein Urban Dance Festival reserviert werden?
Reserviere Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, DJ-Controller, Funkmikrofone, Monitorspeaker und Lichttechnik mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe 7 Tage vor dem Aufbau Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und den technischen Ablauf erneut.

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