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Trailrun organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Trailrun braucht mehr Vorbereitung als eine Laufveranstaltung auf befestigten Straßen. Neben Strecke und Distanzen musst du Start und Ziel sichern, Genehmigungen klären und Helfer für Markierung, Verpflegung und Sicherheit einteilen. Die Planung beginnt mit der Route und endet erst, wenn Wetter, Material und Teilnehmerinformationen geprüft sind. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die 68 Aufgaben und 53 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Startzeit festlegen

    2 Personen

  • Route und Entfernungen festlegen

    3 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

    2 Personen

  • Versicherungsschutz prüfen

  • Route mit dem Geländemanagement abstimmen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Strecke endgültig überprüfen

    3 Personen

  • Startnummern und Teilnehmerliste drucken

    2 Personen

  • Routenkarten ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Freiwilligenpaket zusammenstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Kommunikationsmittel aufladen

  • Getränkestationen vorbereiten

    3 Personen

  • Routenpfeile bereitlegen

    2 Personen

  • Startbogen aufbauen

    3 Personen

  • Zielbogen aufbauen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Zielregistrierung einrichten

    2 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Route festlegen

    5 Personen

  • Gefahrenstellen markieren

    3 Personen

  • Getränkestationen nachfüllen

    4 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Letzte Routenfragen beantworten

    2 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Startschuss geben

    2 Personen

  • Teilnehmer entlang der Route begleiten

    6 Personen

  • Getränkestationen besetzen

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Zwischenzeiten erfassen

    3 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    3 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzte Läufer begleiten

    3 Personen

  • Ergebnisse verarbeiten

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Teilnehmer über die Abreise informieren

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Gefahrenmarkierungen entfernen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien trocknen und verpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Unbenutzte Lebensmittel einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappTischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 30
  • TischdeckeAnz. 10
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 250
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • StoppuhrenAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 6

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 180
  • StartnummernhalterAnz. 180
  • WegweiserAnz. 120
  • AbsperrbandAnz. 20
  • KegelAnz. 30
  • Startbogen
  • Zielbogen
  • PreistrophäenAnz. 9
  • MedaillenbänderAnz. 150
  • RoutenpläneAnz. 220
  • SicherheitswestenAnz. 25
  • FunkgeräteAnz. 10
  • StirnlampenAnz. 10
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • RettungsdeckenAnz. 20
  • NotfallpfeifenAnz. 10

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • EventbannerAnz. 4
  • KreidetafelnAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ScherenAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • Kühlboxen für ObstAnz. 4
  • Kanister für TrinkwasserAnz. 12
  • HandwaschbeckenAnz. 3

Reinigung

  • MüllbeutelhalterAnz. 8
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • WischsetsAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenpapierhalterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke und Distanzen zuerst fest und stimme die Route anschließend mit dem Geländemanagement ab. So klärst du früh, ob Start, Ziel und einzelne Streckenabschnitte überhaupt genutzt werden dürfen.
  • Regle Genehmigungen, Meldungen und Versicherungsschutz mehrere Wochen vor dem Lauf. Warte damit nicht bis zur Veröffentlichung des Anmeldeformulars, weil Auflagen die Strecke oder Teilnehmerzahl verändern können.
  • Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für Getränkestationen, Streckenmarkierung und kritische Abzweigungen brauchst du eigene Zuständigkeiten. Verschicke die Einteilung zusammen mit den Teilnehmerinformationen.
  • Bereite Startnummern, Teilnehmerliste, Routenpläne und Wegweiser spätestens am Vortag vor. Sortierte Startnummern und geladene Kommunikationsmittel sparen am Veranstaltungsmorgen deutlich Zeit.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und kontrolliere die Strecke am Veranstaltungstag endgültig. Stelle Getränkestationen, Erste-Hilfe-Material, Sicherheitswesten und Absperrmaterial vor dem ersten Start bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Trailrun anmelden?
Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Route, Distanzen, Start- und Zielort sowie die wichtigsten Genehmigungen geklärt sind. Für die komplette Organisation solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen einplanen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Trailrun?
Die Zahl hängt von Streckenlänge und Teilnehmerzahl ab, aber plane mindestens je eine verantwortliche Person für Start, Ziel, jede Getränkestation und wichtige Abzweigungen ein. Teile die Helfer spätestens 7 Tage vorher verbindlich ein.
Wann soll ich die Trailrun-Strecke markieren?
Lege Wegweiser und Absperrmaterial am Veranstaltungstag oder höchstens 24 Stunden vorher aus, damit sie nicht verschwinden oder verstellt werden. Eine abschließende Streckenkontrolle sollte innerhalb der letzten 2 Stunden vor dem Start erfolgen.
Wie viel Verpflegung brauche ich für einen Trailrun?
Plane pro Getränkestation Wasser und Becher für alle gemeldeten Teilnehmer plus mindestens 10 Prozent Reserve ein. Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und kaufe die Verpflegung spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Lauf ein.

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