Checklist voor een turnwedstrijd organiseren

Een turnwedstrijd organiseren vraagt meer dan een sporthal en toestellen reserveren. Je moet de wedstrijddatum, het reglement, juryleden, verenigingen, inschrijvingen en wedstrijdindeling op elkaar afstemmen. Daarna volgen de praktische details: jurytafels, scoreapparatuur, startlijsten, EHBO, vrijwilligers, prijzen en catering. Gebruik deze checklist in volgorde, zodat informatie op tijd bij deelnemers en jury ligt en je op de wedstrijddag niet nog hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Wedstrijdreglement bepalen
2 personen
Juryleden benaderen
2 personen
Deelnemende verenigingen uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Inschrijvingen bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdindeling maken
3 personen
Jurytafels toewijzen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Juryinstructies versturen
2 personen
Reservering juryverblijf maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-vrijwilligers bevestigen
Prijzengeld en medailles bestellen
Scoreformulieren afdrukken
2 personen
Startlijsten afdrukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Medailles en prijzen controleren
2 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Scoreapparatuur opladen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Sporthal controleren
2 personen
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
Jurytafels opstellen
3 personen
Turntoestellen opbouwen
6 personen
Valmatten leggen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdvloer markeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Scoretafels inrichten
3 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Medische hoek inrichten
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Jury ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Opwarming begeleiden
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Opening aankondigen
Wedstrijdrondes begeleiden
8 personen
Scores invoeren
3 personen
Starttijden omroepen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Eindstanden controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Toestellen afbreken
6 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Scoreapparatuur verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Sportvloer schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Scorelijsten archiveren
Uitslagen publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 220
Klaptafelsaantal 18
Jurytafelsaantal 8
Inschrijftafelaantal 2
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Turnvloer
Turnbrug
Brug ongelijke leggers
Evenwichtsbalk
Ringen
Rekstok
Springplankenaantal 2
Valmattenaantal 12
Landingsmattenaantal 6
Warming-upmattenaantal 40
Magnesiumbakkenaantal 4
Afzetlintaantal 8
Pionnenaantal 30
Wedstrijdlintenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 8
Printersaantal 2
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Oplaadkabelsaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Schenk kannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Wedstrijdbannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Startnummervellenaantal 100
Podiumblokkenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement vast voordat je verenigingen uitnodigt. Vermeld daarna in de uitnodiging de inschrijfdeadline, categorieën, benodigde deelnemersinformatie en het moment waarop inschrijvingen worden bevestigd.
Maak de wedstrijdindeling pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Plan per onderdeel ruimte voor wissels, juryoverleg en vertraging; stuur programma, deelnemersinformatie en startlijsten uiterlijk enkele dagen vooraf.
Bevestig juryleden en EHBO-vrijwilligers minstens twee weken voor de wedstrijd. Geef juryleden aparte instructies en regel hun verblijf zodra duidelijk is wie van buiten de regio komt.
Test scoreapparatuur, laptops, tablets, printers, scoreborden en stopwatches tijdens een volledige proefronde. Laad alle apparaten op en leg oplaadkabels, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw klaar.
Controleer de sporthal met een materiaalplan: plaats turnvloer, brug, ongelijke leggers, evenwichtsbalk, ringen, rekstok, springplanken en matten vooraf op papier. Tel medailles, prijzen, scoreformulieren, startlijsten en bekers na voordat de boodschappen zijn opgeborgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een turnwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, sporthal, reglement en juryleden. Reserveer de laatste 2 weken voor inschrijvingen controleren, wedstrijdindeling, vrijwilligers, materiaal en deelnemersinformatie.
Wanneer moet ik turnverenigingen uitnodigen?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum. Zet een sluitingsdatum voor inschrijvingen op ongeveer 3 weken vooraf, zodat je daarna de indeling en startlijsten kunt maken.
Hoeveel juryleden en vrijwilligers heb ik nodig voor een turnwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal toestellen en wedstrijdgroepen, maar plan per actief jurypaneel meerdere juryleden en daarnaast aparte vrijwilligers voor inschrijving, zaal, scoreverwerking en EHBO. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en wijs voor elke taak een reserve aan.
Wanneer moet ik startlijsten en scoreformulieren afdrukken?: Druk startlijsten en scoreformulieren af nadat de inschrijvingen en wedstrijdindeling definitief zijn, meestal 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Bewaar daarnaast een digitale versie en neem extra exemplaren mee voor wijzigingen op de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.