Turnwedstrijd organiseren: een praktische checklist

Een turnwedstrijd organiseren vraagt vooral om een strakke planning tussen inschrijving, materiaal, jury en vrijwilligers. Leg eerst de wedstrijdvorm, datum en sporthal vast; daarna volgen reglement, uitnodigingen en inschrijvingen. In de laatste weken controleer je de deelnemerslijst, maak je het wedstrijdschema en verdeel je de jury- en vrijwilligerstaken. Plan ook tijd voor muziek, scoreformulieren, certificaten, EHBO, parkeren en het ophalen van medailles.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en wedstrijdvorm vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Jury-indeling maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Muziek voor oefeningen verzamelen
Prijzen en medailles bestellen
Fotograaf regelen
EHBO-contact vastleggen
Parkeerinformatie versturen
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
Certificaten printen
Voorraad sportmateriaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Medailles en prijzen ophalen
Dranken koelen
2 personen

Event

Registratietafel voorbereiden
2 personen
Sporthal openen
2 personen
Vloer en toestellen inspecteren
2 personen
Turnvloer leggen
6 personen
Toestellen opstellen
6 personen
Valmatten plaatsen
4 personen
Jurytafels en stoelen plaatsen
3 personen
Publiekstribune inrichten
4 personen
Wedstrijdbewegwijzering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Wedstrijdboekjes uitdelen
2 personen
Warming-uimte openen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Deelnemers opstellen
3 personen
Wedstrijdrondes begeleiden
6 personen
Scores invoeren
2 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Oefenbeurten omroepen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Pauzes aankondigen
Eindstanden controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Toestellen afbreken
6 personen
Turnvloer oprollen
6 personen
Matten terugplaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Sporthal schoonmaken
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Sportmateriaal terugbrengen
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Foto's delen met deelnemers
Certificaten nabestellen
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Jurytafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 4
Tribunebankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 20

Sportmateriaal

Turnvloer
Valmattenaantal 12
Springplankenaantal 2
Pegasuspaardenaantal 2
Bruggenaantal 2
Balkenaantal 2
Rekstokkenaantal 2
Ringen
Klimtouwenaantal 2
Handspringmattenaantal 4
Gymnastiekballenaantal 12
Turnlintenaantal 12
Reservegripaantal 6
Magnesiumbakkenaantal 4
Magnesiumblokkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 8
Printer
Beamer
Projectiescherm
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 8
Richtingspijlenaantal 16
Startnummerbordjesaantal 80
Podiumblokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 80
Lintenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de inschrijving uiterlijk 6 tot 8 weken voor de wedstrijd. Vraag meteen dieetwensen, contactgegevens en informatie over de vereniging uit, zodat je later geen losse wijzigingen hoeft te verwerken.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijving is gesloten en controleer de deelnemerslijst minstens 2 keer. Wijs daarna startnummers toe en stem het schema af op de beschikbare toestellen en jurytafels.
Benader juryleden en vrijwilligers minimaal 4 weken vooraf. Verstuur uiterlijk 1 week voor de wedstrijd een briefing met aankomsttijd, taakverdeling, parkeerinformatie en het programma.
Controleer het sportmateriaal 7 dagen vooraf: turnvloer, valmatten, springplanken, toestellen, magnesium en reservegrip. Test ook laptops, tablets, printer, beamer, geluidsboxen, microfoons en muziekspeler vóór de opbouw.
Bestel medailles, prijzen en certificaten niet pas na de inschrijfsluiting. Print de certificaten vooraf, leg scoreformulieren klaar en haal medailles en prijzen uiterlijk de dag vóór de wedstrijd op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een turnwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 10 tot 12 weken vooraf met de datum, wedstrijdvorm en reservering van de sporthal. Regel juryleden, uitnodigingen en inschrijvingen vervolgens uiterlijk 6 tot 8 weken voor de wedstrijddag.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een turnwedstrijd?: Maak het wedstrijdschema nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemerslijst is gecontroleerd, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Houd daarna nog minimaal 7 dagen vrij voor correcties in groepen, startnummers of jury-indeling.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een turnwedstrijd?: Plan minimaal 1 coördinator en daarnaast per belangrijke zone 1 vrijwilliger, bijvoorbeeld voor ontvangst, scoreverwerking, muziek, catering en zaalondersteuning. Voor een wedstrijd met meerdere toestellen kom je vaak uit op 8 tot 12 vrijwilligers; pas dit aan op het aantal deelnemers en rondes.
Wanneer moet het turnmateriaal gecontroleerd worden?: Controleer al 2 weken vooraf welke toestellen en matten beschikbaar zijn en doe 7 dagen vooraf een volledige inventarisatie. Test elektronische apparatuur en muziek uiterlijk de dag vóór de wedstrijd, zodat je op de wedstrijddag alleen nog hoeft op te bouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.