Checklist pour organiser une compétition de gymnastique

Une compétition de gymnastique demande une coordination précise entre les clubs, le jury, les bénévoles et l’équipe technique. Commencez par fixer le format, le règlement et le lieu, puis ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour établir des groupes de départ fiables. Le planning, les informations envoyées aux parents et la vérification du matériel conditionnent le bon déroulement de la journée. Cette checklist vous aide à suivre les 78 tâches et à préparer les 59 fournitures du concours sans attendre les dernières semaines.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le format de la compétition
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Contacter les clubs participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Inviter les membres du jury
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition du jury
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Vérifier les listes de départ
2 personnes
Envoyer le programme aux clubs
Envoyer les informations aux parents
Commander des médailles et des coupes
Imprimer les formulaires du jury
Créer les badges des participants
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
Préparer les pièces de rechange
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Vérifier le revêtement de sport
2 personnes
Monter le praticable de gymnastique
6 personnes
Installer la poutre et la poutrelle
5 personnes
Installer la barre fixe et les anneaux
5 personnes
Installer le saut et l’élan
4 personnes
Vérifier les tapis de chute
4 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Équiper les tables du jury de formulaires
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
2 personnes
Faire le briefing du jury
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accompagner l’échauffement
5 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer le tour de compétition
8 personnes
Collecter les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Gérer l’interruption du match
4 personnes
Annoncer le tour suivant
Reprendre la manche de compétition
8 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Annoncer les finalistes
Animer la finale
8 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Faire le check-out des participants
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le matériel sportif
6 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Nettoyer le sol sportif
3 personnes
Nettoyer la salle de compétition
4 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Plancher de gymnastique
Poutre d'équilibreqté 2
Poutre asymétrique
Pont égalisé
Barre fixe
Anneaux
Banc de sautqté 2
Pégaseqté 2
Tapis d’entréeqté 2
Tapis de chuteqté 10
Tapis d’atterrissageqté 6
Tapis de gymqté 12
Bacs à magnésieqté 4
Blocs de magnésiumqté 12
Mètre rubanqté 2
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 24

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 180
Tables du juryqté 8
Bancs de vestiaireqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 6

Décoration

Bannières de compétitionqté 6
Panneaux de dossardqté 120
Panneaux directionnelsqté 12
Blocs de podiumqté 3
Nappesqté 14

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Médaillesqté 40
Trophées pour les gagnantsqté 8
Fiches de juryqté 200
Stylosqté 40
Chemises à pinceqté 12
Courses

Conseils

Bloquez le lieu au moins 3 à 6 mois avant la compétition. Vérifiez dès la réservation la surface disponible, les vestiaires, les tables du jury, les prises électriques et l’espace réservé aux parents.
Fermez les inscriptions 3 à 4 semaines avant le concours. Il vous restera ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, de mettre à jour les participants et de constituer des groupes de départ cohérents.
Envoyez le programme aux clubs et les informations aux parents 7 à 10 jours avant l’événement. Indiquez les horaires de convocation, l’accès, le stationnement, les vestiaires et les documents à présenter.
Prévoyez une personne responsable par zone et recrutez les bénévoles au moins 4 semaines à l’avance. Pour une journée complète, comptez notamment sur des renforts pour l’accueil, les vestiaires, la circulation, la sonorisation et les pauses.
Faites l’inventaire du matériel sportif 10 à 14 jours avant, puis une dernière vérification la veille. Contrôlez les tapis, agrès, bacs à magnésie, rallonges, multiprises, imprimante et pièces de rechange avant l’arrivée des gymnastes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de gymnastique ?: Ouvrez le formulaire 6 à 10 semaines avant la date prévue. Fixez une date de clôture environ 3 à 4 semaines avant afin de vérifier les listes, les catégories et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de gymnastique ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les vestiaires, 1 pour la circulation et 1 pour la sonorisation, puis adaptez selon le nombre de participants. Pour une compétition de 100 gymnastes, une équipe d’environ 12 à 20 bénévoles permet généralement de couvrir les rotations et les pauses.
Quand envoyer le programme aux clubs et aux parents ?: Envoyez le programme aux clubs 7 à 10 jours avant la compétition, puis les consignes aux parents dans le même délai. Réexpédiez une version corrigée au plus tard 48 heures avant si les horaires ou les groupes de départ changent.
Quand commander les médailles et les coupes ?: Passez la commande au moins 4 à 6 semaines avant le concours, une fois les catégories et le format des récompenses définis. Gardez une marge de quelques jours pour contrôler les quantités et régler une erreur de livraison.

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