Checklist voor een goed georganiseerde Toerklassieker

Een Toerklassieker organiseren vraagt meer dan een mooie fietsroute. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersmaatregelen, vrijwilligers, inschrijvingen, startpakketten en een duidelijke aankomst. Begin met route en datum, werk daarna toe naar locatie, communicatie en materiaal. In de laatste week draait het vooral om controleren, sorteren en briefen: van routepijlen en startnummers tot EHBO, dranken en portofoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Route controleren op knelpunten
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Routekaart en GPX-bestand maken
2 personen
Reserveringen voor locatie maken
Fietsparkeerplek bepalen
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Startnummers en polsbandjes bestellen
Vrijwilligersinstructies schrijven
2 personen
Route bewegwijzering voorbereiden
3 personen
Startlijsten afdrukken
Vrijwilligersbriefing versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Routebordjes sorteren
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
EHBO-materialen controleren

Event

Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Fietsparkeerplaats afzetten
3 personen
Routebordjes plaatsen
6 personen
Rustposten inrichten
6 personen
Verkeersposten innemen
8 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Route-instructies geven
2 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Start begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Rustposten bevoorraden
4 personen
Finishregistratie bijhouden
3 personen
Finishers verwelkomen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Routeposten afbouwen
6 personen
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
Prijzen en herinneringen uitreiken
2 personen
Inschrijving afsluiten
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Routebordjes verwijderen
6 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen reinigen
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Fietshekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoon
Portofoonsaantal 10
Telefoonopladersaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerhoudersaantal 180
Pionnenaantal 30
Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 25
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Reflecterende hesjesaantal 25
Fietspompenaantal 4
Multitools voor fietsenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsstandaardsaantal 6
Medaillelintenaantal 180
Herinneringsmedaillesaantal 180
Routekaartenaantal 180
Polsbandjesaantal 180
Clipboardsaantal 12
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Prijzenaantal 6
Informatiebordenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Koelzakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Eerstehulpkoffersaantal 3
Wegwerphandschoenenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, datum en start- en finishlocatie eerst vast. Controleer de route daarna op knelpunten en bepaal waar pionnen, routepijlen, verkeerskegels of afzetlint nodig zijn.
Regel vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen ruim vóór de inschrijving opent. Neem voor de definitieve route ook de bereikbaarheid, fietsparkeerplek en eventuele omleidingen mee.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf en verstuur de briefing met taken, tijden en contactpersonen. Gebruik portofoons of een megafoon voor communicatie op start, finish en onderweg.
Stel startpakketten niet pas op de ochtend zelf samen. Sorteer startnummers, startnummerhouders, polsbandjes en route-informatie per deelnemer of startgroep, zodat de inschrijving snel blijft lopen.
Plan een aparte materiaalcontrole voor de dag ervoor. Test koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen, zet koelboxen klaar en controleer EHBO-materialen, fietspompen en reflecterende hesjes.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de route van een Toerklassieker vastleggen?: Leg de route en datum bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over voor vergunningen, meldingen, routecontrole, verkeersmaatregelen en het maken van een routekaart en GPX-bestand.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Toerklassieker?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en kruisingen, maar maak uiterlijk 1 week vooraf een indeling per taak en locatie. Plan naast verkeersposten ook mensen voor inschrijving, startpakketten, bevoorrading, finish en materiaalopbouw.
Wanneer verstuur ik de briefing voor vrijwilligers?: Stuur de briefing 5 tot 7 dagen voor de Toerklassieker en geef op de dag zelf nog een korte mondelinge instructie. Vermeld per vrijwilliger de meldtijd, locatie, taak, telefoonnummer en procedure bij pech of een incident.
Wat moet ik de dag voor een Toerklassieker controleren?: Controleer de weersverwachting, routebordjes, startlijsten, startnummers, EHBO-materialen en communicatiemiddelen. Zet dranken koud, sorteer de bewegwijzering en test stroomvoorziening, koffieapparatuur en portofoons uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.