Turnwedstrijd organiseren: checklist van voorbereiding tot wedstrijddag

Een turnwedstrijd vraagt om meer dan een zaal en toestellen. Je legt eerst het format en reglement vast, opent daarna de inschrijving en werkt toe naar een gecontroleerd wedstrijdschema. Ondertussen regel je juryleden, vrijwilligers, medailles, ouderinformatie en de volledige materiaalopstelling. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat startlijsten, reserveonderdelen of routebordjes pas op de wedstrijddag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Deelnemende clubs benaderen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Juryleden uitnodigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Jury-indeling maken
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Startlijsten controleren
2 personen
Programma naar clubs sturen
Ouderinformatie versturen
Medailles en bekers bestellen
Juryformulieren printen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Routebordjes voorbereiden
Sportmateriaal controleren
3 personen
Reserveonderdelen klaarleggen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Sportvloer controleren
2 personen
Turnvloer opbouwen
6 personen
Brug en balk opstellen
5 personen
Rekstok en ringen opstellen
5 personen
Sprong en aanloop plaatsen
4 personen
Valmatten controleren
4 personen
Jurytafels plaatsen
3 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Prijzenpresentatie klaarzetten
2 personen
Jurytafels voorzien van formulieren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO-materialen controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Jurybriefing uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Inturnen begeleiden
5 personen
Opening aankondigen
Wedstrijdronde begeleiden
8 personen
Scores verzamelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Wedstrijdonderbreking begeleiden
4 personen
Volgende ronde omroepen
Wedstrijdronde hervatten
8 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finaleronde begeleiden
8 personen
Finalescores controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Sportmateriaal afbouwen
6 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Sportvloer schoonmaken
3 personen
Wedstrijdruimte schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Turnvloer
Evenwichtsbalkaantal 2
Brug ongelijk
Brug gelijk
Rekstok
Ringen
Springplankaantal 2
Pegasuspaardaantal 2
Aanloopmataantal 2
Valmattenaantal 10
Landingsmattenaantal 6
Turnmattenaantal 12
Magnesiumbakkenaantal 4
Magnesiumblokkenaantal 12
Meetlintaantal 2
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 24

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 180
Jurytafelsaantal 8
Kleedkamerbankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdbanierenaantal 6
Startnummerbordjesaantal 120
Richtingsbordjesaantal 12
Podiumblokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 14

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Medaillesaantal 40
Bekers voor winnaarsaantal 8
Juryformulierenaantal 200
Pennenaantal 40
Clipboardmappenaantal 12
Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en reglement vast vóór je clubs benadert. Dan kunnen deelnemers zich inschrijven met dezelfde informatie over onderdelen, leeftijdsgroepen en planning.
Open de inschrijving pas nadat locatie, format en uiterste aanmelddatum duidelijk zijn. Werk de deelnemerslijst daarna wekelijks bij en controleer dieetwensen voordat je boodschappen doet.
Maak het wedstrijdschema en de startgroepen niet op het laatste moment. Stuur het programma na controle naar clubs en ouderinformatie ruim vóór de wedstrijddag.
Plan juryleden en vrijwilligers per taak en tijdsblok. Naast jurytafels en formulieren heb je bijvoorbeeld mensen nodig voor ontvangst, routebegeleiding, materiaalcontrole en het klaarzetten van kleedkamers.
Controleer al het sportmateriaal vooraf op volledigheid en leg reserveonderdelen klaar. Test ook laptop, printer, geluidsinstallatie, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een turnwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met de locatie, het wedstrijdformat en het reglement. Regel juryleden, vrijwilligers en medailles uiterlijk 6 weken voor de wedstrijddag.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een turnwedstrijd openen?: Open de inschrijving zodra locatie, format, reglement en uiterste inschrijfdatum vaststaan, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Sluit de inschrijving ongeveer 3 weken voor de wedstrijd zodat je startgroepen en het schema kunt maken.
Hoeveel juryleden en vrijwilligers heb ik nodig voor een turnwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal toestellen en startgroepen, maar plan per gelijktijdig jurypanel minimaal één juryteam en daarnaast aparte vrijwilligers voor ontvangst, wedstrijdleiding en materiaal. Maak de indeling uiterlijk 4 weken vooraf en bevestig die 1 week voor de wedstrijd.
Wanneer stuur ik het wedstrijdschema naar de clubs?: Stuur een gecontroleerd programma en de startlijsten minimaal 10 dagen voor de wedstrijd naar de deelnemende clubs. Vraag clubs om fouten in namen, onderdelen of startgroepen binnen 3 werkdagen te melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.