Checklist pour organiser une compétition de gymnastique

Une compétition de gymnastique demande une coordination précise entre les clubs, le jury, les bénévoles et l’équipe technique. Commencez par fixer la date, réserver le gymnase et définir le règlement, puis avancez vers les inscriptions et le planning des passages. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, imprimer les documents et confirmer les personnes présentes. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 55 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le gymnase
Définir le règlement de la compétition
2 personnes
Contacter les membres du jury
2 personnes
Inviter les associations participantes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le tableau des matchs
3 personnes
Attribuer les tables du jury
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Envoyer les consignes au jury
2 personnes
Faire la réservation du logement du jury
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les bénévoles de premiers secours
Commander les prix et les médailles
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
Imprimer les listes de départ
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les médailles et les prix
2 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Charger le matériel de pointage
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le gymnase
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Monter les agrès de gymnastique
6 personnes
Installer les tapis de réception des chutes
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Marquer le terrain de compétition
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les tables de score
3 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Aménager le coin médical
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Accueillir le jury
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Encadrer l’échauffement
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer les manches du concours
8 personnes
Saisir les scores
3 personnes
Annoncer les heures de départ
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter les appareils
6 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler le matériel de pointage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Nettoyer le sol sportif
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les feuilles de score
Publier les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 220
Tables pliantesqté 18
Tables du juryqté 8
Table d'inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Plancher de gymnastique
Barre de gymnastique
Pont à longerons inégaux
Poutre d'équilibre
Anneaux
Barre fixe
Plongeoirsqté 2
Tapis de chuteqté 12
Tapis d’atterrissageqté 6
Tapis d’échauffementqté 40
Bacs à magnésieqté 4
Ruban de balisageqté 8
Cônesqté 30
Rubans de compétitionqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 8
Imprimantesqté 2
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Câbles de rechargeqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Pichets de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Bannières de compétitionqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Dossardsqté 100
Blocs de podiumqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Pompes de désinfectionqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase et contactez le jury plusieurs semaines à l’avance : les tables du jury, les agrès et les tapis doivent être installés avant l’arrivée des gymnastes.
Ne laissez pas les inscriptions ouvertes jusqu’au dernier moment. Après la clôture, confirmez les participants, établissez le tableau des passages et envoyez le programme avec les consignes pratiques.
Prévoyez un responsable pour chaque zone : accueil, échauffement, agrès, pointage, sonorisation et premiers secours. Une répartition écrite évite de chercher un bénévole au début de la compétition.
Imprimez les listes de départ, les feuilles de score et les documents du jury au moins la veille. Gardez aussi une version numérique sur deux ordinateurs ou tablettes en cas de problème d’impression.
Faites un contrôle final du matériel 24 heures avant l’ouverture : agrès, tapis, chronomètres, panneaux de score, rallonges, multiprises et câbles de recharge. Vérifiez également les médailles et les prix avant de les emballer.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une compétition de gymnastique ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le gymnase, confirmer le jury et les clubs, traiter les inscriptions, puis commander les médailles et organiser les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de gymnastique ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour le pointage, une par zone importante et une équipe dédiée aux premiers secours. Pour une compétition avec plusieurs agrès, comptez généralement 10 à 15 bénévoles, selon le nombre de participants.
Quand préparer les listes de départ et les feuilles de score ?: Préparez-les dès que les inscriptions sont confirmées et imprimez-les au plus tard la veille. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute ou les erreurs de saisie.
Quel matériel vérifier avant une compétition de gymnastique ?: Contrôlez les agrès, les tapis d’échauffement et de réception, les chronomètres, les panneaux de score et le matériel de pointage. Faites ce contrôle 24 heures avant, puis vérifiez le jour même que les rallonges, multiprises et câbles sont accessibles.

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