Organiser une compétition de gymnastique sans rien oublier

Une compétition de gymnastique demande une coordination précise entre les inscriptions, le jury, les agrès, la musique et l’accueil du public. Cette checklist de 78 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du gymnase à la remise des médailles. Prévois aussi le temps nécessaire pour vérifier le matériel, imprimer les feuilles de score et briefer les bénévoles. Les derniers contrôles évitent les retards le jour de la compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le format de la compétition
2 personnes
Réserver le gymnase
Établir le règlement du concours
2 personnes
Contacter les membres du jury
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des matchs
2 personnes
Établir la répartition du jury
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Rassembler la musique pour les exercices
Commander les prix et médailles
Prévoir un photographe
Consigner le contact de premiers secours
Envoyer les infos de parking
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Préparer les feuilles de score
2 personnes
Imprimer les certificats
Vérifier le stock de matériel de sport
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les médailles et les prix
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Préparer la table d'inscription
2 personnes
Ouvrir le gymnase
2 personnes
Inspecter le sol et les équipements
2 personnes
Poser le praticable de gymnastique
6 personnes
Installer les appareils
6 personnes
Installer les tapis de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises du jury
3 personnes
Aménager les tribunes du public
4 personnes
Installer la signalisation du match
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer les livrets de compétition
2 personnes
Ouvrir la salle d’échauffement
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Mettre les participants en place
3 personnes
Animer les manches du concours
6 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Annoncer les créneaux d’entraînement
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Annoncer les pauses
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter les appareils
6 personnes
Enrouler le sol de gymnastique
6 personnes
Remettre les tapis en place
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le gymnase
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel sportif
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Partager les photos avec les participants
Commander des certificats supplémentaires
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables du juryqté 8
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 4
Bancs de tribuneqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 20

Matériel de sport

Plancher de gymnastique
Tapis de chuteqté 12
Plongeoirsqté 2
Chevaux ailés Pegasusqté 2
Pontsqté 2
Poutresqté 2
Barres d’étirementqté 2
Anneaux
Cordes d’escaladeqté 2
Tapis de sautqté 4
Ballons de gymnastiqueqté 12
Rubans de gymnastiqueqté 12
Poignée de rechangeqté 6
Bacs à magnésieqté 4
Blocs de magnésiumqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 8
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Affiches du matchqté 8
Flèches directionnellesqté 16
Panneaux de dossardqté 80
Blocs de podiumqté 3
Nappesqté 10
Ballonsqté 80
Rubansqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le gymnase et confirme le format au moins 8 à 12 semaines avant la date. Vérifie que le créneau couvre l’installation, la compétition et le démontage, pas seulement l’horaire d’accueil.
Ferme les inscriptions 10 à 14 jours avant la compétition afin de vérifier les participants, attribuer les numéros de départ et établir le planning des matchs. Demande les besoins alimentaires avant de commander les repas.
Compte les postes du jury et des bénévoles à partir du planning définitif, puis organise un briefing 30 à 45 minutes avant l’ouverture. Prépare aussi un contact de premiers secours clairement accessible.
Teste la musique, les enceintes, les microphones, les ordinateurs et l’imprimante au moins la veille. Prévois une copie des fichiers audio et suffisamment de feuilles de score imprimées pour toute la journée.
Contrôle les agrès et les tapis avant l’arrivée des gymnastes, notamment le plancher, les poutres, les barres, les anneaux et les bacs à magnésie. Récupère les médailles, les prix et les certificats au plus tard 3 à 5 jours avant la remise.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une compétition de gymnastique ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai permet de réserver le gymnase, contacter le jury, ouvrir les inscriptions et commander les médailles sans urgence.
Quand clôturer les inscriptions à une compétition de gymnastique ?: Clôture-les 10 à 14 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de vérifier la liste des participants, attribuer les numéros de départ et établir le planning.
Combien de temps prévoir pour installer une compétition de gymnastique ?: Prévois au minimum 2 à 3 heures pour installer les agrès, les tapis, les tables du jury, la sonorisation et l’espace d’accueil. Ajoute 30 minutes pour les tests techniques et le briefing des bénévoles.
Quand préparer les feuilles de score et les certificats ?: Prépare les feuilles de score et imprime les certificats 2 à 3 jours avant la compétition, une fois les participants et le planning vérifiés. Garde quelques exemplaires vierges pour corriger une modification de dernière minute.

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