Themafeest organiseren: checklist en planning

Een themafeest staat of valt met keuzes die je vroeg vastlegt: het thema, de dresscode, de locatie en de tijden. Daarna volgen de gastenlijst, uitnodigingen, dieetwensen, muziek, activiteiten en de berekening van eten en drinken. Plan bestellingen en leveringen ruim voor de feestdag, zodat ontbrekende materialen nog kunnen worden aangevuld. Op de dag zelf werk je van koelen en voorbereiden naar tafels, buffet, servies en decoratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en dresscode bepalen
2 personen
Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziek en afspeellijst samenstellen
2 personen
Spellen en activiteiten kiezen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Benodigdheden controleren
2 personen
Ontbrekende materialen bestellen
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappenlijst finaliseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Dips en sauzen klaarzetten
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Lichtversiering ophangen
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Activiteitenhoek inrichten
3 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Route en entree markeren
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Laatste ruimtecontrole uitvoeren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Jassen en tassen aannemen
2 personen
Thema-accessoires uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Themaquiz begeleiden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffetgerechten serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetgerechten apart serveren
2 personen
Dessertbuffet klaarzetten
3 personen
Desserts serveren
2 personen
Muziekprogramma starten
Dansvloer begeleiden
2 personen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies en bestek verzamelen
3 personen
Drankvoorraad opruimen
2 personen
Decoratie afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Muziekapparatuur afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte stofzuigen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Restanten verdelen of weggooien
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 8
Warmhoudschalenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Prullenbakkenaantal 6
Rode loper
Flip-over
Stiftenaantal 12
Quizkaartenaantal 70
Pennensetsaantal 10
Draagbare opladersaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 12
Themapostersaantal 10
Fotowandachtergrond
Fotopropsaantal 30
Tafeldecoratiesaantal 10
Thema-accessoiresaantal 70

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Leg thema, dresscode, locatie, datum en tijden eerst vast. Zonder die basis kun je uitnodigingen en de indeling van het feest niet goed afronden.
Verstuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken. Maak de boodschappenlijst pas definitief nadat je weet hoeveel gasten komen.
Controleer materialen minstens enkele dagen voor het feest. Tel niet alleen tafels, stoelen en servies, maar ook speakers, kabels, koelboxen en spullen voor het buffet.
Plan eten in rond de starttijd: zet dranken gekoeld klaar en bereid hapjes, desserts, groenten, fruit, dips en sauzen zo veel mogelijk vooraf. Zo hoef je tijdens het feest niet alles tegelijk te snijden en klaar te zetten.
Maak op de feestdag een vaste opbouwvolgorde: eerst tafels en stoelen, daarna buffettafels, tafelkleden, servies en bestek, en pas daarna eten, drinken en decoratie. Test muziek en microfoon voordat de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een themafeest organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met thema, locatie, datum en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor het feest het aantal gasten en de dieetwensen kent.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een themafeest?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor het feest. Vraag om een reactie uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je catering, servies, stoelen en activiteiten kunt afstemmen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een themafeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel daarnaast water en alcoholvrije opties mee en koel de dranken minstens enkele uren vooraf.
Wanneer zet ik het buffet klaar op een themafeest?: Zet tafels, stoelen en buffettafels ongeveer 2 tot 3 uur vooraf op. Leg servies en bestek 30 tot 60 minuten voor aanvang klaar en voeg gekoelde dranken en bederfelijke gerechten zo laat mogelijk toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.