Trailrun organiseren: checklist voor een goede voorbereiding

Een trailrun organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzetten. Je moet start- en finishlocatie, vergunningen, terreinbeheer, verzekering en deelnemersinformatie op tijd regelen. Daarna volgen vrijwilligers, routepijlen, drinkposten, EHBO en de praktische inrichting van start en finish. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, zodat je niet op de laatste dag nog startnummers, routekaarten of communicatiemiddelen moet verzamelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en starttijd vastleggen
2 personen
Route en afstanden bepalen
3 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Verzekeringsdekking controleren
Route met terreinbeheer afstemmen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Route definitief controleren
3 personen
Startnummers en deelnemerslijst printen
2 personen
Routekaarten printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Vrijwilligerspakket samenstellen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Communicatiemiddelen opladen
Drinkposten voorbereiden
3 personen
Routepijlen klaarleggen
2 personen
Startboog opbouwen
3 personen
Finishboog opbouwen
3 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Finishregistratie inrichten
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Route uitzetten
5 personen
Gevaarlijke punten markeren
3 personen
Drinkposten bevoorraden
4 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Laatste routevragen beantwoorden
2 personen
Startbriefing geven
2 personen
Startschot geven
2 personen
Deelnemers op route begeleiden
6 personen
Drinkposten bemannen
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste lopers begeleiden
3 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Gevaarmarkeringen verwijderen
3 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen drogen en verpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankje versturen
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Inklapstoelenaantal 30
Tafelkleedaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerhoudersaantal 180
Routepijlenaantal 120
Markeerlintaantal 20
Pionnenaantal 30
Startboog
Finishboog
Prijstrofeeënaantal 9
Medaillelintenaantal 150
Routekaartenaantal 220
Veiligheidshesjesaantal 25
Portofoonsaantal 10
Hoofdlampenaantal 10
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Noodfluitjesaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Eventbannersaantal 4
Krijtbordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelboxen voor fruitaantal 4
Jerrycans voor drinkwateraantal 12
Handwasbakkenaantal 3

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en afstanden eerst vast en stem het parcours daarna af met terreinbeheer. Regel vergunningen en meldingen bij voorkeur minimaal 8 weken voor de trailrun, omdat wijzigingen in de route anders laat kunnen doorwerken.
Plan vrijwilligers per taak en locatie: start, finish, drinkposten en routecontrole. Reken voor elke post op minimaal 2 mensen en stuur de indeling uiterlijk 1 week vooraf mee met de deelnemersinformatie.
Maak uiterlijk 3 dagen voor de run een definitieve routecontrole. Leg routepijlen, markeerlint en pionnen per traject klaar, zodat vrijwilligers op de ochtend zelf niet meer hoeven te zoeken of improviseren.
Controleer het EHBO-materiaal, laad communicatiemiddelen en powerbanks op en test stopwatches, speakers en microfoons vóór de startdag. Neem voor elk essentieel communicatiemiddel een opgeladen reserve mee.
Richt start en finish de dag ervoor of vroeg op de ochtend in met tenten, tafels, afvalbakken en drinkbekers. Sorteer startnummers vooraf op volgorde en zet routekaarten en vrijwilligerspakketten klaar bij de juiste post.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trailrun organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Leg in de eerste maand de datum, afstanden, route en locaties vast; regel vergunningen en terreinbeheer vervolgens minimaal 8 weken voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een trailrun?: Reken op minimaal 2 vrijwilligers per drinkpost en per bemande routepost, plus mensen voor start, finish en coördinatie. Voor een kleine trailrun kom je daardoor vaak uit op 10 tot 15 vrijwilligers, afhankelijk van het aantal posten.
Hoeveel drinkposten heeft een trailrun nodig?: Plan bij een recreatieve trailrun meestal één drinkpost per 5 tot 8 kilometer, naast water bij de finish. Zet de definitieve locaties na de routecontrole vast en bereid de posten uiterlijk de avond ervoor voor.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een trailrun?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de trailrun. Vermeld daarin starttijd, locatie, route- en veiligheidsinformatie, bereikbaarheid, wat deelnemers zelf meenemen en eventuele wijzigingen door het weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.