Trailrun organiseren: checklist en planning

Een trailrun organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzetten. Je regelt vergunningen, veiligheid, inschrijvingen, route-aanduiding, tijdregistratie en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. Begin met datum, route en startgebied en werk daarna toe naar deelnemersinformatie en materiaalcontrole. Met deze checklist houd je overzicht over de 71 taken en 62 benodigdheden die voor deze trailrun klaar moeten staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie en startgebied reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Verzekering controleren
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route volledig verkennen
3 personen
Routekaart en GPX-bestand maken
2 personen
Rustpunten op de route bepalen
2 personen
Medische contactlijst opstellen
Weerscenario en alternatief bepalen
2 personen
Startnummers en deelnemerslijst maken
2 personen
Routeborden en pijlen ontwerpen
2 personen
Startnummers en polsbandjes bestellen
Timingmateriaal reserveren
Start- en finishindeling maken
2 personen
Vrijwilligersinstructie schrijven
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Vers voedsel gekoeld opslaan
2 personen
Route vooraf markeren
4 personen
Startgebied vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafels inrichten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Finishboog opzetten
4 personen
Timingapparatuur installeren
2 personen
Rustpunten inrichten
6 personen
EHBO-punten inrichten
3 personen
Route laatste keer controleren
3 personen
Water en voedsel koel zetten
3 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

Startnummeruitgifte openen
4 personen
Late aanmeldingen verwerken
2 personen
Bagage aannemen
2 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Trailrun starten
3 personen
Routepost bemannen
8 personen
Eerste rustpunt bedienen
3 personen
Tweede rustpunt bedienen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
EHBO verlenen
2 personen
Finish registreren
3 personen
Finishers verwelkomen
3 personen
Hersteldrank serveren
3 personen
Medaille uitreiken
2 personen
Bagage teruggeven
2 personen
Uitslagen verzamelen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Route vrijgeven
3 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Rustpunten afbreken
6 personen
Finishgebied afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Startgebied schoonmaken
4 personen
Materiaal sorteren
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Uitslagen online publiceren
Deelnemersbedankje versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerbandenaantal 180
Finishermedaillesaantal 180
Routepijlenaantal 160
Routebordenaantal 35
Afzetlintaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerstiftenaantal 24
Stokken voor pijlenaantal 100
Tijdregistratiechipsaantal 180
Startnummerpennenaantal 40
Finishlintenaantal 200
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 12
Handmegafoonsaantal 3
Stopwatchesaantal 8
Koelboxenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Watertonnenaantal 8
Jerrycansaantal 12
LED-lantaarnsaantal 16
Zaklampenaantal 12
Nietmachinesaantal 6
Gereedschapskoffersaantal 3
Steekwagensaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 220
Schenkkanenaantal 12
Serveerschalenaantal 16

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelelementenaantal 40

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Veiligheidsvestenaantal 20
Brandblussersaantal 3

Decoratie

Startboog
Finishboog
Bannersaantal 8
Routekaartenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route minstens één keer voordat je de GPX en routekaart definitief maakt. Noteer onderweg rustpunten, lastige passages en plekken waar routepijlen of borden nodig zijn.
Regel vergunningen, meldingen en verzekering vroeg in het traject. Controleer uiterlijk enkele weken voor de start of de route en het startgebied daadwerkelijk zijn goedgekeurd.
Maak per rustpunt een aparte materiaal- en vrijwilligersindeling. Zo weet je vooraf wie routepijlen, pionnen, koelboxen en thermoskannen controleert en aanvult.
Stuur deelnemersinformatie niet pas op de wedstrijddag. Deel route, startprocedure, startnummerinformatie, bereikbaarheid en weersscenario uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf.
Test tijdregistratiechips, laptops, tablets, stopwatches en portofoons vóór de opbouw. Leg powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen apart klaar, zodat een lege accu of ontbrekende aansluiting de uitslag niet vertraagt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een trailrun organiseren en de vergunning regelen?: Leg datum, route en startgebied bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Dien vergunningen en meldingen in zodra de route bekend is, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een trailrun?: Maak een aparte bezetting voor start en finish, rustpunten, routecontrole en medische ondersteuning. Reken per rustpunt minimaal 2 vrijwilligers en plan daarnaast een coördinator en reserve voor uitval.
Wanneer moet ik de route van een trailrun uitzetten?: Controleer de route opnieuw in de week voor de trailrun en zet routepijlen en borden zo laat mogelijk, meestal 1 dag vooraf of op de ochtend zelf. Controleer na afloop de volledige route en haal alle markeringen weg.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een trailrun?: Stuur de praktische informatie 3 tot 5 dagen voor de start. Vermeld daarin minimaal starttijd, locatie, route- of GPX-informatie, startnummerprocedure, weersscenario en contactgegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.