Zo organiseer je een ukuleleworkshop

Begin met de locatie, begeleider en groepsindeling; die bepalen hoeveel ukuleles, stoelen en werkmateriaal je nodig hebt. Leg daarna het niveau en programma vast en verstuur uitnodigingen met een uiterste aanmelddatum. Controleer een week vooraf alle instrumenten, stemapparaten, songteksten en geluidsapparatuur. Op de dag zelf werk je van zaalopbouw naar registratie, ontvangst en een korte introductie over houding, stemmen en veiligheidsafspraken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Workshopbegeleider vastleggen
3
Programma en niveau bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bevestigen
8
Ukuleles en accessoires inventariseren
2 personen
9
Reserveringen controleren
10
Werkbladen en songteksten maken
2 personen
11
Werkbladen en songteksten printen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
14
Ukuleles stemmen en labelen
2 personen
15
Catering voorbereiden
2 personen
16
Zaal openen en ventileren
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Workshopmateriaal klaarleggen
2 personen
19
Geluidsapparatuur testen
2 personen
20
Registratietafel inrichten
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Ukuleles uitdelen
2 personen
24
Workshop en veiligheidsafspraken openen
25
Basishouding en stemwijze uitleggen
26
Akkoorden oefenen
2 personen
27
Ritmes en aanslag oefenen
2 personen
28
Koffiepauze serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Liedjes in groepen oefenen
3 personen
31
Buffet en avondeten serveren
3 personen
32
Servies en buffet bijhouden
2 personen
33
Samenspel begeleiden
2 personen
34
Open podium en verzoeknummers begeleiden
2 personen
35
Slotnummer en afsluiting verzorgen
2 personen
36
Ukuleles en materialen innemen
2 personen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Zaal schoonmaken
2 personen
42
Geluidsapparatuur uitschakelen
43
Materialen veilig opbergen
2 personen
44
Ukuleles controleren en terugbrengen
2 personen
45
Overgebleven voorraad opbergen
46
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Tafelsaantal 6
Registratietafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Ukulelesaantal 30
Reserveukulelesaantal 3
Ukuleletassenaantal 33
Clip-on stemapparatenaantal 10
Muziekstandaardsaantal 6
Actieve speaker
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Workshopmateriaal

Muziekmappenaantal 36
Akkoordkaartenaantal 36
Geprinte songtekstenaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Potloodslijpersaantal 4
Reserve snarenaantal 10
Stemfluitjesaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Serveerbestekaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8
Vloermop
Emmersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Papiertafelkledenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal en workshopbegeleider voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer meteen de beschikbare opbouwtijd, het maximale aantal deelnemers en welk geluidsmateriaal al aanwezig is.
Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de workshop. Bevestig daarna de deelnemerslijst, verzamel dieetwensen en controleer per deelnemer een ukulele, met minstens één reserve-exemplaar.
Maak werkbladen, akkoordkaarten en songteksten uiterlijk 3 dagen vooraf klaar. Print enkele extra exemplaren en leg muziekstandaards, mappen, notitieblokken en pennen per werkplek klaar.
Stem de ukuleles op de dag zelf, bij voorkeur 60 tot 90 minuten voor aanvang, en label ze tijdelijk. Test ook de actieve speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.
Plan minstens 45 minuten voor zaalopbouw en ontvangst. Zet registratie, koffie en thee klaar voordat je instrumenten uitdeelt; zo kun je laatkomers opvangen zonder de uitleg te onderbreken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ukuleles heb je nodig voor een workshop?: Reken op één ukulele per deelnemer en houd minimaal één reserveukulele achter de hand. Bij 16 deelnemers leg je dus 17 instrumenten klaar, plus voldoende tassen en clip-on stemapparaten.
Hoe lang van tevoren moet je een ukuleleworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie en workshopbegeleider. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een ukuleleworkshop op te bouwen?: Plan minimaal 45 minuten voor ventileren, tafels en stoelen, registratie, materiaal en catering. Reserveer daarnaast 15 minuten om de geluidsapparatuur te testen en de ukuleles te stemmen.
Wat moet je klaarleggen voor een ukuleleworkshop?: Leg per deelnemer een ukulele, muziekstandaard, werkmap of songteksten, akkoordkaarten, notitieblok en pen klaar. Zorg daarnaast voor clip-on stemapparaten, reserve snaren, een actieve speaker, microfoon, koffie, thee en water.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.