Checklist pour organiser une course d’essai
Une course d’essai demande plus qu’un parcours et quelques participants. Il faut cadrer le format, réserver le lieu, vérifier les autorisations et préparer la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Les dossards, fiches de score, outils de réparation et moyens de communication doivent être prêts avant l’arrivée des concurrents. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre, des premières décisions au montage sur site.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Vérifier l’assurance de la compétition
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Dessiner le plan du parcours
2 personnes
Publier le règlement des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le jury et les officiels
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Préparer le chronométrage
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Imprimer les cartes de score
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Rassembler les outils et les pièces de rechange
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Préparer la documentation du concours
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Sécuriser les obstacles
4 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Instruire les officiels
3 personnes
Événement
Tenir la table d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Faire le briefing des pilotes
2 personnes
Lancer la compétition
3 personnes
Enregistrer les points et les temps
8 personnes
Surveiller le parcours et le public
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Balisage du parcours
4 personnes
Ranger les obstacles et les rubans
5 personnes
Archiver les cartes de score
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Informer les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 30
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables hautesqté 2
Matériel de sport
- Ruban de parcoursqté 12
- Cônesqté 40
- Poutresqté 8
- Palettes en boisqté 10
- Pneus de voitureqté 12
- Pentesqté 4
- Numéros de départqté 40
- Fiches de scoreqté 100
- Vélos de réserveqté 2
- Pompes à véloqté 3
- Kits d’outils de baseqté 3
- Chambres à air de rechangeqté 10
- Sangles d'arrimageqté 12
- Gants de travailqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Tablettesqté 6
- Batteries externesqté 6
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphone
- Imprimantes
- Glacièresqté 4
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 6
- Lampes à batterieqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 4
Décoration
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux d'informationqté 4
- Panneaux indicateursqté 10
- Ruban de scène
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
- Louchesqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Prixqté 6
- Courses
Conseils
- Commencez par définir le format, le parcours et les règles avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi une date limite d’inscription afin de connaître l’effectif au moins 7 jours avant l’épreuve.
- Inspectez le parcours une première fois plusieurs jours avant la course, puis le jour même. Vérifiez notamment les zones de départ et d’arrivée, les pentes, les pneus, les palettes et les autres obstacles.
- Préparez un poste de réparation visible avec au moins un vélo de réserve, une pompe, un kit d’outils et des chambres à air de rechange. Sans ce point identifié, une petite panne peut immobiliser un participant pendant 15 minutes.
- Attribuez chaque bénévole à une tâche précise et fournissez des talkies-walkies ou un autre moyen de communication. Un briefing de 20 minutes avant l’ouverture permet de rappeler les consignes et les emplacements.
- Ne gardez pas l’impression des dossards, fiches de score et panneaux pour la veille au soir. Imprimez-les au moins 2 jours avant et testez les ordinateurs, tablettes, imprimantes, batteries et rallonges sur place.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course d’essai ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier l’assurance et les autorisations, publier le règlement, traiter les inscriptions et confirmer le jury.
- Quand faut-il inspecter le parcours d’une course d’essai ?
- Faites une inspection complète au moins 7 jours avant, puis une vérification finale le matin de l’épreuve. Contrôlez le balisage, les obstacles, les zones de départ et d’arrivée ainsi que les accès de sécurité.
- Quel matériel de secours prévoir pour une course de vélo ?
- Prévoyez au minimum un vélo de réserve, une pompe, un kit d’outils de base et des chambres à air de rechange. Ajoutez des sangles d’arrimage et des gants de travail pour sécuriser le transport et les réparations.
- Quand préparer les dossards et les fiches de score ?
- Préparez-les au moins 2 jours avant la course, après la clôture ou la mise à jour des inscriptions. Gardez quelques dossards vierges et des fiches supplémentaires pour les changements de dernière minute.
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