Trialwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een trialwedstrijd organiseren vraagt om meer dan een parcours en deelnemers. Je moet vooraf het format, de locatie, verzekering, vergunningen en veiligheidsafspraken vastleggen. Daarna volgen inschrijvingen, officials, vrijwilligers, tijdwaarneming en het wedstrijdmateriaal. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen, zodat je op de wedstrijddag niet nog startnummers, scorekaarten, portofoons of reserveonderdelen hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdverzekering controleren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Parcoursindeling tekenen
2 personen
Deelnemersreglement publiceren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Jury en officials bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Tijdwaarneming voorbereiden
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Scorekaarten afdrukken
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Gereedschap en reserveonderdelen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
Parcours inspecteren
3 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Wedstrijdadministratie klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Obstakels veilig vastzetten
4 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Officials instrueren
3 personen

Event

Inschrijftafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Rijdersbriefing geven
2 personen
Wedstrijd starten
3 personen
Punten en tijden registreren
8 personen
Parcours en publiek bewaken
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Finish registreren
3 personen
Einduitslag controleren
3 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Parcours afzetten
4 personen
Obstakels en linten opruimen
5 personen
Scorekaarten archiveren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslag publiceren
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 2

Sportmateriaal

Parcourslintaantal 12
Pionnenaantal 40
Balkenaantal 8
Houten palletsaantal 10
Autobandenaantal 12
Hellingenaantal 4
Startnummersaantal 40
Scorekaartenaantal 100
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 3
Basisgereedschapssetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 10
Spanbandenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Printers
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10
Podiumlint

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Prijzenaantal 6
Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en reglement minimaal 6 weken vooraf vast. Vermeld daarin onder meer categorieën, startvolgorde, tijdslimieten, beoordelingswijze en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Inspecteer het parcours uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Controleer vooral hellingen, balken, pallets, autobanden, linten en spanbanden op stabiliteit en maak start- en finishzones duidelijk zichtbaar.
Bevestig juryleden, officials en vrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf met een concrete taak en meldtijd. Plan daarnaast minstens één persoon voor inschrijvingen, één voor tijdwaarneming en één voor parcoursveiligheid.
Test de volledige wedstrijdadministratie 2 dagen vooraf. Controleer laptops, tablets, printers, powerbanks, verlengkabels, stekkerdozen, portofoons en scorekaarten; neem reservebatterijen of een offline werkwijze mee voor een storing.
Plan transport en inrichting als een apart blok op de dag ervoor. Zet tenten, tafels, stoelen, koelboxen, koffie- en theepunt, bebording en sportmateriaal klaar voordat deelnemers arriveren; houd reservefietsen, pompen en gereedschap bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trialwedstrijd organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie, controleer verzekering en vergunningen en leg het format in de eerste 2 weken vast; deelnemers en officials regel je daarna zo vroeg mogelijk.
Wat moet ik op de wedstrijddag klaarleggen voor trial?: Leg minstens startnummers, scorekaarten, wedstrijdadministratie, routeborden, portofoons, een megafoon en veiligheidsmateriaal klaar. Controleer het parcours 2 keer: eerst vóór de opbouw en nogmaals vlak voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een trialwedstrijd?: Reken voor een kleinschalige wedstrijd op minimaal 6 vrijwilligers naast jury en officials: voor ontvangst, tijdwaarneming, parcourscontrole, veiligheid, materiaal en catering. Bij meerdere zones is één parcoursbegeleider per zone praktischer.
Wanneer maak je het trialparcours definitief?: Maak de eerste parcoursindeling ongeveer 4 weken vooraf en test de route uiterlijk 1 week voor de wedstrijd. Pas daarna de routeborden, veiligheidszones en start- en finishmarkering definitief aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.